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Was sind Korrespondenzvorlagen?

Aktualisiert

Korrespondenzvorlagen sind vorgefertigte Texte für den wiederholten Nachrichtenversand. Diese Vorlagen können beliebig oft beim Versand von Nachrichten genutzt werden. Dadurch werden Nachrichtentexte konsistent gehalten und Flüchtigkeitsfehler reduziert. Test

Bei Aktionen mit Nachrichtenversand können Sie eine Vorlage auswählen, deren Text in den HTML-Editor kopiert wird. Vor dem Absenden können Sie den Text bei Bedarf verändern.

Konfiguration

Öffnet die Seite Korrespondenzvorlagen, um über + Korrespondenzvorlage eine neue anzulegen oder drückt auf einen bestehenden Eintrag, um eine vorhandene Korrespondenzvorlage zu ändern. Über den Button Kopieren in den Details einer Vorlage könnt ihr angelegte Vorlagen einfach kopieren, um kleinere Änderungen der Inhalte durchzuführen und Zeit sparen. System-Korrespondenzvorlagen können nicht kopiert werden.

Lest hier mehr für eine Anleitung: Loslegen mit: Korrespondenzvorlagen

Verhalten im System

  • Verfügbarkeit
    Korrespondenzvorlagen sind an folgenden Stellen verfügbar:
  • System-Korrespondenzvorlagen
    In einigen Fällen werden automatisch aus dem System E-Mails versandt. Beispielsweise die Eingangsbestätigung bei Bewerbung oder die E-Mail mit Zugangsdaten für die Onboardees im Onboarding. Für diese Fälle gibt es entsprechende System-Korrespondenzvorlagen, die nicht gelöscht, jedoch verändert werden können. Ihr erkennt sie an dem Zahnrad-Symbol vor dem Titel in der Übersicht der Korrespondenzvorlagen.

  • Hinweise zur Konfiguration

    • Organisationseinheit
      Über die Auswahl der Organisationseinheit steuert ihr, welche Korrespondenzvorlagen bei welchen Bewerbungen ausgewählt werden können. Es sollte möglichst die oberste ausgewählt werden, damit die Vorlage bei allen darunterliegenden Ausschreibungen auswählbar ist.
      Beispiel:
      Eine Korrespondenzvorlage ist auf der höchsten Organisationseinheit angelegt. Sie kann nun bei allen Bewerbungen ausgewählt werden. Auch wenn diese auf Organisationseinheiten darunter liegen.
      Eine Korrespondenzvorlage ist auf der niedrigsten Organisationseinheit angelegt. Sie kann nun nur noch auf dieser Ebene ausgewählt werden. Gehört die Bewerbung zu einer Ausschreibung auf einer höheren Ebene, steht die Vorlage nicht zur Verfügung.
    • Sprache
      Bei der Anlage der Korrespondenz müsst ihr die Sprache festlegen. Sollte die Sprache in der Bewerbung eine entsprechende sein, wird diese Korrespondenzvorlage zur Auswahl angezeigt. Ihr könnt jedoch auch die Korrespondenzvorlagen der anderen Sprachen auswählen.
      Es gibt die Standard-Korrespondenzvorlagen bei Auslieferung auf Deutsch und Englisch. Sie finden sich nach Namen geordnet auf der Seite mit allen Korrespondenzvorlagen. Solltet ihr weitere Sprachen bei uns bestellt und bereits aktiviert haben, finden sich auch die Übersetzungen der System-Korrespondenzvorlagen in der Liste.
    • Name
      Der Name sollte so gewählt werden, dass klar wird, zu welchem Zweck die Korrespondenzvorlage ausgewählt werden soll. Solltet ihr mit mehreren Unternehmen in einem System arbeiten, kann helfen das Unternehmen ebenfalls in die Korrespondenzvorlage zu schreiben. Auch andere Unterscheidungskriterien können dort aufgeführt werden, wie zum Beispiel der Ort, wenn dies nicht durch die Organisationseinheit eingegrenzt wird.
    • Verfügbar bei
      Hier könnt ihr auswählen bei welcher Funktion die Korrespondenzvorlage zur Verfügung stehen soll.
    • Zielstatus
      Den Bewerbungsstatus, den ihr hier auswählt, ist der, bei dem die Korrespondenzvorlage bei einem Statuswechsel auswählbar ist.
    • Formatvorlage
      Formatvorlagen bilden den äußeren Rahmen und sollten statische/sich nicht ändernde Elemente wie die Anrede oder die Signatur enthalten. Die Formatvorlage gibt einen Rahmen für die Nachricht vor und wird meist als eine Art Signatur gepflegt.
    • Fragebogen
      Hier könnt ihr Fragebögen mitsenden, die nachträglich von den Bewerbenden ausgefüllt werden sollen.
      Siehe auch: Fragebogen versenden
      Fragebögen können über den Platzhalter Fragebogen - URL ({QUESTIONNAIRE:URL}) als Link in den Text eingefügt werden. Der Link kann "schöner" gestaltet werden. Siehe: Links als Text darstellen
    • Betreff
      Der Betreff wird an angeschriebenen Personen sichtbar als Betreff der E-Mail. Hier sind auch Platzhalter verwendbar.
    • Inhalt
      Der Inhalt ist der variable Teil der Nachricht, den ihr mit dem Inhalt füllen könnt, welchen die Empfänger lesen sollen. Hier sind auch Platzhalter verwendbar.
    • Zusätzliche Informationen für externe Systeme
      Solltet ihr zum Beispiel über die Rest-API einen Statuswechsel vornehmen wollen, muss auf die Korrespondenzvorlage verwiesen werden können. Dazu braucht es einen Namen. Diesen könnt ihr über den internen Namen festlegen. Wählt ihr hier nicht manuell etwas aus, legt das System einen an. 
  • Umbenennung
    Korrespondenzvorlagen können jederzeit umbenannt werden. Die Änderung ist sofort nach Speicherung für alle Benutzer sichtbar.
  • Änderungen im Inhalt
    Der Inhalt kann jederzeit geändert werden. Die Änderung ist sofort nach Speicherung für alle Benutzer sichtbar. Zuvor verschickte Korrespondenzvorlagen sind in der Historie der Bewerbung jederzeit mit den Inhalten zum Zeitpunkt des Versands einsehbar.
  • Löschung
    Korrespondenzvorlagen können jederzeit gelöscht werden. Ausgenommen sind System-Korrespondenzvorlagen, die ein Zahnradsymbol vor dem Titel haben.

So nutzen dies unsere Kunden

Bewerbermanagementsystem
Ihr nutzt immer mindestens die Korrespondenzvorlage für die Eingangsbestätigung. Es lassen sich dabei auch individuelle Eingangsbestätigungen pro Ausschreibung nutzen.
Solltet ihr mit den Bewerbenden über d.vinci kommunizieren, sie zu Terminen einladen oder ihnen sonstige Nachrichten über das System zukommen lassen, bietet es sich an für die verschiedenen Fälle eigene Korrespondenzvorlagen anzulegen.
Viele Kunden haben pro Ansprache eine eigene Korrespondenzvorlage. Es empfiehlt sich in dem Fall den Titel im Format (DU) Einladung zum Erstgespräch und (SIE) Einladung zum Erstgespräch zu schreiben, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Onboarding
Es gibt einige Systemkorrespondenzvorlagen, die bei bestimmten Ereignissen ausgelöst werden. Diese passt ihr euch oft an, damit sie eurer Firmensprechweise entsprechen. Zudem werden über Nachricht senden und durch Aufgaben Korrespondenzen ausgelöst.

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