Zum Hauptinhalt gehen

Was sind Formatvorlagen?

Aktualisiert

Formatvorlagen sind E-Mail- oder Briefvorlagen für den wiederholten Nachrichtenversand. Sie beinhalten Rahmeninformationen zum Nachrichtentext, die in jeder Nachricht vorkommen sollen. Beispielsweise sind hier Anrede, Abschiedsformel und Signatur enthalten.

Der eigentliche Nachrichtentext ist nicht in der Formatvorlage enthalten, sondern in der Korrespondenzvorlage. Beim Anlegen einer Korrespondenzvorlage wird eine Formatvorlage zugewiesen. Formatvorlagen können mit dynamischen Platzhaltern versehen werden.

Konfiguration

Über die Seite Formatvorlagen im Menü, können neue Formatvorlagen mit +Formatvorlage erstellt werden und bestehende überarbeitet werden.

Verhalten im System

  • Anzeige der Formatvorlage beim Versand von Nachrichten
    Beim Versenden von Nachrichten haben Benutzer die Möglichkeit, den Nachrichtentext der Korrespondenzvorlage zu bearbeiten. Die zugrunde liegende Formatvorlage hingegen wird beim Nachrichtenversand in einem ausgegrauten Bereich angezeigt und nur im Menü bearbeitet werden. So wird verhindert, dass in der Formatvorlage enthaltene rechtliche Informationen (sowie alle anderen) von Benutzern unberechtigt verändert werden.
  • Die Konfigurationen der Formatvorlage ( wie Schriftart und Schriftgröße), werden in die Korrespondenzvorlage, mit der sie verbunden ist, übernommen. 
  • Hinweise zur Konfiguration
    • Name
      Der Name ist nur für euch intern sichtbar und sollte so gestaltet sein, dass ihr erkennen könnt, welchen Inhalt die Formatvorlage hat. 
    • Organisationseinheit
      Die Formatvorlage kann nur bei Korrespondenzvorlagen ausgewählt werden 
    • Typ
      • E-Mail
        Dies eignet sich für alle E-Mails, die ihr aus dem System heraus verschickt oder die automatisch vom System verschickt werden und mit System-Korrespondenzvorlagen verbunden sind.
        • Vorlage
          Der Platzhalter {CORRESPONDENCE_TEMPLATE:CONTENT} ist bereits in diesem Feld enthalten und sollte erhalten bleiben. Dieser Platzhalter wird beim Nachrichtenversand mit dem Inhalt der Korrespondenzvorlage befüllt. Wenn ihr den Platzhalter entfernen, kann die Vorlage nicht gespeichert werden und eine Fehlermeldung wird ausgegeben. Markiert und kopiert in dem Fall den Platzhalter in der Fehlermeldung und fügen ihn wieder in die Vorlage ein, um die Vorlage speichern zu können.
          Ansonsten kann der Inhalt frei bestimmt werden. Meist ist hier folgendes enthalten: Platzhalter für die Anrede, immer der Platzhalter für die Korrespondenzvorlage, meist die Verabschiedungsformel, Platzhalter für die Ansprechperson und die Signatur eures Unternehmens.
          Es ist möglich über den HTML-Editor Bilder, Trennlinien und theoretisch auch HTML-Code einzufügen, um die Formatvorlage so zu gestalten, wie dies auch E-Mails in eurem Unternehmen sind.
        • Schriftart
          Wir stellen einige Schriftarten für euch zur Verfügung. Diese sind: Arial, Calibri, Calibri Light, Comic Sans MS, Corier New, Georgia, Lucida Sans Unicode, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet MS, Verdana
          Weitere Schriftarten können wir nicht einfügen.
        • Schriftgröße
          Die Schriftgrößen 8-14 sind für die gesamte Formatvorlage möglich.
          Solltet ihr Textzeilen besonders groß oder klein schreiben wollen, ist dies durch den Button Format im HTML-Editor oder durch HTML-Code möglich. 
        • Benutzerdefiniertes Stylesheet
          Durch diese lässt sich das Aussehen eurer Formatvorlagen noch weiter anpassen. Wir empfehlen jedoch nur einfache Stylesheets zu verwenden (CSS Version 2), um eine möglichst große Kompatibilität zu verschiedenen E-Mail-Programmen zu gewährleisten.
      • System-E-Mail
        Formatvorlagen des Typs System-E-Mail sind identisch mit dem Typ E-Mail, außer, dass sie Systemelemente sind.
      • Standardbrief DIN-5008:Typ B
        Dies ist eine Art Briefkopf/Briefbogen für postalische Briefe. Dies ist entsprechend der DIN-Norm gestaltet.
        • Absenderzeile
        • Ansprechpartner
        • Telefon
        • E-Mail
        • Fußzeile links
        • Fußzeile mitte-links
        • Fußzeile mitte-rechts
        • Fußzeile rechts
      • Dokument
        Es stehen euch 2 Vorlagen des Typs Dokument zur Verfügung.
        Vorlagen des Typs Dokument sind Textdokumente, die in Textverarbeitungsprogrammen von Drittanbietern erstellt werden, z. B. in Microsoft Word oder OpenOffice Writer. Die Textdokumente werden anschließend in die Formatvorlage hochgeladen. Unterstütz werden die Formate DOCX und ODT sowie einige andere.
        Standardmäßig werden vom System zwei Formatvorlagen des Typs Dokument bereitgestellt. Weitere Formatvorlagen dieses Typs können per E-Mail über den d.vinci Customer-Service beauftragt werden
  • Umbenennung
    Formatvorlagen können jederzeit umbenannt werden. Der neue Name wird ab sofort überall dort sichtbar, wo die Formatvorlage verwendet wird.
  • Löschung
    Formatvorlagen können nur gelöscht werden, nachdem alle Abhängigkeiten entfernt wurden. Das bedeutet, sie dürfen in keinen Korrespondenzvorlagen mehr verwendet werden. Drückt ihr auf den Löschen-Button  werden euch die verknüpfen Korrespondenzvorlagen angezeigt. Ihr könnt darauf klicken und die Formatvorlage durch eine andere ersetzen.

So nutzen dies unsere Kunden

Die meisten Kunden nutzen die Formatvorlage für die Ansprache der Bewerber über dem Inhalt und die Signatur unter dem eigentlichen Text der E-Mail oder des Briefs. Die Formatvorlage rahmt den Text damit ein.
So wird sichergestellt, dass alle Korrespondenzen dem gleichen Format entsprechen und eine korrekte Adressierung immer gewährleistet.

Weitere Artikel zu diesem Thema

Verknüpfung mit

Verwandte Beiträge