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Was ist das Onboarding?

Aktualisiert

Das Onboarding ist sozusagen eure Mitarbeiterakte. Hier finden sich die Aufgaben pro Onboarding, die Informationen zur Person des Onboardees, die Anhänge welche fürs Onboarding wichtig sind, eine Übersicht über die Infos im Mitarbeiterportal und die Historie des Onboardings. 

Konfiguration

Auf der Seite Onboardings kann über + Onboarding anlegen ein neues Onboarding angelegt werden.
Siehe Onboarding anlegen

Außerdem können Bewerbungen aus dem Bewerbermanagement an das Onboarding übergeben werden oder vom Bewerbermanagement aus gestartet werden.
Siehe Bewerbung an Onboarding übergeben oder Onboarding starten

Verhalten im System

  • Nutzen
    Das Onboarding ist euer zentraler Punkt zur Daten- und Aufgabenverwaltung des Onboardees.
  • Zusammenhang mit dem Mitarbeiterportal
    Einige der Daten aus dem Onboarding werden ins Mitarbeiterportal übernommen und den Onboardees so angezeigt.
    Siehe: Mitarbeiterportal: Einstellungen im Onboarding
    Es kann außerdem nötig sein Korrespondenzvorlagen anzupassen, damit die Onboardees immer richtig angesprochen werden. Siehe Mitarbeiterportal: System-Korrespondenzvorlagen anpassen
  • Umbenennung
    Änderungen an den Personendaten sind jederzeit möglich. Diese werden sofort für alle sichtbar und aktualisieren sich auch im Mitarbeiterportal. Die Onboardees werden so jederzeit richtig adressiert.

  • Buttons im Onboarding

    •  Nachricht senden
      Ihr könnt Nachrichten an Onboardees versenden. Siehe Nachricht senden oder beantworten.
    •  Kommentieren
      Onboardings können mit Kommentaren versehen werden. Siehe Kommentare.
    •  Zahnrad
      Hier sind weitere Optionen aufrufbar.
      • Onboarding beenden
        Onboardings können jederzeit manuell beendet werden.
        Sie können jedoch auch automatisch beendet werden, wenn sie eine bestimmte Zeit, nachdem sie im Zeitplan das Ende des Onboardings erreicht haben. Sie werden dann bei Neuaufruf der Seite Onboardings in der Liste nicht mehr angezeigt, da der Standard-Filter  die aktiven Onboardings anzeigt.
        Ihr könnt minimal 1 und maximal 180 Kalendertage einstellen.
        Onboardings können jederzeit beendet werden, auch wenn Aufgaben noch offen sind.
        Pausierte Onboardings werden nicht automatisch beendet. Onboardees wird mit dem Beenden der Zugriff zum Mitarbeiterportal entzogen.
        Die folgend genannten Beendigungsgründe sind im System hinterlegt. Weitere Gründe können nicht angelegt werden. Es sind immer erläuternde Kommentare möglich. 
        • Erfolgreich beendet
        • Vorzeitig erfolgreich beendet
        • Vertragsangebot nicht angenommen
        • Rücktritt vom Vertrag
        • Vertrag beendet durch Arbeitnehmer in der Probezeit
        • Vertrag beendet durch Arbeitgeber in der Probezeit
        • Vertrag beendet durch Arbeitnehmer
        • Vertrag beendet durch Arbeitgeber
        • Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses
        • Langzeiterkrankungen
        • Mutterschutz/Elternzeit
        • Interner Stellenwechsel
        • Sonstiges
      •  Onboarding pausieren
        Onboardings können manuell pausiert werden, wenn zum Beispiel Onboardees für eine Weile auf Grund von Krankheit ausfallen oder aus anderen Gründen. Ein erläuternder Kommentar ist möglich.
        Sollten unfertige Aufgaben für das Onboarding vorhanden sein, erscheint ein entsprechender Hinweis.
        Onboardees werden für die Zeit des Pausierens nicht an Aufgaben erinnert. 
      •  Onboarding anlegen
        Für eine Person kann es mehrere Onboardings geben. Beispielsweise wenn zunächst ein Praktikumsvertrag geschlossen wurde und danach eine Einstellung in eine unbefristete Tätigkeit stattfindet. Das Onboarding fürs Praktikum ist ggf. noch nicht beendet, das für die andere Position beginnt jedoch schon.
        Sollten weitere Onboardings existieren, werden diese in der Registerkarte Daten als Weitere Onboardings mit einem klickbarenLink angezeigt.
      •  Löschen
        Onboardings können jederzeit manuell gelöscht werden. Dadurch verfälscht ihr allerdings gegegebenfalls euer Reporting. Es besteht zwar die Möglichkeit statistische Daten zu behalten - das ist jedoch erfahrungsgemäß in vielen Fällen nicht ausreichend.
        Wir empfehlen deshalb das Onboarding zu beenden oder zu pausieren. Die Buttons erreicht ihr über das Zahnrag-Symbol im Onboarding. In der Onboarding-Übersicht auf der Seite Onboardings werden diese Onboardings nicht mehr angezeigt, da zunächst immer eine Filterung nach aktiven Onboardings stattfindet.
        In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, Onboardings automatisch nach einer bestimmten Zeit zu löschen.
        Dies könnt ihr in den Grundeinstellungen festlegen. Siehe: Onboardings automatisch beenden und/oder löschen
        Die Zeit bis zur automatischen Löschung wird vom Zeitpunkt der Beendigung des Onboardings gerechnet.
        Ihr könnt minimal 14 und maximal 730 Kalendertage einstellen.
        Die Onboardings werden komplett und unwiderruflich aus eurem System gelöscht. Nur die statistischen Daten bleiben erhalten, damit ihr die Onboardings weiterhin auswerten könnt.
      • Felder ändern
        Auszufüllende Felder im Onboarding/bei der Anlage von Onboardings können nicht angepasst werden. Was Pflichtfeld ist, bleibt Pflichtfeld und auch Fleder ansich lassen sich nicht löschen oder ausblenden. 

  • Hinweise zur Konfiguration

    Dies ist eine Hilfe für den Fall, dass ihr ein Onboarding über den Button + Onboarding anlegen erstellt.
    Mit K markierte Daten können per Platzhalter in Korrespondenzvorlagen angezeigt werden.

    • Personendaten
      Im Mitarbeiterportal ist die Ansprache wie folgt:
      Frau/Mann/Divers/keine Anrede + Portaleinstellung Siezen: Guten Tag Vorname Nachname
      Frau/Mann/Divers/keine Anrede + Portaleinstellung Duzen: Hallo Vorname
      • AnredeK
      • TitelK
      • VornameK
      • NachnameK
      • Geburtsdatum K
    • Kontaktdaten
      • Land
      • AdresszeilenK
      • E-Mail-AdresseK
      • Geschäftliche E-Mail-AdresseK
      • TelefonK
      • Telefon alternativ
      • Skype-Name
      • Profil-Link
    • Onboarding
      • Organisationseinheit K
      • Unternehmen K
      • Sprache
        Die Sprache des Onboardings legt fest in welcher Sprache die Kommunikation mit den Onboardees erfolgt. Korrespondenzvorlagen und Portalartikel/Portalaufgaben werden in der jeweiligen Sprache angezeigt, sofern ihr diese in der Sprache im System gepflegt habt. Alle Anzeigen im Mitarbeiterportal werden von uns in jeder verfügbaren Sprache vorgehalten. 
      • Position K
      • Personalnummer K
        Die Personalnummer ist eure interne Nummer, die ihr Einstellungen/Mitarbeitern gebt.
      • Eintrittsgrund
      • Aufgabenpakete
    • Zeitplan
      • Start Onboarding-Prozess
      • Arbeitsvertrag
      • Erster ArbeitstagK
      • Ende Onboarding-Prozess K
    • Zuständigkeit
      • Betreuer, Führungskraft etc.K
      • Zuständigkeiten über Onboarding informieren

  • Inhalte der Registerkarten im Onboarding 

    Alle Informationen, die ihr bei der Anlage des Onboardings eingetragen habt, finden sich in den Registerkarten wieder. Diese sind teils für auch für die Darstellung im Mitarbeiterportal wichtig.
    Schaut bitte hier, um weitere Informationen zu den Inhalten und Auswirkungen der Daten in den Registerkarten zu erhalten: Mitarbeiterportal: Einstellungen im Onboarding

    • Aufgaben
      Hier findet ihr alle Aufgaben für das Onboarding dieser Person. Von hier aus könnt ihr sie auch erledigen oder bearbeiten, wenn ihr die Berechtigung dazu habt.
    • Daten
      Hier findet ihr Personen- und Kontaktdaten sowie Daten des Onboardings, den Zeitplan und die Zuständigkeiten.
    • Zusätzliche Informationen
      Hier finden sich all die Daten, die ihr über Formulare bei Onboardees erfragt habt.
    • Anhänge
      Hier findet ihr Anhänge des Onboardings. Diese können von euch hochgeladen worden sein oder durch die Upload-Möglichkeit im Mitarbeiterportal. Ihr erkennt Anhänge, die über das Mitarbeiterportal eingegangen sind, an dem Label/Badge auf dem   Mitarbeiterportal steht.
    • Mitarbeiterportal
      Hier findet ihr die Möglichkeit Zugriff zum Mitarbeiterportal zu erteilen oder zu entziehen.
      Der Button   Vorschau ermöglicht euch 1:1 zu sehen, wie das Mitarbeiterportal für diesen speziellen Onboardee aussieht. In der Vorschau können keine Änderungen vorgenommen werden. Zudem können keine Dateien hochgeladen oder bereits hochgeladene Dokumente eingesehen werden. Die Vorschau dient lediglich dem Überblick. 
      Benötigte Berechtigung:
      Vorschau des Mitarbeiterportals sehen
    • Historie
      Hier könnt ihr sehen, was in der Vergangenheit bei diesem Onboarding geschehen ist. Also beispielsweise Einträge wie: Kommentar wurde hinzugefügt, Einladung zum Portal wurde verschickt, Aufgabe "Mitarbeiter anlegen im Personalsystem" wurde erledigt.
  • Reporting/Analyse
    • Exportieren
      Eine Liste von Onboardings könnt ihr jederzeit exportieren. Hier finden sich Angaben zur Person, zum Onboarding, zu den Aufgaben der Zuständigkeiten und zur Aufgabenerfüllung in den Phasen. Siehe Excel-Export von Onboardings
    • oData Reporting-Schnittstelle
      Über die OData Reporting-Schnittstelle können Daten aus dem Onboarding an externe Systeme übergeben werden und dadurch für größere Auswertungen genutzt werden.
    • Feedback zum Onboarding
      Onboardees können über das Mitarbeiterportal Feedback zum Onboarding geben. Dieses findet sich im Menüpunkt Portaleinstellungen in der Registerkarte Analyse.

So nutzen dies unsere Kunden

Neben der Seite Onboardings, welche eine Übersicht über alle Onboardings und aktuelle Aufgaben zeigt, ist das Onboarding selbst für euch Dreh- und Angelpunkt des gesamten Onboarding-Prozesses. Entsprechend oft werden die einzelnen Onboardings aufgerufen, Daten überprüft, neue hinzugefügt und Zugänge zum Mitarbeiterportal erteilt oder entzogen. 

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