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Wie lege ich Dokumente an, aktualisiere sie und hinterlege sie in Aufgaben?

Aktualisiert

Ihr könnt in Aufgaben einen Link zu Dokumenten hinterlegen, welche zum Ausdruck heruntergeladen werden können. Auf diese Weise könnt ihr Dokumente für den Papierdruck zentral verwalten, um Übersichtlichkeit und Konsistenz zu wahren.

Dokument anlegen

Bevor die Dokumente genutzt werden können, müssen sie angelegt werden. 

Benötigte Rechte: Dokumente sehen, bearbeiten, anlegen

Gehe wie folgt vor:

  1. Öffne die Seite Dokumente.
  2. Drücke auf den Button  Anlegen. Das Eingabeformular Dokument wird angezeigt.
  3. Befülle das Eingabeformular.
    HInweise zum Ausfüllen finden sich im Hauptartikel: Dokument
    • Name*
    • Organisationseinheit*
    • Platzhaltername
    • Datei*
    • Beschreibung
  4. Drücke auf Anlegen, um die Eingabe zu speichern. Die Seite Dokument wird angezeigt.

Dokument aktualisieren

In bereits angelegten Dokumenten kann die hinterlegte Datei aktualisiert werden. Vorherige Dateien werden dabei nicht gelöscht, sondern bleiben in der Dateihistorie erhalten und dienen der Dokumentation und Nachverfolgbarkeit.

Benötigte Rechte: Dokumente sehen, bearbeiten, anlegen

Gehe wie folgt vor:

  1. Öffne die Seite Dokumente.
  2. Drücke auf den Namen des Dokument, welches du bearbeiten möchtest. Die Seite Dokument mit den Details des Dokuments wird angezeigt. Die Registerkarte Daten ist geöffnet.
  3. Drücke im Bereich Eigenschaften oder Datei auf das Bearbeitungssymbol . je nachdem was du verändern möchtest.
    Wichtige Hinweise zu Änderungen in diesem Bereich finden sich im Hauptartikel: Dokument
    • Name
    • Platzhaltername
    • Datei
    • Beschreibung
  4. Speichere die Änderungen.

Dokument in Aufgaben hinterlegen

Angelegte Dokumente können in Aufgaben und/oder Aufgabenvorlagen hinterlegt werden, um sie dort anzuzeigen.
Dies geht sowohl in bereits angelegte Aufgaben, als auch in Aufgaben, die gerade angelegt werden. 

Benötigte Rechte

  • Aufgabe anlegen oder Aufgabenpaket anlegen
  • Dokumente sehen, bearbeiten, anlegen

Gehe wie folgt vor:

  1. Lege eine Aufgabe bzw. Aufgabenvorlage an.
  2. Drücke in auf die Stelle im Feld Beschreibung, an welcher die Verlinkung zu dem Dokument erscheinen soll. 
  3. Drücke auf das Platzhaltersymbol [T] und tippe das Wort "Dokument" ein. Es werden alle verfügbaren Dokumente angezeigt.
  4. Wähle den passenden Platzhalter.
  5. Drücke auf OK. Der Platzhalter findet sich nun an der ausgewählten Stelle in der Beschreibung der Aufgabe.
  6. Speichere die Änderungen.

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