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Was sind Portalaufgaben?

Aktualisiert

Portalaufgaben fordern Onboardees über das Mitarbeiterportal zu einer Handlung auf oder informieren sie über eine Handlung der Personalabteilung. Die Gesamtheit aller Aufgaben in einem Mitarbeiterportal ergeben eine Checkliste, anhand derer der Onboardee den Prozessfortschritt seines Onboardings nachverfolgen kann.

Konfiguration

Auf der Seite Portalaufgabe kann über +Anlegen eine neue Portalaufgabe angelegt werden.
Siehe: Portalaufgabe anlegen

Verhalten im System

  • Portalaufgaben haben eine interne Benennung (Name) und eine externe Benennung (Titel).
    Es empfiehlt sich die Aufgaben so zu benennen, dass sie erkennen lässt, ob es eine Benachrichtigung für die Onboardees oder eine Aufforderung ist.
    Beispiele für Namen
    - Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse angefordert
    - Firmenwagen bereitgestellt
    Beispiele für Titel
    - Sende uns deine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
    - Dein neuer Firmenwagen steht auf dem Mitarbeiterparkplatz!
  • Aufgabenzweck
    Bei Anlage einer Portalaufgabe muss ein Aufgabenzweck gewählt werden. Je nachdem, ob ihr dem Onboardee im Mitarbeiterportal eine Aufgabe zuweisen oder ihn dort über eine erledigte Aufgabe informieren wollt, habt ihr die folgenden Optionen zur Auswahl:
    • Aufgaben für den Onboardee
      • Aufgabe erledigen lassen
        Die Portalaufgabe erscheint im Mitarbeiterportal in der Karte Meine Aufgaben. Die Onboardees werden angehalten, die Aufgabe selbst zu erledigen (z. B. sich selbst passende Arbeitsschuhe zu kaufen und die Rechnung einzureichen). Sie können die Aufgabe selbst als erledigt kennzeichnen, indem sie die Aufgabe öffnen und auf den Button Erledigt drücken.
      • Weitere Informationen einholen
        Die Portalaufgabe erscheint im Mitarbeiterportal in der Karte Meine Aufgaben. Die Onboardees werden gebeten, weitere Informationen über ein Formular einzureichen. Sie können die Aufgabe selbst als erledigt kennzeichnen, indem sie die Aufgabe öffnen, das enthaltene Formular ausfüllen und auf den Button Absenden drücken.
      • Kenntnissnahme anfordern
        Die Portalaufgabe erscheint im Mitarbeiterportal in der Karte Meine Aufgaben. Die Onboardees werden über einen Inhalt informiert und können die Aufgabe selbst als erledigt kennzeichnen, indem sie die Aufgabe öffnen und auf den Button Zur Kenntnis genommen drücken.
      • Dokument anfordern
        Die Portalaufgabe erscheint im Mitarbeiterportal in der Karte Meine Aufgaben. Die Onboardees werden gebeten, ein oder mehrere Dokumente, die ihr von ihnen benötigt, direkt in der Aufgabe hochzuladen. Nach Bedarf können sie ein Kommentar hinzufügen und können die Aufgabe selbst als erledigt kennzeichnen, indem sie auf den Button Erledigt drücken. Onboardees können alle über Aufgaben eingereichten Dokumente jederzeit im Bereich "Dokumente" des Mitarbeiterportals einsehen.
      • Teilnahmebestätigung anfordern
        Die Portalaufgabe erscheint im Mitarbeiterportal in der Karte Meine Aufgaben. Die Onboardees werden eingeladen, an einer beliebigen Veranstaltung teilzunehmen (Ort, Zeit, Datum etc. wird im Aufgabentext spezifiziert). Sie können die Aufgabe selbst als erledigt kennzeichnen, indem sie die Aufgabe öffnen und auf den Button Teilnahme bestätigen drücken.
    • Information über erledigte Aufgabe
      • Onboardee informieren
        Die Portalaufgabe erscheint im Mitarbeiterportal in der Karte Hier sind wir dran. Die Onboardees werden informiert; es ist keine Handlung erforderlich.
  • Angezeigte Formulare
    Formulare zum Ausfüllen können den Onboardees angezeigt werden, indem eine Portalaufgabe mit dem Aufgabenzweck Weitere Informationen einholen erstellt wird.
    Es schließt sich die Möglichkeit an, ein oder mehrere bereits angelegte Formulare zu verknüpfen.
  • Inhalt
    Der Inhalt ist für die Onboardees sichtbar und kann durch Optionen im HTML-Editor gestaltet werden.
  • Bilder
    Portalaufgaben können mit einem Bild versehen werden, welches Angezeigt wird, sobald die Onboardees auf die Aufgabe klicken.
    Erlaubte Dateiformate: jpg, gif, png, svg. Maximale Dateigröße: 250 KB. Empfohlene Breite: mindestens 800 Pixel.
  • Alternativer Text
    Dies ist eine kurze Bildbeschreibung, die von Screenreadern anstelle des Bildes vorgelesen wird. Auf diese Weise können Menschen mit Sehbehinderungen den Inhalt des Bildes erfassen. Beschreibt das Bild also bitte entsprechend. Ihr habt für die Beschreibung 255 Zeichen zur Verfügung. 
  • Anhänge
    Portalaufgaben können einen Anhang erhalten, der von den Onboardees heruntergeladen werden kann.
    Es sind dabei folgende Formate möglich: PDF, Textverarbeitung (docx, rtf, odt, txt), Tabellenkalkulation (xlsx, ods), Bild (jpg, png, gif, tiff) Maximale Dateigröße: 10 MB
  • Darstellung im Mitarbeiterportal
    • Portalaufgaben sind an Aufgaben gebunden und werden im Mitarbeiterportal nur angezeigt, wenn die zugrunde liegende Aufgabe einen vorbestimmten Aufgabenstatus erreicht.
    • Portalaufgaben vom Typ Information über erledigte Aufgaben werden erst dann angezeigt, wenn sie erledigt wurden.
    • Bei Portalaufgaben vom Typ Aufgaben für den Onboardee könnt ihr entscheiden, wann sie angezeigt werden sollen: Sofort, Wenn bald fällig oder wenn überfällig.
    • Portalaufgaben werden im Kopfbereich des Mitarbeiterportals angezeigt. Entweder unter der Kategorie Meine Aufgaben oder Hier sind wir dran.
      Diese Bereiche werden nur angezeigt, wenn mindestens eine Portalaufgabe veröffentlicht wurde.
    • Im Mitarbeiterportal erscheinen alle Portalaufgaben neben einer Checkbox. Die Checkbox wird abgehakt, wenn die zugrunde liegende Aufgabe den Aufgabenstatus Erledigt hat.
  • Vorschau 
    Über den Button Vorschau könnt ihr euch anzeigen lassen, wie die Portalaufgabe für eure Onboardees aussehen würde. Eine Überschrift weißt euch darauf hin, dass ihr eine Vorschau seht. 
  • Umbenennung von Portalaufgaben
    Portalaufgaben können jederzeit umbenannt werden. Wird der Titel geändert während die Portalaufgabe im Mitarbeiterportal angezeigt wird, ändert sich der Titel auch für die Onboardees sobald sie sich das nächste Mal anmelden oder die Seite neu laden.
  • Löschung von Portalaufgaben
    Sollte eine Portalaufgabe in Aufgaben oder Aufgabenvorlagen verwendet werden, kann diese nicht gelöscht werden. Es erscheint beim Löschversuch ein entsprechender Hinweis.
    Vor der Löschung müsste sie erst aus diesen Elementen entfernt werden.
  • Sortierung der Portalaufgaben
    Wählt ihr in einer Aufgabenvorlage die Option Mitarbeiterportalaus und drückt danach in das Feld Portalaufgabe, seht ihr eine Liste verfügbarer Portalaufgaben. Diese sind in zwei Kategorien unterteilt: Aufgaben für den Onboardee, welche vom Onboardee zu erledigen sind und Informationen über erledigte Aufgaben, welche die Onboardees informieren sollen, dass ihr eine Aufgabe im Onboarding-Prozess erledigt habt. Die Portalaufgaben sind alphabetisch sortiert.

So nutzen dies unsere Kunden

Unsere Kunden nutzen die unterschiedlichen Aufgabentypen um ihre Onboardees über den gesamten Einarbeitungsprozess hinweg über den Stand des Prozesses und noch nötige To-Dos zu berichten.
Je offener und wertschätzender hier informiert wird, desto eher fühlen sich die Onboardees erwünscht und umsorgt, was im Vorfeld schon die Mitarbeiterbindung stärken kann.

Service - Onboarding-Workshops
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