Wie übertrage ich eine Aufgabe an andere Personen?

Aufgaben können an Personen ohne d.vinci-Zugang übertragen werden, damit diese die Aufgabe erfüllen.
Die Personen bekommen eine E-Mail mit der Aufgabe und werden spätestens 2 Tage vorher oder am Tag der Fälligkeit nochmal daran erinnert, wenn sie die Aufgabe bis dahin noch nicht erledigt haben. 

Beispiele

• Der Aufgabenempfänger ist eine interne Person ohne Benutzerzugang bzw. ein Benutzer ohne Zuständigkeit: Du möchtest einen Mitarbeiter aus der Marketing-Abteilung beauftragen, Werbematerial an den Onboardee zu versenden.
• Aufgabenempfänger ist eine externe Person: Du möchtest den Floristen deines Vertrauens beauftragen, einen Blumenstrauß pünktlich zum ersten Arbeitstag des Onboardees zu liefern.

Aufgabe manuell übertragen

Einzelne Aufgaben können manuell an Personen übertragen werden.

Gehe wie folgt vor:

1. Öffne die Seite Onboardings. Die Seite Übersicht wird angezeigt.
2. Drücke auf den Namen eines Onboardees. Die Seite Onboarding mit geöffneter Registerkarte Aufgaben wird angezeigt.
3. Aktiviere oder deaktiviere bei Bedarf Filter , um die gesuchte Aufgabe zu finden.
4. Drücke auf das Umschlag-Symbol . Das Eingabeformular Aufgabe wird angezeigt.
5. Befülle das Eingabeformular:
   • Aufgabenempfänger
     Gib die E-Mail-Adresse des Aufgabenempfängers an.
   • Hinweis für Aufgabenempfänger
     Der hier eingetragene Text wird per E-Mail an den Aufgabenempfänger verschickt.
   • Benachrichtigen wenn erledigt
     Hier können eine oder mehrere zuständige Benutzer gewählt werden, die per E-Mail informiert werden, sobald der Aufgabenempfänger die übertragene Aufgabe als erledigt gekennzeichnet hat.
   • Wähle bei Bedarf Anhänge, die für die Aufgabe zuvor freigegeben wurden. Mehr dazu: Dokumente anlegen, aktualisieren, in Aufgaben hinterlegen
6. Drücke auf den Button Aufgabe übertragen, um die Eingabe zu speichern. Die Seite Onboarding wird angezeigt.

Hinweis
Aufgaben können an mehrere Personen übertragen werden, indem der Vorgang mit unterschiedlichen Aufgabenempfängern wiederholt wird. Wenn die Aufgabe von einem Aufgabenempfänger als erledigt gekennzeichnet wird, wird die Aufgabe für alle Aufgabenempfänger geschlossen.

Aufgabe automatisiert übertragen

Es ist möglich Aufgaben so zu konfigurieren, dass die Aufgaben automatisch übertragen werden, sobald die Aufgabe den Aufgabenstatus Bald fällig erhält. Mehr zu den Aufgabenstatus hier: Aufgaben

Gehe wie folgt vor:

1. Aufgabe anlegen.
2. Aktiviere die Option Übertragbare Aufgabe.
3. Trage bei Aufgabenempfänger die entsprechende E-mail-Adresse ein.
4. Wähle bei Automatisiert übertragen die Option Ja.
5. Drücke auf den Button Anlegen, um die Einstellungen zu speichern.