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Was ist das Mitarbeiterportal?

Aktualisiert

Das Mitarbeiterportal ist eine Willkommens- und Informationsseite für Onboardees.
In der Preboarding-Phase bis zum ersten Arbeitstag sollen Onboardees idealerweise bereits einen persönlichen Bezug zu euch als neuen Arbeitgeber, den zukünftigen Teamkollegen, sowie dem zukünftigen Arbeitsplatz aufbauen.
Dazu versorgt ihr den Onboardee über das Mitarbeiterportal kontinuierlich mit Informationen, die einen tiefen Einblick in die fachliche, soziale und kulturelle Seite eures Unternehmens erlauben. Am ersten Arbeitstag fühlen sich der Onboardees herzlich willkommen und im Idealfall so, als hätten sie schon immer dazu gehört.

Inhaltsverzeichnis

Vorteile des Mitarbeiterportals

Eure Onboardees sind schneller produktiv
Onboardees werden top informiert und haben eine gute Übersicht über ihre Aufgaben im Onboardingprozess. Damit sind sie früher startklar, haben den Kopf frei für die Arbeit und werden schneller produktiv.

Eure bestehenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden früher entlastet
Das neue Mitarbeiterportal holt eure Onboardees frühzeitig ab und vermittelt Wertschätzung und Zugehörigkeit. Frühere Integration heißt auch frühere Produktivität und damit auch eine schnelle Entlastung der Kollegen und Kolleginnen.

Ihr schafft Potential für mehr Mitarbeiterempfehlungen
Das neue Mitarbeiterportal ist ein tolles Aushängeschild. Eure Onboardees werden es lieben und euch weiterempfehlen - Stichwort Employer Branding.

Ihr habt einen echten Wettbewerbsvorteil
Wie häufig habt ihr die Frage nach der Einarbeitung/dem Onboarding in Bewerbungsgesprächen gehört? Ihr könnt ein tolles Onboardingportal präsentieren, was euch für diese Frage automatisch auf die Pole-Position setzt.

Werte, die das Mitarbeiterportal vermittelt

Wertschätzung
Ein individuelles Portal für jeden Onboardee mit persönlicher Ansprache, transparenten Inhalten und klaren Ansprechpersonen vermittelt Wertschätzung von Tag 1 an - schön, dass du da bist!

Sicherheit
Für die Onboardees beginnt ein neues Kapitel mit vielen Fragenzeichen im Kopf. Eine übersichtliche Aufgabenliste mit Fortschrittsanzeige und einem spielerischen Countdown, der alle Infos für den ersten Arbeitstag bereithält, geben den Onboardees Sicherheit. Unsicherheit wird durch Vorfreude ersetzt.

Integration
Was zeichnet euch aus? An wen kann ich mich wenden? Mit modernen Artikeln über z. B. Werte und Gepflogenheiten und transparenten Kontaktwegen holt ihr eure Onboardees ab und vermittelt ein Zugehörigkeitsgefühl.

Spaß und Leichtigkeit
Das Mitarbeiterportal ist modern gestaltet und bereitet den Onboardees Spaß durch Animationen, leichter Bedienung und kleinen Spielereien. Es aktiviert sie, ihr Onboarding aktiv mitzugestalten und voranzubringen.

Neugierig geworden? Ein Blick ins Mitarbeiterportal

Ab Minute 6:43 geht es um das Mitarbeiterportal.



Konfiguration

Auf der Seite Portaleinstellungen kann über + Anlegen ein neues Mitarbeiterportal angelegt werden. Hier werden Farben und Co. gesteuert. Siehe Mitarbeiterportal anlegen / Portaleinstellungen konfigurieren
Inhalte werden über Portalartikel oder Portalaufgaben gesteuert. Siehe Portalartikel anlegen oder Portalaufgabe anlegen
Zudem gehen auch Angaben aus dem Onboarding ins Mitarbeiterportal ein. Siehe Mitarbeiterportal: Einstellungen im Onboarding

Verhalten im System

  • Daraus setzt sich das Mitarbeiterportal zusammen 
    Das externe Darstellung des Mitarbeiterportal wird aus verschiedenen Elementen gebildet. Die Portaleinstellungen geben den Rahmen vor mit beispielsweise Farben, Logo, Ansprache und Willkommensartikel. Die Inhalte ergeben sich aus den Angaben im Onboarding, Portalartikeln und Portalaufgaben. Zudem können Aufgaben Korrespondenzen auslösen.
  • Individueller Zugang
    Jeder Onboardee erhält einen eigenen Zugang zum Mitarbeiterportal. Durch Portalartikel und Portalaufgaben können individuelle Inhalte für dieses eine Onboarding angezeigt werden.
  • Feedback der Onboardees
    Onboardees können euch direkt aus dem Mitarbeiterportal Feedback zum Onboarding geben. Sie bekommen in ihrem Profil oder im Bereich Entdecken über dem Willkommensartikel die Frage "Wie gefällt dir dein Onboarding?" gestellt. Die Bewertung ist mit Daumen hoch und Daumen runter, sowie einem Kommentar möglich.
    Ihr könnt das Feedback einsehen, sobald drei Feedbacks abgegeben wurden. Dieses findet sich in der Registerkarte Analyse auf der Seite Portaleinstellungen.
    Theoretisch können die Onboardees mehrfach über diese Option ein Feedback abgeben.
  • Sicherheit
    Das Mitarbeiterportal ist zugangsgeschützt durch Benutzername und Passwort.
  • App für die Onboardees
    Onboardees können das Mitarbeiterportal als App auf ihrem Handy installieren. Damit ist es immer nur einen Fingerdruck entfernt.
  • Ansprache
    Ob Onboardees geduzt oder gesiezt werden, könnt ihr in den Portaleinstellungen festlegen.
  • Sprache im Mitarbeiterportal
    Die Sprache des Mitarbeiterportals richtet sich nach der Sprache des Onboardings. Um die Sprache des Mitarbeiterportals zu ändern, ändert im Onboarding in der Registerkarte Daten die Sprache.
    Wichtig
    • Beim Nachrichtenversand stehen bei der Auswahl von Korrespondenzvorlagen solche in der Sprache des Onboardings an erster Stelle. Wenn keine Korrespondenzvorlage für die Sprache vorhanden ist, könnt ihr trotzdem Korrespondenzvorlagen anderer Sprachen auswählen.
    • Portalartikel und Portalaufgaben ohne Übersetzung für die ausgewählte Sprache werden im Mitarbeiterportal nicht angezeigt.
  • Angaben zum ersten Arbeitstag
    Sollte der vertraglich festgelegte erste Arbeitstag zum Beispiel auf einen Feiertag fallen, könnt ihr den Onboardees im Mitarbeiterportal ein anderes Datum als ersten Tag anzeigen.
    Geht dazu in das Onboarding, ruft die Registerkarte Mitarbeiterportal auf und bearbeitet den Abschnitt Erster Arbeitstag. Hier lassen sich beispielsweise Datum, Uhrzeit, Ort und ein Hinweis hinterlegen.
  • Dateiupload
    Sofern dies in den Portaleinstellungen aktiviert wurde, können Onboardees Dokumente und Bilder in zulässigen Formaten über das Mitarbeiterportal direkt in ihr Onboarding hochladen. Dies können sie im Bereich Aufgaben und Dokumente. Es können Dateien mit einer Größe von maximal 10 MB hochgeladen werden.
  • Aufgabenvorlage Einladen zum Mitarbeiterportal
    In den Aufgabenpaketen könnt ihr über den Button + Aufgabenvorlage: Einladen zum Mitarbeiterportal eine entsprechende Aufgabe erstellen, bei der automatisch eine E-Mail in den Onboardee verschickt wird.
  • Ansicht des Mitarbeiterportals aus Sicht des Onboardees
    Ihr könnt euch über den Button  Vorschau in der Registerkarte Mitarbeiterportal im Onboarding anzeigen lassen, wie das Mitarbeiterportal für diesen Onboardee aussieht. Mehr dazu im Hauptartikel Onboarding.
  • Für die Onboardees sichtbare Inhalte des Mitarbeiterportals
    Die Menüpunkte wie Entdecken, Aufgaben, Dokumente etc. werden transparent in der Farbe hinterlegt, die in den Portaleinstellungen als Steuerelementefarbe angegeben wurde.
    • Bereich Entdecken
      • Angaben zum ersten Arbeitstag
        Countdown bis zum ersten Arbeitstag, Datum des ersten Arbeitstags, Startuhrzeit, Arbeitsort und Hinweise
      • Neuigkeiten
        Portalartikel inkl. Willkommensartikel
        Der Willkommensartikel wird im Mitarbeiterportal ausgewählt und im Mitarbeiterportal beim ersten Aufruf vollflächig angezeigt. Wir empfehlen euchihn zu nutzen, um euren Onboardees zu erzählen was sie im Portal erwartet und einen guten grundstein für eine starke Bindung zu schaffen.
        Wird der Willkommensartikel als permanent sichtbar eingestellt, erscheint dieser in den Artikeln weiter unten, ansonsten bleibt er der erste Artikel.
        Es muss kein Willkommensartikel gewählt werden.
        Unter den Artikeln steht immer das Veröffentlichungsdatum. Neue Artikel erscheinen über den vorherigen Artikeln.
      • Trenner
        Onboardees können leicht erkennen, welche Artikel seit ihrem letzten Besuch im Mitarbeiterportal dazu gekommen sind. Ein Trenner mit dem Text Du bist auf dem neuesten Stand - Du hast alle neuen Beiträge seit deinem letzten Login gelesen. wird vor den Artikeln angezeigt, die bereits beim letzten Login veröffentlicht waren.
    • Bereich Aufgaben
      • Der Menüpunkt Aufgaben
        Dieser zeigt den Onboardees wie weit sie bei der Aufgabenerfüllung sind.
      • Fortschrittscounter für noch zu erledigende Aufgaben
        Dieser zeigt genau wie der Menüpunkt den Fortschritt der Aufgaben, nur etwas detaillierter.
      • Vervollständige deine Daten / Vervollständigen Sie Ihre Daten
        Portalaufgaben / Formulare + Formularfelder
        Nach Erledigung einer Aufgabe erhalten die Onboardees ein positives Feedback, welches den Fortschrittscounter verändert und sie animiert alle Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
      • Postkasten Personalabteilung
        Hier können Dokumente hochgeladen werden, wenn diese Option in den Portaleinstellungen aktiviert wurde.
    • Abschnitt Dokumente
      • Liste der Dokumente
        Hier werden die Dokumente aufgelistet, die bereits gesendet wurden. Onboardees können sie ansehen/herunterladen, indem sie auf den Button drücken. 
      • Postkasten Personalabteilung
        Hier können Dokumente hochgeladen werden, wenn diese Option in den Portaleinstellungen aktiviert wurde.
    • Kontakt
      Hier ist die Kontaktperson bei Fragen zum Onboarding aufgeführt. Diese wird im Onboarding festgelegt.
    • Dein/Ihr Profil
      In diesem Bereich sehen Onboardees ihren Vor und Nachnamen, können sich das Mitarbeiterportal als App herunterladen oder sich abmelden/ausloggen.
    • Abmelden
      Drücken Onboardees auf den Button Abmelden, werden sie ausgeloggt und auf die Anmeldeseite weitergeleitet, wo sie Benutzername und Passwort eingeben müssen.
  • Daten aus dem Onboarding, die ins Mitarbeiterportal eingehen
    Siehe: Mitarbeiterportal: Einstellungen im Onboarding
  • Passwort vergessen / Portalzugang zurücksetzen
    Siehe: Portalzugang zurücksetzen

Wie unsere Kunden dies nutzen

Alle Kunden haben ein Mitarbeiterportal, welches ihrem Corporate Design entspricht. Die Inhalte des Mitarbeiterportals unterscheiden sich jedoch stark, je nach Onboarding-Workflow der präferiert wird.

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