Fällt eine Person aus, die in Onboardings eine Zuständigkeit hat, übernimmt ihre Vertretung diese Onboardings. Ihr legt die Vertretung vorab fest und tragt die Abwesenheit ein. d.vinci wechselt die Zuständigkeit dann automatisch und gibt sie am Ende der Abwesenheit wieder zurück.
Mehr zu den Zusammenhängen im System könnt ihr im Hauptartikel lesen: Onboarding
Das Wichtigste in Kürze
- Du legst je Zuständigkeit eine Vertretung fest, zum Beispiel für Betreuer, Führungskraft und Buddy.
- Die Vertretung übernimmt, sobald die eingetragene Abwesenheit beginnt. Am Ende geht die Zuständigkeit automatisch zurück.
- d.vinci erkennt Abwesenheiten nicht selbst. Du trägst sie ein. Bei Krankheit kann das eine andere Person mit der passenden Berechtigung tun.
Konfiguration
Vertretungsfunktion aktivieren
Die Vertretungsfunktion gilt für das ganze Unternehmen. Solange sie ausgeschaltet ist, sehen Benutzer keinen der folgenden Bereiche.
Benötigte Rechte: Grundeinstellungen konfigurieren
Gehe wie folgt vor:
- Öffne die Seite Grundeinstellungen.
- Drücke auf die Registerkarte Optionen. Die Seite Grundeinstellungen mit der geöffneten Registerkarte wird angezeigt.
- Drücke im Bereich Vertretung im Onboarding auf das Stift-Symbol . Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Stelle die Vertretungsfunktion auf An.
- Speichere deine Eingabe.
Vertretung festlegen
Du kannst deine Vertretung jederzeit vorab festlegen. Sie wirkt erst, wenn eine Abwesenheit läuft.
Gehe wie folgt vor:
- Drücke in der Kopfleiste auf deinen Namen, um das Benutzermenü zu öffnen.
- Drücke auf Mein Benutzer.
- Drücke auf die Registerkarte Onboarding Vertretung.
- Drücke im Bereich Wird vertreten von auf das Stift-Symbol . Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Wähle je Zuständigkeit eine Person aus.
- Speichere deine Eingabe.
Hinweis
- Es gibt höchstens eine Vertretung je Zuständigkeit.
- Zur Auswahl stehen dieselben Personen wie beim Anlegen eines Onboardings. Steht niemand zur Auswahl, bleibt das Feld leer.
Achtung
d.vinci prüft nicht, ob deine Vertretung die nötigen Rechte hat. Die Vertretung arbeitet mit ihren eigenen Rechten und Berechtigungen und erhält keine zusätzlichen. Prüfe vorab, ob sie die Onboardings der Zuständigkeit bearbeiten darf.
Abwesenheit eintragen
Gehe wie folgt vor:
- Drücke in der Kopfleiste auf deinen Namen und dann auf Mein Benutzer.
- Drücke auf die Registerkarte Onboarding Vertretung.
- Drücke im Bereich Abwesenheit auf das Stift-Symbol . Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Trage unter Von das Startdatum ein.
- Trage unter Bis optional ein Enddatum ein.
- Speichere deine Eingabe.
Achtung
Ohne Enddatum bleibt die Abwesenheit aktiv, bis du sie beendest. Sie endet nicht von selbst.
Abwesenheit beenden
Du kannst eine Abwesenheit auf zwei Wegen beenden. Wir empfehlen das Löschen. In beiden Fällen verschickt d.vinci die E-Mails zum Ende der Vertretung.
Abwesenheit löschen (empfohlen)
- Drücke in der Kopfleiste auf deinen Namen und dann auf Mein Benutzer.
- Drücke auf die Registerkarte Onboarding Vertretung.
- Drücke im Bereich Abwesenheit auf das Mülleimer-Symbol neben der Abwesenheit.
Die Zuständigkeit geht sofort zurück. Der Eintrag verschwindet.
Enddatum setzen
- Drücke in der Kopfleiste auf deinen Namen und dann auf Mein Benutzer.
- Drücke auf die Registerkarte Onboarding Vertretung.
- Drücke im Bereich Abwesenheit auf das Stift-Symbol .
- Trage unter Bis ein Enddatum ein und speichere deine Eingabe.
Die Zuständigkeit geht am Enddatum um 00:00 Uhr zurück, bei heutigem oder früherem Datum sofort. Der Eintrag bleibt bestehen.
Abwesenheit für eine andere Person eintragen
Bei Krankheit kann eine andere Person die Abwesenheit eintragen. Die Organisationsebene ihrer Rolle bestimmt, für wen sie eintragen darf. Die Berechtigung vergebt ihr in der Berechtigungsverwaltung, siehe Berechtigungen anlegen.
Benötigte Rechte: Abwesenheitsvertretungen (für Zuständigkeiten) | bearbeiten für andere Personen
Gehe wie folgt vor:
- Öffne die Seite Benutzer.
- Drücke auf den Namen der abwesenden Person. Die Seite Benutzer mit den Details wird angezeigt.
- Drücke auf die Registerkarte Onboarding Vertretung.
- Trage die Abwesenheit ein, wie unter Abwesenheit eintragen beschrieben.
Verhalten im System
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Zeitpunkt
- Start: Die Vertretung übernimmt am Starttag um 00:00 Uhr in der Zeitzone der abwesenden Person.
- Ende: Die Zuständigkeit geht am Enddatum um 00:00 Uhr zurück. Das Enddatum ist damit schon wieder ein Arbeitstag der zurückgekehrten Person.
- Sofort: Trägst du als Enddatum heute oder ein vergangenes Datum ein, geht die Zuständigkeit sofort zurück. Das gilt auch, wenn du die Abwesenheit löschst.
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Onboarding-Übersicht
Auf der Karte steht die Vertretung statt der zuständigen Person, mit einem grünen Icon. Der Tooltip nennt, wen sie vertritt und bis wann. -
Fehlende Vertretung
Ist eine zuständige Person abwesend und niemand hinterlegt, steht auf der Karte in Rot keine Vertretung. Die Zuständigkeit bleibt dann bei der abwesenden Person. -
Gruppierung nach Zuständigkeit
Die Gruppierung erfolgt weiterhin nach der zuständigen Person. Ein Icon hinter dem Namen zeigt die Abwesenheit. -
Aufgaben, Postfach und Onboarding-Details
Diese Bereiche zeigen die Vertretung auf dieselbe Weise. -
Filter
Der Filter Von mir vertreten zeigt nur Onboardings, die du gerade vertrittst. Die Filter Meine Zuständigkeiten enthalten auch die Onboardings, die du vertrittst. Das gilt auch im Cockpit. -
Hinweis für die abwesende Person
Solange deine Abwesenheit aktiv ist, erinnert dich ein Hinweis oben auf der Onboarding-Übersicht daran, sie bei Rückkehr zu beenden. Du kannst ihn nicht wegklicken. -
E-Mails
- Beim Start erhält die Vertretung eine E-Mail mit allen Onboardings, die sie übernimmt. Die Tabelle nennt Onboardee, Zuständigkeit und die Fälligkeit der nächsten Aufgabe. Die E-Mail kommt auch, wenn gerade keine Onboardings betroffen sind.
- Am Ende erhält die zurückgekehrte Person genau eine E-Mail mit allen Onboardings, die wieder in ihre Zuständigkeit fallen. Das gilt auch, wenn mehrere Personen vertreten haben. Jede Vertretung erhält eine E-Mail zum Ende.
- Systemmails zu einer Zuständigkeit gehen während der Vertretung an beide Personen: Aufgabe erledigt, Kommentar, Datei-Upload im Mitarbeiterportal, neue Nachricht, Abschluss des Onboardings und dringende Aufgaben.
- Ist keine Vertretung hinterlegt, verschickt d.vinci keine Start- und Endmails.
Einschränkungen
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Keine automatische Abwesenheit
d.vinci liest keine Kalender aus. Du trägst jede Abwesenheit ein. Auch ein Anmeldezeitraum ersetzt den Eintrag nicht. -
Keine Vertretungskette
Ist die Vertretung selbst abwesend, übernimmt niemand weiter. d.vinci prüft nicht, ob die Vertretung verfügbar ist. -
Nur im Onboarding
Im Bewerbermanagement gibt es noch keine Vertretung. -
Export und Schnittstelle
Der XLSX-Export und die REST-API nennen die tatsächlich zuständige Person, nicht die Vertretung. -
Mitarbeiterportal
Im Mitarbeiterportal bleibt der Ansprechpartner die ursprüngliche Person. Nachrichten von Onboardees erreichen auch die Vertretung, die direkt antworten kann. -
Löschen und Übertragen
Eine Person, die zuständig ist oder gerade vertritt, lässt sich nicht löschen. Dasselbe gilt für das Übertragen einer Zuständigkeit. -
Änderung während der Abwesenheit
Änderst du die Vertretung, während die Abwesenheit läuft, verschickt d.vinci dazu keine eigenen E-Mails.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn keine Vertretung hinterlegt ist?
Die Zuständigkeit bleibt bei der abwesenden Person. Die Karte zeigt in Rot keine Vertretung, damit die Lücke auffällt.
Beendet sich eine Abwesenheit ohne Enddatum von selbst?
Nein. Beende sie, sobald du zurück bist, am einfachsten durch Löschen. Der Hinweis auf der Onboarding-Übersicht erinnert dich daran.
Ich bin früher zurück als eingetragen. Was tue ich?
Lösche die Abwesenheit oder setze das Enddatum auf heute. Die Zuständigkeit geht sofort zurück.
Wer kann die Abwesenheit einer erkrankten Person eintragen?
Alle Benutzer, deren Rolle die Berechtigung Abwesenheitsvertretungen (für Zuständigkeiten) | bearbeiten für andere Personen enthält, innerhalb der Organisationsebene dieser Rolle.
Erhält die Vertretung zusätzliche Rechte?
Nein. Sie arbeitet mit ihren eigenen Rechten. Fehlen ihr Rechte, bekommt sie keinen zusätzlichen Zugriff.