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Wie konfiguriere ich MS Teams-Besprechungen?

Aktualisiert

Ihr könnt Microsoft Teams (MS Teams) verwenden, um Online-Besprechungen mit Bewerbenden durchzuführen.

Alle Gesprächsteilnehmer erhalten einen Link zu einem MS Teams-Besprechungsraum, wo sie sich mit Kamera und/oder Mikrofon austauschen können. Bewerbende können MS Teams als Gast über die App oder über die Webbrowser-Version betreten.

Achtung 
Für die Verwendung dieser Funktion ist ggf. eine Autorisierung auf Unternehmensebene notwendig für den Datenaustausch zwischen d.vinci und Microsoft. Prüft bitte mit eurem Datenschutzbeauftragten sowie den Microsoft 365-Administratoren, ob die Funktion aktiviert werden darf.

Unterschied zur Kalenderintegration 
Die MS Teams-Besprechungsfunktion ist nicht identisch mit der Kalenderintegration via Cronofy. 
MS Teams-Besprechungen erstellen Online-Meetings mit Video- und Audio-Funktion.
Die Kalenderintegration ist eine Funktion zum Verbinden von externen Kalendern mit d.vinci. Das bedeutet, ihr könnt Kalender von Drittanbietern mit eurem d.vinci verknüpfen, um in d.vinci geplante Termine an eure Kalender zu übermitteln, oder eure Verfügbarkeiten aus euren Kalendern auslesen zu lassen, um für alle teilnehmenden Personen passende Termine in eurem d.vinci anbieten zu können.

1. d.vinci für Microsoft Teams autorisieren

Autorisiert d.vinci für Microsoft Teams. Erst danach kann MS Teams mit d.vinci verwendet werden.

2. Konfiguration in d.vinci

Bewerbungsstatus anlegen 

Leg einen Bewerbungsstatus an für Online-Interviews mit MS Teams. 

Wähle dafür unter Statuswechselfunktionalitäten im Feld Termin die Option Termin bestätigen (mit optionaler MS Teams Besprechungseinladung).

Alternativ kannst du auch einen bestehenden Bewerbungsstatus mit der Statuswechselfunktionalität Termin bestätigen verwenden, indem du dort die Statuswechselfunktionalität auf Termin bestätigen (mit optionaler MS Teams Besprechungseinladung) änderst. 

Wenn du einen bestehenden Bewerbungsstatus mit Terminbestätigung bearbeitest, solltest du ggf. auch die verknüpften Korrespondenzvorlagen bearbeiten (siehe unten).

Statusübergänge bearbeiten

Bearbeite die Statusübergänge eines bestehenden Workflows und füge den neuen Bewerbungsstatus in den Workflow ein. 
Überspringe diesen Schritt, wenn du einen bestehenden Bewerbungsstatus bearbeitet hast, der bereits im Workflow eingebunden ist.

Korrespondenzvorlagen bearbeiten

Bearbeite die verknüpften Korrespondenzvorlagen.
Füge dabei den Platzhalter Neuer Termin - MS Teams-Besprechungs-Link ein. Beim Versenden der Nachricht im Zuge des Statuswechsels wird in diesem Platzhalter der Link zum MS Teams-Warteraum ausgegeben. 

3. Einladen zu MS Teams-Besprechung

Gehe wie folgt vor:

  1. Führe einen Statuswechsel zu einem Bewerbungsstatus mit der Statuswechselfunktionalität Termin bestätigen (mit optionaler MS Teams Besprechungseinladung) durch. 
  2. Fülle die Daten im Bereich Termin. 
  3. Wähle MS Teams-Besprechung: Ja. (d.vinci prüft die Autorisierung in MS Teams.)
    • Zentrale Autorisierung ist zuvor durch einen Microsoft 365-Adminstrator erfolgt
      Der Benutzer muss sich für die Nutzung von MS Teams lediglich authentifizieren.
      Hierzu wird ein kleines Fenster eingeblendet, in welchem der Benutzer sich mit seinen MS 365-Zugangsdaten anmelden kann. Häufig sind das seine Windows-Zugangsdaten. Die Anmeldung ist nur für eine begrenzte Zeit und für die aktuelle Browser-Sitzung gültig. Wenn der Benutzer bereits angemeldet ist, wird das Fenster sofort nach dem Erscheinen wieder ausgeblendet.
    • Es wurde keine zentrale Autorisierung durchgeführt
      Es wird das Fenster angezeigt mit dem ihr euch mit euren Windows-Zugangsdaten authentifizieren und die d.vinci-App für die Nutzung in Microsoft 365 autorisieren könnt.
  4. Wähle eine Korrespondenzvorlage aus. Prüfe dabei, ob die Korrespondenzvorlage den Platzhalter {APPOINTMENT:ONLINE_MEETING_URL} bzw. Neuer Termin - MS Teams-Besprechungs-Link enthält. Dieser Platzhalter gibt den URL-Pfad zum MS Teams-Warteraum an.
  5. Drücke auf   Statuswechsel durchführen.
 Hinweise: 
  • Der eingefügte MS-Teams-Link ist in der E-Mail des Empfängers nicht als Link angezeigt? Dies kann an den Einstellungen in Microsoft liegen. Schau dir daher die beiden Artikel zu MS-Office an:
  • Aus technischen Gründen wird die URL vollständig in der folgenden Form angezeigt:
    Beispiel
    https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_NjczNWfmOWMtZDNiNy00ZGM1LTg2NjktMWUyZjQzNjFlNzYy%40thread.v2/0?context=%7b%22Tid%22%3a%221bf4s483-571f-4adf-9e48-3a4c43f34fc0%22%2c%22Oid%22%3a%221647e00f-4d92-48d5-a20e-ad5db492b0d4%22%7d
  • Wie bei allen Terminen wird eine Nachricht mit dem entsprechenden Link an alle Benutzer versendet, die im Feld Teilnehmer ausgewählt werden.
  • Wenn in eurem System der iCal-Versand für ausgehende Nachrichten aktiviert ist, ist der Link auch in der iCal enthalten.
  • Der Warteraum ist frei zugänglich für jede interne oder externe Person mit Zugriff auf diese URL.
  • Unautorisierte Personen im Warteraum müssen von autorisierten Personen zugelassen werden (siehe unten).

4. Betreten der MS Teams-Besprechung

  • Im Menüpunkt Bewerbungen in der Registerkarte Termine neben jedem MS Teams-Termin über das Kacheln-Symbol
  • In der Bewerbung in der Registerkarte Termine neben jedem MS Teams-Termin über das Kacheln-Symbol
  • Über die URL in der E-Mail, die an die Bewerbenden versendet wurde. Diese kann in der Bewerbung in der Registerkarte Historie eingesehen werden
  • Über die URL in der E-Mail, die an alle teilnehmenden Benutzer (Teilnehmer) des Termins versendet wurde

Im Warteraum unterscheidet MS Teams zwischen zwei Gruppen von Teilnehmern:

  • Teilnehmer
    Dies sind Mitglieder des Microsoft 365-Mandanten und alle d.vinci-Benutzer.
    Sie können den Termin ohne Warteraum betreten und Gäste in die Besprechung einlassen.
  • Gäste
    Sind externe Personen, wie die Bewerbenden und andere Nicht-d.vinci-Benutzer.
    Gäste können den Warteraum betreten, müssen jedoch manuell von einem Teilnehmer zugelassen werden, um in die eigentliche Besprechung zu gelangen. Dadurch wird verhindert, dass unbefugte oder unerwünschte Personen Zugang zur Besprechung erhalten.

Achtung 

  • Der Chat im Warte- und Besprechungsraum ist für alle Teilnehmer und Gäste zugänglich und sichtbar.
  • Es ist zwingend nötig, dass beim Gespräch eine Person teilnimmt, welche bei Microsoft im gleichen Unternehmen (Tenant) wie der Ersteller des Meetings registriert ist. Diese Person muss das Meeting eröffnen, sonst können die anderen Teilnehmer und auch der Bewerber nicht hinzukommen.

Warnung 
Welche Teilnehmer Gäste in die Besprechung einlassen können, hängt von den Einstellungen in eurer Microsoft Teams-Umgebung ab. Diese Einstellungen können im Teams Admin Center von euren Microsoft 365-Administratoren konfiguriert werden. Die Standardeinstellung erlaubt allen Teilnehmern das Einlassen von Gästen, dies kann jedoch bei eurem Unternehmen anders eingestellt sein. Bei Fragen wendet euch bitte an eure IT-Abteilung oder Microsoft 365-Administratoren.

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