Personen, deren Bewerbungen manuell erfasst wurden, haben der Anlage und Verarbeitung ihrer Daten in eurem d.vinci noch nicht zugestimmt. Dies ist rechtlich jedoch nötig.
Mit einer nachträglichen Datenschutzabfrage könnt ihr dies abbilden.
Gehe wie folgt vor:
1. Status anlegen
- Öffne die Seite Bewerbungsstatus.
- Drücke auf + Bewerbungsstatus. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Eingabeformular aus.
Anzeigename: Gib als Namen eine möglichst sprechende Bezeichnung ein. Zum Beispiel: Neu (ohne Datenschutzeinwilligung).
Icon: Wir empfehlen ein dunkelgraues Männchen, falls dies noch nicht vergeben ist. - Drücke auf Anlegen.
Weiteren Status anlegen.
- Öffne die Seite Bewerbungsstatus.
- Drücke auf + Bewerbungsstatus. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Eingabeformular aus.
Anzeigename: Gib als Namen eine möglichst sprechende Bezeichnung ein. Zum Beispiel: Neu (warten auf Datenschutzeinwilligung)
Icon: Wir empfehlen ein hellgraues Männchen mit Fragezeichen, falls dies noch nicht vergeben ist - Löschen nach: Bei Bedarf kann eine automatische Löschung eingerichtet werden, Minimum 14 Tage.
- Drücke auf Anlegen.
2. Workflow ändern
- Öffne die Seite Workflows.
- Drücke auf den Workflow, der bei manuell erfassten Bewerbungen einen neuen ersten Status haben soll (ggfs. alle Workflows anpassen, falls mehrere vorhanden sind). Die Seite mit den Details wird angezeigt.
- Drücke auf das Bearbeiten-Icon . Das Eingabeformular Workflow wird angezeigt.
- Folgendes anpassen:
Ausgangsstatus für benutzererfasste Bewerbungen ohne Einwilligung zum Datenschutz: Der vorher angelegte neue Status, z.B. Neu (ohne Datenschutzeinwilligung).
3. Fragebogen anlegen
- Öffne die Seite Fragebögen.
- Drücke auf + Fragebogen. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
Fülle das Eingabeformular aus.
Anzeigename: Gib als Namen eine möglichst eindeutige Bezeichnung ein. Zum Beispiel: Datenschutz-Einwilligung abfragen.
Organisationseinheit: Wähle eine entsprechende Organisationseinheit aus.
Typ: Fragebogen zum Versenden
Bewerbungsportal: Das Bewerbungsportal auf dem die meisten Ausschreibungen von euch laufen, sollte gewählt werden. - Drücke auf Anlegen, um die Eingaben zu speichern.
- Drücke auf die Registerkarte Formular. Die Seite Fragebogen mit den Details des Bogens wird angezeigt.
Drücke neben Bewerbungsformular auf das Icon . Blende nun alle Felder aus,
bis auf Einwilligung zum Datenschutz. Für dieses Feld stelle "Pflichtfeld: Einwilligung erforderlich" ein.
Drücke auf Aktualisieren. Du wirst zur vorherigen Ansicht zurückgeführt.
Scrolle ganz nach unten. Hier kannst du die Datenschutzerklärung eintragen, der zugestimmt werden muss. - Drücke auf Anlegen.
4. Korrespondenzvorlage anlegen
- Öffne die Seite Korrespondenzvorlagen.
- Drücke auf + Korrespondenzvorlage. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Eingabeformular aus.
Organisationseinheit: Wähle eine entsprechende Organisationseinheit aus.
Name: z.B. Datenschutzabfrage nach manueller Erfassung
Verfügbar bei: Automatisierter Statuswechsel
Formatvorlage: Wähle eine entsprechende Formatvorlage aus.
Fragebogen: Wähle hier den eben angelegten Fragebogen aus.
Betreff: Hinterlege einen beliebigen Betreff.
Inhalt: Hinterlege einen beliebigen Text. Falls du eine automatische Löschung eingerichtet hast, kannst du dies in dem Inhalt mitteilen.
Wichtig ist, dass der Platzhalter Fragebogen - URL oder {QUESTIONNAIRE:URL} eingefügt werden muss, damit der Fragebogen, den du zuvor angelegt hast, verschickt wird. - Drücke auf Anlegen.
5. Statusübergang anlegen
Wenn eine manuelle Statusänderung gewünscht wird, müssen die Statusübergänge angelegt werden. Eine Anleitung dazu findet sich im folgenden Hilfeartikel: Statusübergang ändern oder löschen
6. Automatisierter Statuswechsel
Es werden zwei automatisierte Statuswechsel für die Datenschutzabfrage benötigt:
- Öffne die Seite Automatisierte Statuswechsel.
- Drücke auf + Automatisierter Statuswechsel. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
Fülle das Eingabeformular aus.
Name: Datenschutzabfrage nach manueller Erfassung
Ausgangsstatus: Neu (ohne Datenschutzeinwilligung)
Zielstatus: Neu (warten auf Datenschutzeinwilligung)
Auslöser: Letzter Statuswechsel
Zeitverzögerung (Kalendertage): 0 - Drücke auf Anlegen. Die Seite mit Details des ersten angelegten Statuswechsels wird angezeigt.
- Öffne wieder die Seite Automatisierte Statuswechsel.
- Drücke wieder auf + Automatisierter Statuswechsel. Ein neues Eingabeformular wird angezeigt.
Fülle das Formular aus.
Name: Datenschutzabfrage akzeptiert
Ausgangsstatus: Neu (warten auf Datenschutzeinwilligung)
Zielstatus: Neu
Auslöser: Fragebogen wurde ausgefüllt - Drücke auf Anlegen. Die Seite mit Details des zweiten angelegten Statuswechsels wird angezeigt.
Nun wird nach manueller Erfassung einer Bewerbung die Korrespondenz inklusive des Fragebogens für die Datenschutzabfrage automatisch herausgeschickt.
7. Aufgabendefinition anlegen
- Öffne die Seite Aufgabendefinitionen
- Drücke auf + Aufgabendefinition. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Fülle das Eingabeformular aus.
Aufgabenbeschreibung: Datenschutz prüfen
Ausgelöst bei Status: Zuvor angelegter Status "Neu (warten auf Datenschutzeinwilligung)"
Ausgelöst (Arbeitstage nach Statuswechsel): Die Anzahl nach wie vielen Tagen der Nichtbeantwortung die Bewerbung kontrolliert werden soll
Berechtigung zum Bearbeiten: Berechtigung von demjenigen, welcher die Bewerbung kontrollieren soll. - Drücke auf Anlegen.