Aufgaben werden an einen Status geknüpft. Wenn dieser Status gewählt wird, löst dies eine Aufgabe aus. Diese Aufgabe wird nur bei den Benutzern ausgelöst, welche die Berechtigung haben, die Aufgabe zu bearbeiten.
Sobald ein Nutzer diese Berechtigung durch eine seiner Rollen hat, erhält er Aufgaben im Aufgabenbereich.
Benötigte Rechte: Workflows anlegen und Bewerbung sehen bzw. Bewerbungen gemäß Benutzergruppe sehen
Gehe wie folgt vor:
- Öffne die Seite Aufgabendefinitionen. Die gleichnamige Seite wird anzeigt.
- Drücke auf den Button Aufgabendefinition. Das gleichnamige Eingabeformular wird angezeigt.
- Befülle das Eingabeformular.
- Aufgabenbeschreibung*: Wähle einen möglichst eindeutigen Namen.
- Ausgelöst bei Status*
-
Ausgelöst (Arbeitstage nach Statuswechsel)*: 0 = sofort, wenn der Status gewechselt wird
Der Hinweis in der täglichen Benachrichtigung erfolgt dennoch erst am nächsten Morgen. - Frühestens (Arbeitstage nach Erfassungsdatum)
- Berechtigung zum Bearbeiten*: Es kann aus allen im System angelegten Berechtigungen gewählt werden.
- Tägliche Benachrichtigungen per E-Mail:
- Drücke auf Anlegen, um die Eingaben zu speichern. Die Seite Aufgabendefinition mit den eingegebenen Details wird angezeigt
Du kannst die Angaben über das Bearbeitungs-Symbol bearbeiten oder die Vorlage über das Mülleimer-Symbol entfernen.
Beispiel
Der Benutzer Herr Beispiel hat die Rolle Personalabteilung.
Er hat in seinem Benutzer die Einstellung Tägliche Benachrichtigung per E-Mail aktiviert.
Die Aufgabe Weiterleitung an Fachbereich ist folgendermaßen eingestellt:
Aufgabenbeschreibung: Weiterleitung an Fachbereich
Ausgelöst bei Status: Neu für Fachbereich
Ausgelöst (Arbeitstage nach Statuswechsel): 0
Berechtigung zum Bearbeiten: Aufgaben der Rolle "Personalabteilung"
Tägliche Benachrichtigung per E-Mail: Ja
Es wird ein Bewerber vom Status "Neu" auf "Neu für Fachbereich" gesetzt, bei einer Ausschreibung, bei welcher Herr Beispiel Bewerber sehen kann. (Durch das Recht Bewerbungen sehen bzw. Bewerbungen gemäß Benutzergruppe sehen)
Ergebnis:
Sofort nach dem Statuswechsel auf Neu für Fachbereich erscheint eine Aufgabe im Aufgabenbereich. Dies ist zu sehen durch die Zahl neben Aufgaben in der oberen Leiste.
Sollte die Aufgabe nicht am gleichen Tag bearbeitet werden (das bedeutet, der Status der Bewerbung auf einen anderen Status geändert) erscheint die Aufgabe am nächsten Tag gegen 8 Uhr in seiner Täglichen Benachrichtigung.