INHALTSVERZEICHNIS
Es gibt mehrere Stellschrauben, um die Zustellung eurer E-Mails an die Bewerbenden sicherzustellen und zu verhindern, dass diese im Spam-Postfach landen.
Inhalt eurer E-Mails
Manche Inhalte von E-Mails können dazu führen, dass diese vom Empfängerpostfach als Spam gewertet werden.
Dazu gehören:
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Spam-Trigger: Spezielle Wörter im Betreff, im Inhalt oder der Signatur.
Sucht gerne im Internet einmal nach Trigger-Wörtern für Spam. Dazu gehören beispielsweise: Bonus, Glückwunsch, persönliche Angaben - Elemente: Anhänge, untypische Formatierungen oder Logos.
Versucht solche Inhalte zu vermeiden.
Sollte es wiederholt zur Einordnung eurer E-Mails als Spam bei den Bewerbenden kommen und die weiteren hier beschriebenen Maßnahmen keinen Erfolg bringen, prüft bitte, ob ihr bessere Erfolge ohne Logos, Anhänge und dergleichen erzielt.
Technische Maßnahmen
Solltet ihr eine d.vinci-Domain als System-URL nutzen, braucht ihr die folgenden technischen Maßnahmen nicht umsetzen. Wir setzen einen SPF-Eintrag und sorgen für eine Verschlüsselung der Signatur per DKIM auf unseren Servern.
Beispiel für d.vinci-Domains: kundenname.dvinci-hr.com, kundenname.dvinci.de oder kundenname.dvinci-easy.com
Ihr nutzt eine eigene Domain?
Um sicher zu stellen, dass die E-Mails aus eurem d.vinci-System an Bewerbende möglichst nicht im Spam landen, muss eure E-Mail-Absenderadresse im ersten Schritt verifizieret sein. Hierzu gibt es derzeit zwei gängige Verfahren.
SPF-Record-Check (Sender Policy Framework)
SPF wurde entwickelt, um Spam zu vermeiden und die Fälschung der Absenderadresse einer E-Mail zu verhindern.
Die Einrichtung eines SPF-Eintrags erfolgt durch eure IT. Im Normalfall ist dies bereits bei der Einrichtung der eigenen Domain erfolgt. Ein Überprüfung kann beispielsweise auf dieser externen Seite www.spf-record.de (Weiterleitung an externe Seite) durchgeführt werden.
Damit wir im Namen des Kunden senden können ist folgender Eintrag im SPF nötig: include:_spf.dvinci-hr.com
Ist dies nicht der Fall, sollte der SPF-Eintrag eingerichtet werden. Personen die dies tun brauchen Zugriff auf den DNS-Eintrag eurer Domain. Eure Kollegen aus der IT wissen, wie das geht.
DKIM-Record-Check (DomainKeys Identified Mail)
DKIM wurde entwickelt, um die Eindämmung von Spam und Phising zu unterstützen. DKIM stellt ein Identifikationsprotokoll zur Sicherstellung der Authentizität von E-Mail-Absendern dar.
Prüft bitte zunächst durch einen DKIM-Record-Check (im Internet gibt es dafür verschiedene Checker), ob ein DKIM-Eintrag besteht. Sollte dies nicht der Fall sein, erstellt bitte einen DKIM-Eintrag.
DKIM-Eintrag erstellen
Geht wie folgt vor
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Schreibt uns eine E-Mail.
Inhalt- Domain für welche der DNS-Eintrag erstellt werden soll.
- Kontaktdaten einer Ansprechperson aus eurer IT-Abteilung, die einen DNS-Eintrag bei eurer verwendeten Domain setzen kann.
- Wir bereiten den DKIM Eintrag für das DNS (Domain Name System, eine Art digitales Telefonbuch) vor und schicken diesen per E-Mail an euren Ansprechpartner.
- Ihr nehmt den Eintrage im DNS vor und sagt uns Bescheid, dass dieser erfolgt ist.
- Wir testen den Eintrag und finalisieren die Konfiguration im d.vinci System (DMARC-Policy auf "reject")
- Wir informieren euch über die erfolgreiche Aktivierung oder gehen nochmal in Rücksprache, falls etwas wider Erwarten nicht geklappt hat.
Einstellungen im E-Mail-Postfach der Bewerbenden
Sollten trotz der inhaltlichen und technischen Maßnahmen eure E-Mails weiterhin im Spam-Postfach der Bewerbenden landen, müssen diese ggf. tätig werden. Ruft sie dazu am besten an und erklärt ihnen die Herausforderung.
Dies kann die Ursache bei den Bewerbenden sein
- Spam-Markierung: Bewerbende könnten euren Absender irrtümlich als Spam markiert haben. Nur sie können dies rückgängig machen.
- Toleranzfilter: Die Empfindlichkeit des Toleranzfilters in den Postfächern der Bewerbenden kann variieren. Nur die Bewerbenden selbst können hier Anpassungen vornehmen.
Tipp
- Es gibt verschiedene Anbieter, wo ihr eure E-Mail-Absender-Adresse auf Verifizierung und eure Inhalte auf Zustellbarkeit prüfen lassen könnt. Sucht am besten im Internet nach "Email Checker" oder "Mail tester".
Der Check sollte regelmäßigen durchgeführt werden, da sich Einstellungen und Trigger oft ändern.