Es ist möglich, Bewerbenden mit einem Link in einer E-Mail Termine zur Auswahl anzubieten und die Bewerbenden diese Termine buchen zu lassen. Als mögliche Termine sehen die Bewerbenden diese, welche bei allen Terminteilnehmern frei sind und in einem Zeitraum von morgen, bis in 32 Tagen liegen.
Voraussetzung
- Die Lizenz für die kostenpflichtige Plus-Version ist durch die Kollegen d.vinci-Support aktiviert worden
- Die Kalenderintegration ist aktiviert
- Neue automatisierte Statuswechsel sind angelegt
- Neue Korrespondenzvorlagen sind angelegt
- Die Räume für Raumbuchung sind angelegt
- Die Kalender von euren Benutzern sind mit d.vinci verbunden
- nach einer Änderung der Kalenderintegration von Version Basic auf Version Plus wurden alle eure Kalender neu verbunden
Terminbuchung anlegen / Bewerber wählt Termin aus
Gehe wie folgt vor:
- Öffne die gewünschte Bewerbung.
- Drücke auf den Button Status wechseln.
- Wähle einen Bewerbungsstatus aus, welcher eine Terminvereinbarung möglich macht.
Drücke alternativ auf ein Shortcut-Symbol, falls diese in eurem d.vinci konfiguriert sind. - Aktiviere Bewerber wählt Termin aus: Ja.
-
Wähle die Teilnehmer, die an dem Termin mit dem Bewerbenden teilnehmen sollen.
Achtung
Die ausgewählten Teilnehmer benötigen mit d.vinci verbundene Kalender. - Wähle die Dauer und Zeitzone aus.
- Wähle den Ort aus.
- Falls du einen Raum für einen Termin vor Ort buchen brauchst, aktiviere Raum benötigt: Ja.
Nachdem der Bewerbende einen Termin gebucht hat, wird der erste freie Raum aus dem ausgewählten Ort für diesen Termin automatisch belegt. - Wähle den Zeitraum aus.
Der Termin kann frühestens am nächsten Tag und spätestens in 32 Tagen stattfinden.
- Wähle eine Korrespondenzvorlage mit Buchungslink aus.
Lies mehr dazu hier: Loslegen mit: Kalenderintegration Plus - Um deine Nachricht zu überprüfen, drücke auf den Vorschau anzeigen Button.
- Sobald du mit der Terminbuchung durch den Bewerber zufrieden bist, drücke auf den Button Statuswechsel durchführen.
Der Bewerbungsstatus der Bewerbung hat sich geändert und die Seite Bewerbung wird angezeigt.
Es wird nun eine E-Mail an die Bewerbenden ausgelöst. Dort finden sich alle Termine, die in dem Zeitraum passen und sie können sich genau einen auswählen. Bestätigen sie diesen, wird der bei euch im System als Termin eingetragen. Siehe auf dieser Seite der Abschnitt "Bestätigung der Terminbuchung".
Terminbuchung prüfen
Kontrolliere bitte, ob im Buchungszeitraum eine Terminauswahl für den Bewerber möglich ist.
Sollte hier kein Termin verfügbar sein, passe ggf. die Teilnehmer des Termins an oder bitte die Teilnehmer ihre Verfügbarkeiten anders festzulegen.
Bewerbende geben telefonisch einen Termin durch
Sollten euch Bewerbende telefonisch den passenden Termin mitteilen, kannst du selbst die Terminbuchung auslösen.
Über die Registerkarte Aktivitäten der Bewerbung
Gehe wie folgt vor:
- Drücke in der Bewerbung auf die Registerkarte Aktivitäten.
- Drücke neben dem Termin auf das Icon . Eine neue Seite öffnet sich und du siehst die Terminansicht für den Bewerbenden.
- Wähle den gewünschten Termin aus.
Über die Registerkarte Historie der Bewerbung
Gehe wie folgt vor:
- Drücke in der Bewerbung auf die Registerkarte Historie.
- Drücke beim Eintrag zum Statuswechsel auf E-Mail.
- Markiere den Link, kopiere ihn und öffne ihn in deinem Browser. Du siehst nun die Terminansicht für den Bewerbenden.
- Wähle den gewünschten Termin aus.
Bewerbende sind nicht verfügbar
Drücken Bewerbende, nachdem sie den Link geöffnet haben, auf die Option Ich bin an diesen Tagen nicht verfügbar, werden die Bewerbenden dazu aufgefordert, euch durch Antwort auf die ursprüngliche E-Mail eigene Terminvorschläge mitzuteilen. In der Historie der Bewerbung erscheint der Hinweis: Terminvorschläge wurden vom Bewerber abgelehnt.
Bestätigung der Terminbuchung
Nachdem die Terminbuchung ( ) durch den Bewerber abgeschlossen wurde, könnt ihr in der Bewerbung in der Registerkarte Aktivitäten sehen, dass aus der Buchung ein Termin ( ) geworden ist. Alle Teilnehmer und der Bewerbende haben jetzt den entsprechenden Termin in ihren Kalendern. Der Organisator des Termins bekommt keine Bestätigungs-E-Mail. Die anderen Teilnehmer bekommen eine Einladung zum Termin, die sie annehmen oder absagen können.
Terminverschiebung
Es kann immer mal vorkommen, dass ein bereits vereinbarter Termin verschoben werden muss.
Drückt ihr in der Registerkarte Aktivitäten bei der jeweiligen Bewerbung hinter dem Termin auf das Stift-Symbol, gelangt ihr zur Eingabemaske der Terminverschiebung. Aktiviert nun wieder Bewerber wählt Termin aus. Der Person geht eine E-Mail zu und der neu gebuchte Termin wird danach ebenfalls in der Registerkarte Aktivitäten aufgeführt. Es braucht bei einer Terminverschiebung meist auch eine entsprechende Korrespondenzvorlage, damit ihr die Bewerbenden darauf aufmerksam macht, dass der Termin nochmal verschieben werden musste.
Mehr zur Terminverschiebung ganz allgemein hier: Termin verschieben
Link zur Terminbuchung nochmal zusenden
Ein Bewerber hat den Link nicht erhalten oder die E-Mail wahrscheinlich gelöscht? Ihr könnt den Link nochmal zusenden.
Verschiebt dazu den Termin und belasst den Terminzeitraum aber wie vorher gewählt.
oder
Ruft die Registerkarte Aktivitäten in der Bewerbung auf und drückt entweder mit Links-Klick auf das Icon (Buchungslink) - die Seite öffnet sich - oder mit rechtklick und sucht "Adresse des Links kopieren" aus der Auswahl heraus.