INHALTSVERZEICHNIS
Vorteile der Plus-Version
- Organisationsweite, zentral gesteuerte Verbindung und Überwachung der Kalenderverbindungen
- Benutzer können Verfügbarkeiten hinterlegen und so bestimmen, in welchem Rahmen eine Terminbuchung möglich ist
- Bewerbende können Termine eigenständig buchen und dafür aus verfügbaren Terminen auswählen
- Räume können in d.vinci für verschiedene Orte angelegt und bei Terminerstellung ausgewählt werden
- d.vinci unterstützt euch bei der Einrichtung der Kalenderintegration in eurer Organisation
Video zur Kalenderintegration Plus
Mehr dazu findet ihr auch in unserem Video. Hier seht ihr beispielsweise, wie die Terminbuchung durch die Kandidaten abläuft.
Inhalt
0:00 Min. Allgemeines zur Kalenderintegration Plus
1:08 Min. Die Terminbuchung im System
3:07 Min. Kalender interner Teilnehmer individualisieren
3:52 Administration durch Service-Account
Konfiguration der Plus-Version
Technische Voraussetzungen prüfen
Solltet ihr Outlook verwenden und euer Unternehmen seine eigenen Kalenderserver betreiben, ist es sehr wahrscheinlich, dass ihr dafür Microsoft Exchange verwendet. In dem Falle sind spezielle Mindestanforderungen zu beachten. Diese könnt ihr hier nachlesen: Weiterleitung zur Dokumentation von Cronofy
Lizenz aktivieren und prüfen
Nachdem ihr ein Angebot über die Plus-Version unterschrieben habt, wird die Lizenz auf Plus umgestellt.
Wendet euch für das Angebot und weitere Konfigurationshilfe bitte an unseren Customer Service.
Die Lizenz könnt ihr hier prüfen:
- Öffnet die Seite Grundeinstellungen.
- Drückt auf die Registerkarte Lizenz.
- Prüft, ob bei Kalenderintegration: Plus steht.
Sollte dies nicht der Fall sein, fragt bitte bei den Kollegen nochmal nach.
Korrespondenzvorlage anlegen
Solltet ihr Bewerbern die Möglichkeit geben wollen, sich über einen Link, einen passenden Termin zu buchen, benötigt dies eine Korrespondenzvorlage mit dem Platzhalter Terminbuchung - Link zur Buchungsseite ({APPOINTMENT_BOOKING:LINK})
Tipps:
- Der Text in der Korrespondenzvorlage sollte einen Hinweis enthalten, dass sollte kein Termin passen, die Bewerbenden auf die Mail mit eigenen Terminvorschlägen antworten sollen oder euch anrufen - ganz wie es euch lieber ist.
- Lest hier mehr zu Korrespondenzvorlage anlegen.
- Falls ihr den Link als Text gestalten wollt, findet ihr hier einen Hinweis, wie das geht: Link als Text darstellen
Bewerbungsstatus "Terminbuchung fehlgeschlagen" anlegen
Ist die Terminbuchung durch die Bewerbenden nicht möglich, sollt ihr darüber durch einen Status informiert werden.
Dafür muss dieser angelegt und mit einem automatisierten Statuswechsel verknüpft werden.
Lest hier mehr zum: Bewerbungsstatus anlegen
Wir empfehlen folgende Einstellungen für den neuen Status:
Anzeigename: Terminbuchung fehlgeschlagen
Benötigte Berechtigungen: ist oft "Bewerbungsstatus der Rolle Personalabteilung (Standard)"
Hinweis
Ihr müsst hier etwas angeben, damit der Status von Kollegen überhaupt gesehen werden kann.
Sucht nach der Berechtigung "Bewerbungsstatus der Rolle Personalabteilung (Standard)", "Zusätzliche Status der Rolle XYZ" , "Zusätzliche Status XYZ" etc.
Die Benennung kann bei euch abweichen. Wichtig ist, dass sie die Rolle enthält, welche den Bewerbungsstatus später sehen soll.
Icon: QUESTIONMARK_(einige zur Auswahl)
Termin: Nein
Statusübergang anlegen
Um den Status nicht nur sehen zu können, sondern auch von einem Status auf den nächsten wechseln zu können oder von einem anderen Status auf den neuen wechseln zu können, muss ein Statusübergang angelegt werden.
Geht wie folgt vor:
- Öffne die SeiteBerechtigungen.
- Sucht nach der Berechtigung "Zusätzliche Statusübergänge der Rolle XYZ" oder "Zusätzliche Statusübergänge XYZ".
Die Benennung kann bei euch abweichen. Wichtig ist, dass sie die Rolle enthält, welche den Bewerbungsstatus später wechseln können soll. - Drückt auf die Registerkarte Statusübergänge.
- Drückt auf + Statusübergang, um einen neuen Statusübergang anzulegen.
- Stellt dies wie folgt ein:
Ausgangsstatus: Terminbuchung fehlgeschlagen
Folgestatus: Alle Status, die nach einer fehlgeschlagenen Terminbuchung kommen können.
Was das ist, entscheidet sich durch euren Workflow. Meist sind dies: Absage, Selbstabsage, Erstgespräch, Zweitgespräch, Telefoninterview etc. - Drückt auf Anlegen.
- Geht die Liste der Statusübergänge in der Spalte Ausgangsstatus durch und sucht nach Terminstatus, von denen aus ggf. eine Terminbuchung fehlschlagen könnte. Drückt bei diesen auf das Symbol, um Änderungen vorzunehmen.
Beispiel:
Ausgangsstatus: Erstgespräch
Folgestatus: Terminbuchung fehlgeschlagen - Drückt auf Aktualisieren.
Automatisierte Statuswechsel anlegen
Damit ihr über das Fehlschlagen der Terminbuchung informiert werden könnt, braucht es automatisierte Statuswechsel.
Diese müssen für jeden Status, der eine Terminbuchung möglich macht, auf den Zielstatus angelegt werden.
Solltet ihr alles wie zuvor beschrieben eingestellt haben, sind die Einstellungen wie folgt:
|
Name: Erstgespräch fehlgeschlagen Ausgangsstatus: Erstgespräch Auslöser: Terminbuchung fehlgeschlagen |
Name: Zweitgespräch fehlgeschlagen Ausgangsstatus: Zweitgespräch Auslöser: Terminbuchung fehlgeschlagen |
Name: Telefoninterview fehlgeschlagen Ausgangsstatus: Telefoninterview Auslöser: Terminbuchung fehlgeschlagen |
Achtung
Ihr könnt die Bewerbungsstatus in eurem System anders benannt haben und weitere Bewerbungsstatus mit Terminfunktion im System haben. Auch für diese muss dann ein automatisierter Statuswechsel nach oben genanntem Schema eingerichtet werden.
Aufgabendefinition anlegen
Damit ihr ein Fehlschlagen der Terminbuchung direkt als Aufgabe angezeigt bekommt, muss eine Aufgabendefinition angelegt sein, die beim Status "Terminbuchung fehlgeschlagen" ausgelöst wird.
Service Account verbinden
Solltet ihr die Kalender von zentraler Stelle aus verbinden wollen, muss der Service Account verbunden werden.
Räume anlegen
Um spezifische Räume für Termine, die vor Ort stattfinden sollen, buchen zu können, müssen eure Räume geladen und für die Terminorte angelegt werden.