Das Drucken von Unterlagen oder das Anfertigen von Kopien von Bewerbungsdaten kann technisch nicht vollständig verhindert werden. Unsere Empfehlung ist daher, über das Rollen- und Rechtekonzept im System den Zugriff auf Bewerberdaten gezielt zu beschränken. So kann die Zahl der Personen, die sensible Daten einsehen können, möglichst gering gehalten werden.
Ein vollständiger Schutz vor Missbrauch – etwa durch das Anfertigen von Screenshots oder Fotos mit dem Smartphone – ist technisch nicht möglich. Gegen solche Handlungen helfen letztlich nur interne Richtlinien und klare Vorgaben. Wir empfehlen, interne Policies zu etablieren, die das Ausdrucken, Abfotografieren, Anfertigen von Screenshots oder das Weiterleiten von Bewerberdaten (z. B. per E-Mail) untersagen, solange kein Arbeitsvertrag mit den Bewerbenden geschlossen wurde.
Die Nutzung von d.vinci bietet den Vorteil, dass Bewerbungsdaten ausschließlich im System verbleiben und sämtliche Kommunikation direkt aus dem Bewerbermanagementsystem erfolgen kann. Es gibt somit keinen Grund, die Daten außerhalb des Systems weiterzuverarbeiten.
Zusätzlich können alle Daten über eine individuell konfigurierbare Löschroutine datenschutzkonform entfernt werden – entsprechend der von euch festgelegten Aufbewahrungsdauer.