Automatisierte Statuswechsel wechseln nach einem von euch bestimmten Ereignis im System, automatisch den Bewerbungsstatus des Bewerbers von dem einen auf einen anderen. Dies kann je nach Konfiguration auch nach einem definierten Zeitraum erfolgen.
Benötigte Rechte: Workflows bearbeiten
Gehe wie folgt vor:
- Öffne die Seite Automatisierte Statuswechsel.
- Drücke auf den Button Automatisierten Statuswechsel. Das gleichnamige Eingabeformular wird angezeigt.
- Befülle das Eingabeformular.
- Name*
- Ausgangsstatus*: Ist der Status von welchem automatisch zu einem anderen Status gewechselt werden soll.
- Zielstatus*: Ist der Status, der das Ergebnis sein soll.
- Auslöser: Gib das Systemereignis an, welches den Wechsel auslösen soll.
- Drücke auf den Button Anlegen, um die Eingabe zu speichern.
Beispiel:
Ein Fachbereich soll nach 7 Tagen daran erinnert werden eine Bewerbung zu bearbeiten.
Der automatisierte Statuswechsel "Erinnerung Fachbereich" wird wie folgt eingestellt:
Name: Feedback Fachbereich
Ausgangsstatus: Feedback Fachbereich
Zielstatus: Feedback Fachbereich
Auslöser: Letzter Statuswechsel
Zeitverzögerung (Kalendertage): 7
Hinweis
- Im oben genannten Beispiel ist es sogar besonders geschickt, sich für den Wechsel auf den Status "Zeitüberschreitung Fachbereich" zusätzlich zum automatisierten Statuswechsel eine Aufgabendefinition einzurichten. Diese kann euch in der täglichen Benachrichtigung per E-Mail daran erinnern und es erscheint eine Aufgabe.
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Es ist eine Aufgabe angelegt, die ausgelöst wird, wenn auf den Status "Feedback Fachbereich" gewechselt wird.
Ergebnis:
7 Tage nachdem der Bewerber dem Fachbereich zur Verfügung gestellt wurde, nachdem er in den Status "Feedback Fachbereich" versetzt wurde, wird der Status erneut auf "Feedback Fachbereich" gesetzt. Dies löst nochmal eine Aufgabe aus.
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- Wurde der Automatisierte Statuswechsel angelegt, könnt ihr über das Icon beim Bereich Automatisierter E-Mail-Versand eine Korrespondenzvorlage einfügen, welche automatisch als E-Mail an den Bewerber versandt wird.
Wichtig hierbei: Solltet ihr eine Ansprechperson erwähnen wollen, müssen Platzhalter aus dem Bereich Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung (z. B. Anrede und Nachname) eingefügt werden.
Die Korrespondenz wird vom System versendet und entsprechend haben Platzhalter mit dem Angemeldeten Benutzer keine Funktion und würden bei Versand der E-Mail leer bleiben. - Achtet darauf, dass ein Statusübergang vom Folgestatus in einen weiteren Status in Ihrem Workflow angelegt ist. Ansonsten kann es passieren, dass ihr den Bewerber in einen Status versetzt, in dem die Bearbeiter ihn nicht in einen anderen Status versetzen können.