Jeder Onboarding-Vorgang hat ausgewählte Benutzer, die zuständig sind für die Erledigung anfallender Aufgaben. Die sogenannte Zuständigkeit. Zuständige Benutzer sollen sicherstellen, dass die gewünschten Zustände zum Ende jeder Onboarding-Phase rechtzeitig und vollständig erreicht werden. Dabei spielt keine Rolle, ob die zuständigen Benutzer ihre Aufgaben selbst erledigen, oder diese an Dritte übertragen.
Konfiguration
Im Menü auf der Seite Zuständigkeiten könnt ihr über + Anlegen eine neue Zuständigkeit anlegen.
Siehe Zuständigkeiten anlegen
Verhalten im System
-
Zweck
Ihr könnt beliebig viele Zuständigkeiten anlegen und nach eigenem Bedarf benennen, um alle beteiligten Personen in den Onboarding-Prozess einbinden zu können. Die Zuständigkeiten werden in den Eingabeformularen zum Anlegen und Bearbeiten der Onboardings angezeigt und können dort an berechtigte Benutzer vergeben werden. So legt ihr für jeden Onboarding-Vorgang genau fest, welcher Benutzer mit welcher Zuständigkeit beteiligt wird. -
Berechtigung
Die Berechtigung Zuständigkeiten anzulegen, zu bearbeiten und zu löschen ist in der Auslieferung in der Rolle Onboarding - Administrator (Standard) enthalten. Sie kann aber auch jeder anderen Rolle hinzugefügt werden. -
Benennung
Jeder Onboarding-Vorgang benötigt einen Betreuer und eine Führungskraft, die für administrative/HR-Aufgaben und fachliche Aufgaben zuständig sind. Daher gibt es zwei Zuständigkeiten mit eben diesen Namen, die vom System vorgegeben sind und nicht gelöscht werden können. Ihr könnt diese jedoch umbenennen. -
Zuständigkeiten bei Auslieferung des Systems
-
Betreuer
Jeder Onboarding-Vorgang hat mindestens einen Betreuer des Onboardees. Der Betreuer ist üblicherweise ein Mitarbeiter der Personalabteilung. Im Allgemeinen ist der Betreuer zuständig für den Gesamtablauf und die Qualität des Onboarding-Prozesses. Im Vergleich zu anderen Zuständigkeiten hat der Betreuer daher eine übergeordnete Position.Im Einzelnen ist der Betreuer zuständig für die Erledigung nichtfachlicher Aufgaben. Er stellt sicher, dass im Laufe des Onboarding-Prozesses die folgenden Zustände erreicht werden:- Der Onboardee wurde über den ganzen Onboarding-Prozess mit notwendigen und zusätzlichen Informationen versorgt.
- Der Onboardee hat alle notwendigen Dokumente erhalten und unterschrieben.
- Der Onboardee hat alle sicherheitsrelevanten Schulungen erhalten.
- Der Onboardee verfügt über alle notwendigen Mittel wie Zugangsschlüssel, Fahrkarten etc.
-
Führungskraft
Jedem Onboarding-Prozess wird eine Führungskraft zugewiesen. Die Führungskraft ist häufig der direkte Vorgesetzte des Onboardees und ist zuständig für fachliche und fachbezogene Aufgaben. Die Führungskraft sorgt dafür, dass im Laufe des Onboarding-Prozesses die folgenden Zustände erreicht werden:- Der Arbeitsplatz des Onboardees ist vorbereitet.
- Dem Onboardee stehen am ersten Arbeitstag alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung.
- Der Onboardee hat alle fachlich relevanten Schulungen erhalten.
- Der Onboardee kennt seine Arbeitspläne und seine Arbeitsaufgaben.
- Der Onboardee kennt die Gepflogenheiten des Unternehmens und seiner Arbeitsumgebung.
- Der Onboardee kennt seine Mitarbeitende und ist sozial integriert.
-
Weiterer Betreuer
Neben dem Betreuer kann jedem Onboarding-Vorgang ein weiterer Betreuer zugewiesen werden. Wie der Betreuer ist auch der weitere Betreuer zuständig für den Gesamtablauf und die Qualität des Onboarding-Prozesses. -
Weitere Führungskraft
Neben der Führungskraft kann jedem Onboarding-Prozess eine weitere Führungskraft zugewiesen werden. Wie die Führungskraft ist auch die weitere Führungskraft zuständig für fachliche und fachbezogene Aufgaben. -
Buddy
Neben dem Betreuer und Führungskraft, die für administrative und fachliche Aufgaben zuständig sind, ist der Buddy die dritte Art Bezugsperson für denOnboardee. Der Buddy (engl., "Freund", "Kumpel") ist eine Person, die den Onboardee auf zwischenmenschlicher Ebene im Unternehmen empfängt und ihm den sozialen und kulturellen Einstieg erleichtert.Jeder Onboarding-Prozess kann genau einen Buddy haben. Der Buddy kann ein beliebiger anderer Mitarbeitende sein. Idealerweise hat der Buddy folgende Eigenschaften:
- Sozial aufgeschlossen und gesprächsfreudig, um ein Gefühl von persönlicher Nähe und Willkommensein zu vermitteln.
- Vertraut mit der Unternehmenskultur und dem Arbeitsplatzklima.
- Sozial vernetzt und wegbereitend für die Knüpfung weitere sozialer Kontakte.
- Vertraut mit den Möglichkeiten auf dem Unternehmensgelände und Umgebung.
Der Buddy stellt sicher, dass am ersten Arbeitstag und der folgenden Onboarding-Phase die folgenden Zustände erreicht werden:- Der Onboardee wurde auf dem Unternehmensgelände herumgeführt.
- Der Onboardee hat alle notwendigen Dokumente erhalten und unterschrieben.
- Der Onboardee hat alle sicherheitsrelevanten Schulungen erhalten.
- Der Onboardee verfügt über alle notwendigen Mittel wie Zugangsschlüssel, Fahrkarten etc.
-
Betreuer
-
Berechtigung
Nach Anlage der Zuständigkeit ergibt sich durch die Berechtigungen auf der rechten Seite die Möglichkeit festzulegen, welche Rolle welche Berechtigungen im Onboarding hat. Die Berechtigungen müssenden von euch selbst angelegten Rollen hinzugefügt werden. Entsprechend kopieren viele Kunden unsere Systemrollen fürs Onboarding (Onboarding - Administrator (Standard), Onboarding - Betreuer (Standard), Onboarding - Führungskraft (Standard)) und fügen gewünschte Berechtigungen dort ein.
Zu vergebene Berechtigungen- Auswählbar als [Zuständigkeit]
-
Onboardings | sehen als [Zuständigkeit]
Die Berechtigung allgemein Onboardings zu sehen, ist schon in der Rolle Onboarding - Betreuer (Standard) enthalten -
Onboardings | sehen/ bearbeiten als [Zuständigkeit]
Die Berechtigung allgemein Onboardings zu sehen und zu bearbeiten, ist schon in der Rolle Onboarding - Betreuer (Standard) enthalten -
Onboardings | sehen/ bearbeiten/ löschen als [Zuständigkeit]
Die Berechtigung allgemein Onboardings zu sehen, zu bearbeiten und sie zu löschen, ist schon in der Rolle Onboarding - Betreuer (Standard) enthalten - Onboardings | beenden als [Zuständigkeit]
- Einladungen | aussprechen/ zurücknehmen + Portalzugang | zurücksetzen als [Zuständigkeit]
-
Gruppierung
Alle Zuständigkeiten sind einer Gruppierung zugeordnet. Die Gruppierung hat Auswirkungen insbesondere auf Sichtberechtigungen. So könnt ihr für ausgewählte Onboarding-Vorgänge bestimmen, welche Gruppe auf was für Informationen zugreifen kann und so zum Beispiel finanzielle oder persönliche Daten des Onboardees schützen.-
Betreuer
Sind meist Personen aus dem Personalbereich, welche den Onboardingprozess überwachen. -
Führungskraft
Sind meist Personen aus der Fachabteilung/dem Fachbereich in welchen die Onboardees eingearbeitet werden und sich entsprechend um die fachliche Einarbeitung kümmern. -
Buddy
Für die soziale Integration des Onboardees können ihm Buddies zur Seite gestellt werden. -
Unterstützer
Alle weiteren Zuständigkeiten, die ihr anlegt und die in keine der drei Hauptgruppen gehören, könnt ihr der Gruppe Unterstützers zuordnen.
-
Betreuer
-
Umbenennung und Löschung
Ihr könnt alle Zuständigkeiten umbenennen. Die beiden Systemzuständigkeiten mit der Gruppierung Betreuer und Führungskraft können nicht gelöscht werden. -
Filterung
In der Onboarding-Übersicht kann nach den Zuständigkeiten gefiltert werden und einzelne Benutzer ausgewählt werden, deren Onboardings nach Anwendung des Filters in der Liste angezeigt werden.
So nutzen dies unsere Kunden
Jeder unserer Kunden gestaltet die Zuständigkeiten und zugehörige Berechtigungen selbst. Eindeutige Definitionen der Zuständigkeiten sind deshalb nicht möglich, da sie sehr variabel sind. In manchen Unternehmen liegen mehr Zuständigkeiten beim Betreuer, in anderen bei der Führungskraft, und in wieder anderen werden die Funktionen als Betreuer und Führungskraft von derselben Person übernommen.