Hinweis
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Upgrade von Basic auf Plus
Habt ihr eure Kalenderintegration von der Basic auf die Plus-Version geändert? Verbindet bitte eure Kalender erneut, um alle Funktionen der Plus-Version reibungslos nutzen zu können. - Bewerbungsstatus müssen zuvor angelegt werden und die Funktion Termin dabei aktiviert worden sein.
- Bewerbungsstaus können nur gewechselt werden, wenn dafür ein entsprechender Statusübergang besteht.
Benötigte Rechte in allen Varianten: Bewerbung bearbeiten
Raumbuchung durchführen
Gehe wie folgt vor:
- Wähle eine oder mehrere Bewerbungen aus.
- Führe einen Statuswechsel durch zu einem Bewerbungsstatus mit Termin. Das Eingabeformular Bewerbungsstatus wechseln wird angezeigt.
- Fülle/Aktiviere die Felder:
- Bewerber wählt Termin aus
- Teilnehmer
- Dauer/Zeitzone
- Ort
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Datum/Zeit
Sind Kalender verbunden, kannst du hier Verfügbarkeiten prüfen. - Raum
Die Statussymbole erklären die Verfügbarkeit dieser Räume in dem ausgewählten Zeitraum.
Status der Räume
= Raum ist im ausgewählten Zeitraum frei. Er kann für den Termin gewählt werden.
= Raum ist für den ausgewählten Zeitraum von einen anderen Termin belegt.
= Status des Raumes ist unbekannt. Warte kurz - die Verfügbarkeit wird gleich angezeigt.
- Wähle eine Korrespondenzvorlage mit Termin-Platzhalter aus, die mit dem Statuswechsel versendet werden soll. Darin enthaltene Termin-Platzhalter werden (individuell pro Empfänger) mit den oben gemachten Termindaten befüllt.
- Gib optional einen Kommentar an. Diesen kannst du auch an Kollegen versenden.
- Drücke auf Statuswechsel durchführen. Die Bewerbungen werden auf den Zielstatus verschoben, die ausgewählte Korrespondenz wird versendet und die Terminteilnehmer inkl. dir als Organisator erhalten den Termin im Kalender.
Achtung
Der Termin erscheint automatisch in den Kalendern der Terminteilnehmer. Er muss nicht gesondert bestätigt werden. Es erfolgt keine Meldung als zusätzliche E-Mail.
Text des Termins in den Kalendern:
Hinweis Dieser Text wird von uns vorgegeben und kann nicht geändert werden.
Betreff: Termineinladung: Anrede Vorname Nachname
Bewerbung: Anrede Vorname Nachname (Link)
Zeit: Tag.Monat.Jahr um x:xx Uhr
Ort:
Organisator: Terminorganisator (mailto:Terminorganisator)
Ausschreibung:
Bewerbungsdatum: Tag.Monat.Jahr
Bewerbungsstatus:
Hinweis:
Das führende System für Änderungen an diesem Termin ist d.vinci. Manuelle Änderungen am Termin werden nicht an d.vinci übergeben und gehen ggf. mit der nächsten Aktualisierung verloren. Link zum Termin: Link
Raumbuchung prüfen
- Öffne die Bewerbung.
- Öffne die Registerkarte Aktivitäten.
Im Bereich Termine siehst du, in welchem Raum der akzeptierte Termin ( ) stattfinden soll. Falls der Raum durch eine parallele Raumbuchung von einem anderen Nutzer belegt wurde, wird hier die Verfügbarkeit dementsprechend durch das Symbol gekennzeichnet. In diesem Falle kannst du auf das Symbol drücken, um den Termin zu verschieben. - Fahre mit dem Statuswechsel fort.