FAQ Kalenderintegration

Zum Beispiel: Automatische Synchronisation von Terminen, weniger manuelle Schritte, Prüfung der Verfügbarkeiten von Beteiligten und Möglichkeit zur direkten Buchung von Räumen und Terminen. Mehr dazu: Kalenderintegration

Kalenderintegration Basic bietet eine grundlegende Verbindung mit externen Kalendersystemen zur Anzeige von Terminen. Kalenderintegration Plus ermöglicht erweiterte Funktionen wie Raumbuchung und die Terminbuchung durch Bewerbende. Mehr dazu: Kalenderintegration

Die Integration funktioniert mit:

• Google Kalender
• Apple Kalender
• Microsoft Office 365
• Microsoft Outlook
• Microsoft Exchange

Mehr dazu: Kalenderintegration

Die Cronofy-App muss einmalig im Office 365-Tenant installiert werden - das kann nur ein Administrator. Wenn der erste Benutzer seinen Kalender verbinden möchte, erscheint eine entsprechende Meldung. Über einen Link kann die Berechtigung beim Administrator angefordert werden. Danach können sich alle Benutzer mit ihren eigenen Zugängen anmelden. Weitere Infos: Cronofy-Dokumentation

Der Verbindungsstatus kann auf der Seite Mein Benutzer eingesehen werden. Mehr dazu: Kalenderintegration: Kalenderverbindung prüfen
Falls Probleme auftreten, hilft es häufig, den Kalender des d.vinci Benutzers zu trennen und neu zu verbinden. Siehe: Kalender verbinden.
BASIC: Manchmal kann eine erneute Authentifizierung durch die IT-Administratoren eures Unternehmens (nicht d.vinci Administratoren) erforderlich sein. 

Manchmal wünschen sich Recruiter, dass vereinbarte Termine sowohl in den eigenen, als auch in einen Gruppenkalender übetragen werden. Dies ist jedoch technisch nicht möglich.

Basic: Es ergeben sich keine Besonderheiten. Jeder Benutzer verbindet seinen Kalender selbst, unabhängig vom Tenant. Ob dahinter verschiedene Kalendersysteme oder verschiedene Microsoft-Tenants stehen, spielt keine Rolle.
PLUS: Nur Benutzer im gleichen Tenant wie der Service-Account können zentral verbunden werden. Alle anderen müssen ihre Kalender selbst verbinden.

Cronofy nutzt sogenannte "Credentials" um auf die Kalender zu zugreifen. Diese können ungültig werden, wenn in MS Office 365 Änderungen vorgenommen wurden - welche meist von eurer IT veranlasst wurden. Sollte solch eine Trennung passieren, erkundige dich bitte bei den IT-Administratoren eures Unternehmens, ob sie Änderungen an den Office 365-Einstellungen vorgenommen haben.
Ein hilfreicher Artikel auf der Homepage unseres Partners: Disconnection FAQ

Bei einigen unserer Kunden sind verschiedene Kalendersysteme im Einsatz. Also zum Beispiel Office 365 und Exchange Online. Eine Raumliste kann immer nur aus den Räumen eines Kalendersysteme erstellt werden. Die Integration aus verschiedenen Kalendersystemen ist nicht möglich. 

Nein. Terminerstellende erhalten auch immer den Kalendereintrag. Damit behalten sie die "Hoheit" über die eingestellten Termine. Es handelt sich dabei um eine technische Vorgabe des Kalendersystems. Sollte die organisierende Person nicht selbst teilnehmen, muss sie den Termin im Kalender der organisierenden Person als "frei" eingestellt werden, damit er keinen Zeitraum blockiert. Wird der Termin von der organisierenden Person gelöscht oder abgesagt, wird er für alle abgesagt.

Diese Zeiten gelten als gebucht (= nicht verfügbar) - analog zu “gebucht”, “mit Vorbehalt” oder “außer Haus”. Diese Einstellungen werden von Microsoft vorgegeben und können nicht geändert werden.
Ein Termin hat zudem den Status “Mit Vorbehalt”, wenn die eingeladene Person noch nicht zu- oder abgesagt hat.

Beispielsweise können Homeoffice-Termine als „frei“ markiert werden, sodass sie keine Buchung blockieren.

Die Termine bleiben bestehen.

Die Anzeige erfolgt in Echtzeit. Sobald Kandidaten den Buchungslink öffnen, werden die aktuellen Verfügbarkeiten aus den Kalendern abgerufen.

Nein, das Logo kann nicht geändert werden. Es wird das d.vinci-Logo angezeigt. 

Die definierte Arbeitszeit des Kalenders wird nicht übernommen. Stattdessen können Verfügbarkeiten über das Menü Mein Benutzer individuell eingeschränkt werden.

Eine Bestätigung wird nicht automatisch an die Organisatoren versandt. Wie der Status des Termins ist, kann in der Bewerbung in der Registerkarte Termine eingesehen werden.

Wenn keiner der Termine passt, können Kandidaten einen Link anklicken, dass kein passender Termin vorhanden war. In diesem Fall wird ein automatischer Statuswechsel zu "Buchung fehlgeschlagen" durchgeführt, sofern dies im System eingerichtet ist.

Ein automatischer Statuswechsel mit der Information "Buchung fehlgeschlagen" findet statt, wenn der Buchungszeitraum ausgelaufen ist, bevor sich Kandidaten einen Termin gebucht haben.
In diesem Hilfeartikel findest du die relevanten Informationen zur Anlage des automatischen Statuswechsel inkl. Aufgabendefinition: Loslegen mit: Kalenderintegration Plus 

Über die Seite Mein Benutzer ist die Trennung eines Kalenders nicht möglich.
Benutzer mit Zugriff auf die Seite Benutzer können einzelne Benutzer aufrufen und deren Kalenderverbindung trennen.  

Nein, sie können jedoch auf die Bestätigungs-E-Mail des Termins antworten und so mitteilen, dass sie nicht teilnehmen können. Wir empfehlen einen entsprechenden Hinweis in die Bestätigung einzufügen.

Die Raumverfügbarkeit kann über die Kalenderintegration geprüft werden. Falls keine Räume angezeigt werden, kann es an fehlenden Synchronisation liegen. Siehe auch: Räume laden

Die hinterlegten Arbeitszeiten werden nicht aus dem verbundenen Kalender dargestellt. Es werden alle Slots, die nicht gebucht sind, als frei in weiß und alle gebuchten Slots in grau abgebildet. Dabei werden auch Zeiten, die außerhalb der eigentlichen Arbeitszeiten liegen (beispielsweise 3 Uhr Nachts), als mögliche Option zur Buchung angeboten. Auch das Wochenende wird als buchbarer Slot angezeigt.
Mit der Kalenderintegration PLUS lassen sich die Verfügbarkeiten individuell je Benutzer hinterlegen. Standardmäßig ist in der PLUS-Version eine gewöhnliche Fünftagewoche mit einer Arbeitszeit von 9 bis 17 Uhr hinterlegt.

Cronofy benötigt die Berechtigung Kalenderereignisse zu lesen und zu erstellen. Im Fall von Office 365 / Outlook werden die Berechtigungen Calendars.Read und Calendars.ReadWrite angefrag. Mehr dazu: Cronofy: Connecting Your Calendars

Cronofy kann auf alle Kalender, die in der Microsoft-Umgebung angelegt sind, zugreifen. Mit der Kalenderintegration PLUS lässt sich der Zugriff mit Hilfe einer zusätzliche "ApplicationAccessPolicy" auf bestimmte Kalender eingeschränken. Mehr dazu: Cronofy - Limit Cronofy's access

Es betrifft die Veranstaltungen von 42 Tagen in die Vergangenheit und 201 Tage in die Zukunft. Mehr dazu: Cronofy Data Management Policy / Seite 4-5

Cronofy kann auf alle Daten in den freigegebenen Kalendern zugreifen, darunter Titel, Beschreibung, Ort, Teilnehmer, Notizen, Anhänge, Erinnerungen, Uhrzeiten, Wiederholungen usw. Mehr dazu: Cronofy Data Management Policy / Seite 4-5
Sollte Cronofy nur auf Frei/Beschäftigt-Zeiten zugreifen können, ist es möglich bei der Kalenderverbindung die Option Free/Busy Access / Verfügbarkeitszugriff zu wählen. Cronofy kann dann nur auslesen, ob eine Zeit gebucht ist oder nicht. Ist die Funktion aktiviert, wird allerdings nicht mehr automatisch ein Kalendereintrag generiert, sondern euch geht für den Termin eine Kalenderdatei (ics.-Datei) zu und in der Kalenderintegration Plus lassen sich außerdem keine Räume mehr buchen. Mehr dazu im Hauptartikel: Was ist die Kalenderintegration?

Nur die für die Terminplanung relevanten Informationen wie Verfügbarkeiten und gebuchte Zeiten werden seitens d.vinci abgefragt. Inhalte von Terminen werden nicht übertragen. Mehr dazu: Datenschutz und Informationssicherheit

Cronofy speichert die terminrelevanten Daten des Organisators und der Teilnehmer, wie Name, E-Mail Adresse und deren Verfügbarkeiten. Cronofy verarbeitet keine Bewerberdaten, weil über Cronofy die Kalender der Benutzer synchronisiert und Kalenderienträge übermittelt sowie erstellt werden. Die einzigen Bewerberdaten innerhalb eines Kalendereintrages ist der Bewerbernamen. Dessen Anzeige ist mit der d.vinci Berechtigung "Bewerbernamen in Systemmails" steuerbar. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt. Mehr dazu: Datenschutz und Informationssicherheit

d.vinci speichert keine Daten. Nur zum Zeitpunkt von der Verfügbarkeitsprüfung für die Terminplanung werden die benötigten Daten der Kalender von cronofy angefordert und wärend der Terminbuchung angezeigt in Form von freien Slots. Einzig für die Kalenderverbindung wird die E-Mail Adresse des Kalenders in der d.vinci Benutzerverwaltung gespeichert. Solange wie die Kalenderverbindung existiert. Ein Abbruch der Verbindung kann durch das Löschen des Kalenders oder Änderungen an den Einstellung auf seitens des Kunden hervorgerufen werden. Mehr dazu: Cronofy Data Management Policy / Seite 6-7

Sobald ein Kalender nicht mehr autorisiert ist, beginnt die Löschfrist. Die Frist von 30–90 Tagen ist ein technischer Zeitraum, in dem Cronofy die Löschung garantiert durchführt. In dieser Zeit werden die Daten aus aktiven Systemen und Backups entfernt. Mehr dazu: Cronofy Data Management Policy / Seite 6-7

Dies ist Vertraglich durch einen AVV zwischen d.vinci und Cronofy geregelt. Mehr dazu: Cronofy Standard Data Privacy Addendum

Mögliche Ursachen: Service-Account könnte abgelaufen sein, gegebenenfalls müssen Berechtigungen aktualisiert werden oder die Verbindung wurde manuell getrennt. Mehr dazu: Kalenderverbindung prüfen

Überprüfe, ob in den Grundeinstellungen, in der Registerkarte Kalender ein Service-Account hinterlegt ist. Bitte die IT-Administratoren eures Unternehmens (nicht die d.vinci Administratoren) zu prüfen, ob alle nötigen Berechtigungen für den Service-Account gesetzt sind. Falls die IT-Admins eine Zugriffsbeschränkung laut der Anleitung (Weiterleitung zu Webseite von Cronofy) eingerichtet haben, überprüft, ob alle Beneutzer in der Access-Group vorhanden sind, deren Kalender ihr verbinden wollt. .