Mit der Funktion Anlegen mit KI könnt ihr ein Aufgabenpaket samt passender Aufgabenvorlagen automatisiert erstellen lassen. Die KI benötigt dafür Informationen darüber, welche Aufgaben enthalten sein sollen – diese tragt ihr im Feld Kontext ein. Dieser Artikel beschreibt, wie ihr euch am besten vorbereitet und wie ihr vorgeht.
Benötigte Berechtigungen: Aufgabenpakete anlegen
Schritt 1: Vorbereitung mit der Excel-Vorlage
Wir empfehlen euch, zur Vorbereitung die von uns bereitgestellte Excel-Vorlage zu nutzen, die ihr im Kick-off-Termin zum Onboarding erhaltet. Sie bildet im Idealfall die Grundlage für die KI, um daraus das Aufgabenpaket zu erstellen.
In der Vorlage könnt/müsst ihr pro Aufgabe folgende Angaben hinterlegen:
- Titel: ein aussagekräftiger Titel ohne personenbezogene Daten, z. B. „Arbeitsplatz vorbereiten“
- Beschreibung: eine klare Erläuterung, was zu tun ist, z. B. „Richte den Arbeitsplatz mit Computer, Monitor und Telefon ein“
- Fälligkeitstage: Anzahl Tage vor (mit Minuszeichen) oder nach (ohne Zeichen) dem Meilenstein, z. B. „-2“ oder „30“
- Meilenstein: der Bezugspunkt für die Fälligkeit, z. B. Start Onboarding-Prozess (START), Arbeitsvertrag (CONTRACT), Erster Arbeitstag (EMPLOYMENT) oder Ende Onboarding-Prozess (END)
- Zuständigkeit: die verantwortliche Rolle, z. B. Führungskraft, Personalsachbearbeitung, Buddy oder Supervisor
Für eine reibungslose Verarbeitung durch die KI helfen zudem folgende Hinweise bei der Datenvorbereitung:
- Keine Leerzeilen zwischen den Aufgaben in der Excel und im später eingefügten Inhalt
- Eine chronologische Sortierung (früheste → späteste Aufgabe) ist hilfreich
- Duplikate vermeiden – identische Aufgaben nur einmal eintragen
- Sprache konsistent halten – alle Titel und Beschreibungen in derselben Sprache
- Excel-Datei bitte als CSV oder XLSX abspeichern
Schritt 2: Aufgabenpaket mit KI anlegen
Gehe wie folgt vor:
- Öffne die Seite Aufgabenpakete.
- Drücke auf den Button Anlegen mit KI. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
- Befülle das Eingabeformular:
- Anzeigename*: Wird nur intern angezeigt. Wir empfehlen einen Namen, der eindeutig auf den Inhalt schließen lässt.
- Organisationseinheit*: Das Aufgabenpaket kann nur in Onboardings dieser Organisationseinheit und allen darunterliegenden ausgewählt werden.
- Vorausgewählt bei: Hier lässt sich ein Eintrittsgrund auswählen, bei dem das Paket automatisch hinzugefügt wird.
- Kontext*: Fügt hier die Inhalte aus eurer ausgefüllten Excel-Vorlage ein – entweder per Copy & Paste oder als Screenshot der ausgefüllten Tabelle.
- Drücke auf den Button Anlegen, um die Eingabe zu speichern. Die Seite Aufgabenpaket wird angezeigt.
Schritt 3: Von der KI erstellte Aufgabenvorlagen prüfen
Die KI erstellt auf Basis eures Kontexts automatisch Aufgabenvorlagen im Paket. Prüft und ergänzt diese abschließend wie gewohnt – Details dazu findet ihr im Artikel Wie lege ich Aufgaben an? Für mehrere oder einzelne Onboardees im Abschnitt „Aufgabenvorlagen prüfen, wenn sie von KI angelegt wurden“.
Weitere Artikel zu diesem Thema
- Wie lege ich Aufgaben an? Für mehrere oder einzelne Onboardees
- Was sind Aufgabenpakete?
- Was sind Aufgabenvorlagen?