Wie erteile ich einen Zugang zum Mitarbeiterportal?

Ihr könnt auf verschiedene Arten Onboardees einen Zugang zum Mitarbeiterportal zukommen lassen. 

1. Automatisierte Einladung über die Aufgabenvorlagen
   Dies lässt allen Onboardings mit dem entsprechenden Aufgabenpaket zu einem von euch festgelegten Zeitpunkt eine E-Mail mit Zugangsdaten zukommen.
2. Einladung über die Aufgabenvorlage, welche manuell erledigt werden muss
   Hierbei wird allen Onboardings mit dem Aufgabenpaket eine Aufgabe zukommen gelassen, diese muss jedoch manuell von den Zuständigen erfüllt werden.
3. Einladung über eine Aufgabe bei einem speziellen Onboardee, welche manuell erledigt werden muss
   Für einen bestimmten Onboardee wird eine Aufgabe manuell angelegt und manuell von den Zuständigen erledigt.
4. Einladung aussprechen im Onboarding
   Es wird ein Button im einzelnen Onboarding gedrückt und damit die E-Mail an den Onboardee ausgelöst.

Automatisierte Einladung über die Aufgabenvorlagen

Zusätzlich zum Anlegen manueller Aufgaben könnt ihr eine automatisierte Aufgabe anlegen, damit das System den Onboardee zur Nutzung des Mitarbeiterportals einlädt.

Gehe wie folgt vor:

1. Öffne ein bestehendes Aufgabenpaket oder erstelle ein neues.
   Mehr Informationen hier: Anlegen bzw. Bearbeiten eines Aufgabenpakets.
   Ihr habt mehrere Mitarbeiterportale in den Portaleinstellungen gestaltet für unterschiedliche Firmen oder besondere Onboardee-Gruppen, wie Azubis und Professionals? Wähle in dem Fall am besten nicht das Basispaket, welches ihr allen Onboardings hinzufügt, sondern eines, welches auf die besondere Mitarbeitergruppe ausgelegt ist, die ihr einstellt.
2. Drücke im Aufgabenpaket auf die Registerkarte Aufgabenvorlagen. Die geöffnete Registerkarte wird angezeigt.
3. Drücke auf den Button Aufgabenvorlage: Einladen zum Mitarbeiterportal. Ein Eingabeformular wird angezeigt.
4. Fülle das Eingabeformular
   • Fälligkeit
     Dies bestimmt, wann im Onboarding-Prozess die Einladung für das Mitarbeiterportal ausgesprochen wird.
   • Portaleinstellung
     Hierüber legt ihr fest, welches Layout/welche farbliche Gestaltung und welches Logo das Mitarbeiterportal haben soll. Auch die Organisationseinheit wird hier übergeben.
   • Benachrichtigen wenn erledigt
     Sollten sich nach Zugang zum Mitarbeiterportal für euch andere Aufgaben ergeben, ist es möglich ein oder mehrere Personen über ihre Zuständigkeiten eine E-Mail darüber zukommen zu lassen.
5. Wiederhole die Schritte 2-4 in allen Aufgabenpaketen, über welche ihr Onboardees zum Mitarbeiterportal einladen wollt.

Einladung über die Aufgabenvorlage, welche manuell erledigt werden muss

Lege eine Aufgabenvorlage an. Sie kann über das Aufgabenpaket bei einem Eintrittsgrund automatisch in allen Onboardings des Eintrittsgrundes hinterlegt werden und muss dann von den zuständigen manuell erledigt werden.
Die Anleitung dazu findest du hier: Aufgaben anlegen, die für mehrere Onboardees genutzt werden

Einladung über eine Aufgabe bei einem speziellen Onboardee, welche manuell erledigt werden muss

Es wird eine Aufgabe bei einem bestimmten Onboardee hinterlegt und mit Zuständigkeiten und allen weiteren Einstellungen versehen. Die zuständige Person muss dann die Aufgabe manuell erledigen.

Eine Anleitung dazu findest du hier: Eine spezielle Aufgabe bei einen bestimmten Onboardee anlegen

Einladung aussprechen in einem einzelnen Onboarding

Gehe wie folgt vor:

1. Öffne das Onboarding der Person, die zum Mitarbeiterportal eingeladen werden soll.
2. Drücke auf die Registerkarte Mitarbeiterportal.
3. Drücke auf den Button Einladung aussprechen. Ein Fenster wird im Vordergrund angezeigt.
   Achtung, dieser Button ist nur sichtbar, wenn noch keine Einladung ausgesprochen wurde. Dies lässt sich in der Historie erkennen.
4. Wähle bei Portaleinstellungen das Layout/die farbliche Gestaltung und welches Logo das Mitarbeiterportal haben soll. Auch die Organisationseinheit wird hier übergeben.
5. Drücke auf Einladung aussprechen. Die E-Mail wird an den Onboardee versandt und die Ansicht der Registerkarte hat sich geändert. Du kannst dir nun zusätzlich über die Buttons eine Vorschau ansehen, den Portalzugang zurücksetzen, die Einladung zurücknehmen und siehst alle angezeigten Portalartikel und angezeigte Portalaufgaben.