Wie lege ich Aufgaben an? Für mehrere oder einzelne Onboardees

Damit Aufgaben im Onboarding von euch oder von den Onboardees erledigt werden können, müssen diese zuvor angelegt werden. Dies kann auf zwei Arten geschehen. Aufgaben für mehrere Onboardees oder für einen Onboardee. Ihr könnt über das Inhaltsverzeichnis zu dem für euch interessanten Punkt springen.

Aufgaben anlegen, die für mehrere Onboardees genutzt werden

Ein Aufgabenpaket gibt euch die Möglichkeit darin Aufgabenvorlagen zu sammeln, die über den Eintrittsgrund dann jedem beliebigen Onboarding zugewiesen werden können. Beispielsweise erstellen viele Kunden ein Basis-Aufgabenpaket mit Aufgabenvorlagen, die für jedes Onboarding relevant sind, wie Abfrage der Mitarbeiterstammdaten, Einarbeitungsplan erstellen, Mitarbeiter anlegen im Personalsystem etc.
Außerdem werden oft auch pro Arbeitsbereich weitere Aufgabenpakete erstellt. Zum Beispiel bei gewerblichen Mitarbeitern ein Aufgabenpaket mit Fragebögen zur persönlichen Schutzausrüstung und Gefahreninformationen im Arbeitsbereich und weiteren Aufgaben für diesen Bereich.

Benötigte Berechtigungen für alle Schritte: Aufgabenpakete anlegen

Schritt 1: Aufgabenpaket anlegen

Es benötigt zunächst ein Aufgabenpaket, in welchem die Aufgabenvorlagen, die zu dem Verwendungszweck des Paketes passen gesammelt werden können.
Beispielsweise: "Basispaket - Alle Einstellungen" oder "Azubis kaufmännisch" oder "Gewerbliche Onboardees"

Ist das Paket schon vorhanden und ihr möchtet diesem einfach Aufgaben hinzufügen, könnt ihr direkt mit "Schritt 2: Aufgabenvorlage anlegen" weiter machen. 

Gehe wie folgt vor:

1. Öffne die Seite Aufgabenpakete. 
2. Drücke auf den Button + Anlegen oder auf den Button   Anlegen mit KI. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
3. Befülle das Eingabeformular:
   • Anzeigename*
     Wird nur intern angezeigt. Wir empfehlen einen Namen, der eindeutig auf den Inhalt schließen lässt. Ergänzungen mit der Abteilung, dem Bereich oder auch dem jeweiligen Unternehmen können hilfreich sein.
   • Organisationseinheit*
     Das Aufgabenpaket kann nur in Onboardings dieser Organisationseinheit und allen darunterliegenden ausgewählt werden.
   • Vorausgwählt bei
     Hier lässt sich ein Eintrittsgrund auswählen. Wenn beim Anlegen eines neuen Onboarding-Vorgangs derselbe Eintrittsgrund ausgewählt wird, wird dieses Aufgabenpaket für den Onboarding-Vorgang automatisch hinzugefügt.
   • Kontext (nur verfügbar, wenn du zuvor den Button  Anlegen mit KI gedrückt hast)
     Trag hier alles ein, was für die Erstellung des Aufgabenpakets wichtig ist. 
     Du kannst hier beliebige Inhalte einfügen, die du zuvor kopiert hast. Beispielsweise aus Word-Dokumenten, PDFs, Excel-Dateien oder von KI-Tools erstellte Listen. Je ausführlicher die Infos sind, desto weniger müsst ihr nachher ergänzen oder nacharbeiten. 
4. Drücke auf den Button Anlegen, um die Änderungen zu speichern. Die Seite Aufgabenpaket wird angezeigt.
5. Mache weiter mit Schritt 2.

Schritt 2: Aufgabenvorlage anlegen (A)
und/oder 
Aufgabenvorlagen prüfen, wenn sie von KI angelegt wurden (B)

Aufgabenvorlagen sind die konkreten Aufgaben, die es zu erledigen gibt. Sowohl für euch intern, als auch für die Onboardees.
In einem Basispaket - Alle Einstellungen könnten beispielsweise die folgenden Aufgaben gesammelt sein: 

Abfrage der Mitarbeiterstammdaten, Einarbeitungsplan erstellen, Mitarbeiter anlegen im Personalsystem etc.

2A) Aufgabenvorlage anlegen 

Gehe wie folgt vor:

1. Drücke im geöffneten Aufgabenpaket auf die Registerkarte Aufgabenvorlagen. Die geöffnete Registerkarte wird angezeigt.
2. Drücke auf + Aufgabenvorlage anlegen, um eine neue Aufgabenvorlage anzulegen. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
3. Befülle das Eingabeformular.
   Hinweise zu den Elementen des Eingabeformulars finden sich im Hauptartikel zu den Aufgabenvorlagen. 
   • Eigenschaften
     • Titel*
     • Beschreibung
     • Fälligkeit*
     • Zuständigkeit*
     • Benachrichtigen wenn erledigt
     • Automatisiert erledigen
   • Weitere Funktionen
     • Übertragbare Aufgabe
       • Aufgabenempfänger
       • Anhänge freigeben 
       • Automatisiert übertragen
     • Mitarbeiterportal
       • Portalartikel
       • Portalaufgabe
         
     • Nachricht an Onboardee senden
       • Korrespondenzvorlage
     • Anhang hochladen
       • Beschreibung
4. Drücke auf Anlegen, um die Aufgabenvorlage in dem Paket zu speichern. '
   oder 
   Drücke auf Anlegen und Weiteres anlegen, um direkt die nächste Aufgabenvorlage anzulegen.
5. Lege bei Bedarf weitere Aufgabenvorlagen an, bis das Paket alle nötigen Aufgaben enthält. 

2B) Aufgabenvorlagen prüfen, wenn sie von KI angelegt wurden 

Habt ihr ein Aufgabenpaket mit Hilfe von KI angelegt, erscheinen in der Registerkarte Aufgabenvorlagen entsprechende Aufgabenvorlagen. Prüft diese, um das Aufgabenpaket zu finalisieren. 

Gehe wie folgt vor:

1. Drücke im geöffneten Aufgabenpaket auf die Registerkarte Aufgabenvorlagen. Die geöffnete Registerkarte wird angezeigt.
2. Drücke auf das Stift-Symbol, um das Eingabeformular für eine Aufgabenvorlage zu erreichen.  
3. Prüfe die Inhalte und befülle das Eingabeformular so wie du es brauchst.
   Hinweise zu den Elementen des Eingabeformulars finden sich im Hauptartikel zu den Aufgabenvorlagen. 
4. Drücke auf den Button Aktualisieren, um die Änderungen zu übernehmen. 
5. Erstelle wenn nötig neue Aufgabenvorlagen. Siehe 2A.

Wichtiger Hinweis für  1.+2.
Dieses Aufgabenpaket mit den entsprechenden Aufgabenvorlagen kann nun bei der Anlage eines Onboardings hinzugefügt werden. Je nachdem ob ihr das Paket an einen Einstellungsgrund gekoppelt habt, bei dem Einstellungsgrund oder auch manuell bei der Anlage des Onboardees über das Feld Aufgabenpakete.
Lies hier mehr: Aufgabenpaket anwenden

Eine spezielle Aufgabe bei einen bestimmten Onboardee anlegen

Wie zum Beispiel die Glückwunschkarte zur bestandenen IHK Prüfung zum Technischen Betriebswirt.

Benötigte Rechte: Aufgaben anlegen

Gehe wie folgt vor:

1. Öffne die Seite Onboardings. Die Seite Übersicht wird angezeigt.
2. Drücke auf den Namen des Onboardees, welcher die Aufgabe erhalten soll. Die Seite Onboarding mit aktivierter Registerkarte Aufgaben wird angezeigt.
3. Drücke auf + Aufgabe anlegen. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
4. Befülle das Eingabeformular.
   Hinweise zu den Elementen des Eingabeformulars finden sich im Hauptartikel zu den Aufgabenvorlagen. 
   • Eigenschaften
     • Titel*
     • Beschreibung
     • Fälligkeit*
     • Zuständigkeit*
     • Benachrichtigen wenn erledigt
     • Automatisiert erledigen
   • Weitere Funktionen
     • Übertragbare Aufgabe
       • Aufgabenempfänger
       • Anhänge freigeben
       • Automatisiert übertragen
     • Mitarbeiterportal
       • Portalartikel
       • Portalaufgabe
         
     • Nachricht an Onboardee senden
       • Korrespondenzvorlage
     • Anhang hochladen
       • Beschreibung
5. Drücke auf Anlegen, um die Aufgabe, für diesen einen Onboardee zu speichern.