Um den Datenschutz und die Informationssicherheit in der Zusammenarbeit mit eurem Unternehmen sicherzustellen, benötigen wir mindestens eine Ansprechperson, die uns gegenüber weisungsberechtigt ist und beispielsweise Veränderungen an euren d.vinci Software-Produkten anweisen darf. Diese Personen könnt ihr direkt in d.vinci benennen.
Konfiguration
Ruft ihr die Seite Grundeinstellungen auf, drückt auf die Registerkarte Vertrag und auf das Bearbeitungs-Symbol, könnt ihr im Feld Weisungsberechtigter Benutzer die Personen hinterlegen oder bearbeiten, die uns weisungsberechtigt sein sollen.
Siehe: Weisungsberechtigter Benutzer hinzufügen oder entfernen
Verhalten im System
-
Geschichte
In der Vergangenheit habt ihr uns ein Formular ausgefüllt, um Weisungsberechtigte zu melden. Seit dem Release 2024.20 könnt ihr diese direkt über das System verwalten. Seit 1. Januar 2025 gelten nur noch die im d.vinci-System hinterlegten Weisungsberechtigten. -
Nutzen
Durch die Benennung von Weisungsberechtigten ist sichergestellt, dass ihr uns jederzeit mit Änderungen an eurem System beauftragen oder zusätzliche Dienstleistungen in Anspruch nehmen könnt.
Weisungsberechtigte erhalten darüber hinaus auch Informationen zu vertragsrelevanten Veränderungen, wie z. B. eine Änderung unseres Datenschutzbeauftragten. -
Benötigte Berechtigung
Es wird keine zusätzliche Berechtigung benötigt. Alle Benutzer, welche in ihrer Rolle die Berechtigung haben, Grundeinstellungen zu bearbeiten, können Weisungsberechtigte hinterlegen. -
Mindestanzahl Weisungsberechtigte
Es wird mindestens eine Person benötigt, die als Weisungsberechtigter Benutzer markiert ist.
Aus unseren Erfahrungen heraus empfehlen wir, zwei bis drei Weisungsberechtigte zu benennen, damit auch in Urlaubszeiten oder bei längeren Abwesenheiten, jederzeit wichtige Änderungen am System von euch in Auftrag gegeben werden können. -
Benutzer, die zur Auswahl stehen
Es können alle im System angelegten Benutzer ausgewählt werden, die keine API-Benutzer oder System-Benutzer (gekennzeichnet durch das Zahnrad-Symbol am Benutzer) sind. Unabhängig von ihren Rollen oder Berechtigungen. -
Weisungsberechtigte Benutzer erkennen
Auf der Seite Benutzer seht ihr eine Übersicht aller Benutzer im System. Diejenigen mit der Funktion Weisungsberechtigter Benutzer haben vor ihrem Benutzernamen das folgende Symbol:
Auf der Detailseite der Benutzer seht ihr die Weisungsberechtigung als eigene Zeile unter der Angabe der Organisationseinheit im Kopf der Seite. Hier steht dann: Weisungsberechtigt -
Aktualitätsprüfung
Alle sechs Monate nach der letzten Änderung an den Weisungsberechtigten, werden Benutzer mit Berechtigung zur Bearbeitung der Grundeinstellungen daran erinnert, die hinterlegten Weisungsberechtigten auf ihre Aktualität zu überprüfen. Dazu erscheint eine gelbe Warnmeldung im System mit einem Link direkt zu den Grundeinstellungen. Dort könnt ihr in der Warnmeldung den Button „Weisungsberechtigte bestätigen“ drücken, falls keine Änderungen erforderlich sind. -
Änderung
Weisungsberechtigte Benutzer können jederzeit geändert werden.
Solange ein Benutzer weiterhin als Weisungsberechtigter Benutzer hinterlegt bleibt. -
Löschung von Weisungsberechtigten
Weisungsberechtigte können gelöscht werden. Es muss jedoch eine Person weiterhin als Weisungsberechtigter Benutzer hinterlegt bleiben. Solltet ihr versuchen die letzte Person zu löschen, müsst ihr erst eine weitere hinterlegen und könnt dann die löschen, welche ihr zuerst löschen wolltet. -
Löschung von Benutzern, die weisungsberechtigt sind
Benutzer, die als Weisungsberechtigte Benutzer fungieren, können gelöscht werden. Es muss jedoch mindestens eine Person als Weisungsberechtigter bestehen bleiben. Ihr müsst wenn ihr den Benutzer löschen wollt erst eine andere Person zum Weisungsberechtigten Benutzer ernennen. -
Protokollierung
Werden Weisungsberechtigte Benutzer hinzugefügt oder entfernt, wird dies im Änderungsprotokoll festgehalten.
Sucht dafür nach dem gleichnamigen Element.
So nutzen dies unsere Kunden
Viele unserer Kunden haben ihre Key User (die meist Admins sind) zu Weisungsberechtigten gemacht, damit jede dieser Personen Änderungen bei uns in Auftrag geben kann. Sollten sich Nicht-Weisungsberechtigte bei uns melden, und eine Änderung am System wünschen, wenden wir uns schriftlich an eine für uns hinterlegte weisungsberechtigte Person und erst wenn diese uns das Okay gibt, senden wir ein Angebot für die Änderungen heraus. Solltet ihr keine oder zu wenige Weisungsberechtigten benannt haben, kann es also zu Verzögerungen kommen.