Welche Einstellungen für das Mitarbeiterportal werden im Onboarding gemacht?

Das Mitarbeiterportal ist der Infopoint für Onboardees rund um ihr Onboarding.

Diese externe Darstellung setzt sich bei uns im System aus folgenden Elementen zusammen: Portaleinstellungen, Portalartikel, Portalaufgaben, Korrespondenzvorlagen sowie den Angaben aus dem Onboarding.
Dieser Artikel beleuchtet, welche Angaben aus dem Onboarding an welcher Stelle im Mitarbeiterportal zum Tragen kommen, welche Auswirkungen sie haben und wo diese dargestellt werden.

Angaben im Onboarding mit Bedeutung für das Mitarbeiterportal

Da Korrespondenzvorlagen auch durch Aufgaben verschickt werden können, sind Angaben welche in Korrespondenzvorlagen einfließen können hier ebenfalls aufgezählt.
Mit ^K markierte Daten können per Platzhalter in Korrespondenzvorlagen angezeigt werden.

Registerkarte Aufgaben

Aufgaben, welche Onboardees erledigen sollen erkennt ihr an diesem Symbol:  
Portalartikel, die dem Onboardee zur Verfügung stehen, erkennt ihr an diesem Symbol:  
Ist eine Korrespondenzvorlage für eine Aufgabe hinterlegt, erkennt ihr das an diesem Symbol:  

Registerkarte Daten

• Personendaten
  • Anrede  ^K
    Im Mitarbeiterportal ist die Anrede wie folgt: 
    • Frau/Mann/Divers/keine Anrede + Portaleinstellung Siezen: Guten Tag Vorname Nachname
    • Frau/Mann/Divers/keine Anrede + Portaleinstellung Duzen: Hallo Vorname
  • Vorname  ^K
  • Nachname ^K
  • Geburtsdatum ^K
    Wird das Geburtsdatum hinterlegt, wird dem Onboardee direkt nach dem Anmelden in seinem Mitarbeiterportal ein Geburtstagsgruß angezeigt - einmalig innerhalb von 10 Kalendertagen nach seinem Geburtstag. 
• Kontaktdaten
  • E-Mail-Adresse (privat und geschäftlich) ^K
    Ab dem 1. Arbeitstag werden E-Mails zu neuen Artikeln oder Einladungen ins Mitarbeiterportal an die geschäftliche E-Mail-Adresse versandt.
  • Telefon ^K
  • Adresse ^K
• Onboarding
  • Status
    Der Status ist aktiv, solange das Ende des Onboarding-Prozess nicht erreicht ist oder ihr das Onboarding über die Buttons oben nicht beendet oder pausiert habt.
  • Organisationseinheit  ^K
    Portalartikel und Portalaufgaben werden je Organisationseinheit angelegt. Entsprechend können nur solche angezeigt werden, welche der Organisationseinheit des Onboardees entsprechen oder darüber liegen. Auch Korrespondenzvorlagen sind auf die Organisationseinheit eingeschränkt.
  • Unternehmen  ^K
    Das Unternehmen ist der Absendername für E-Mails, die vom System ausgelöst werden. Siehe auch: System-Korrespondenzvorlagen für das Mitarbeiterportal
  • Sprache
    Die Sprache des Onboardings legt fest in welcher Sprache die Kommunikation mit den Onboardees erfolgt. Korrespondenzvorlagen und Portalartikel/Portalaufgaben werden in der jeweiligen Sprache angezeigt, sofern ihr diese in der Sprache im System gepflegt habt. Alle Anzeigen im Mitarbeiterportal werden von uns in jeder verfügbaren Sprache vorgehalten. 
  • Position ^K
  • Eintrittsgrund
    Bei Aufgabenpaketen könnt ihr einstellen, ob diese bei manchen Eintrittsgründen vorausgewählt sein sollen. Entsprechend werden die Aufgaben des Pakets dann automatisch ins Onboarding geladen. 
• Zeitplan
  • Erster Arbeitstag ^K
  • Ende Onboarding-Prozess ^K
• Zuständigkeit ^K

Registerkarte Zusätzliche Informationen

Solltet ihr Onboardees über das Mitarbeiterportal Formulare zukommen lassen, seht ihr die Antworten der Onboardees in diesem Abschnitt.

Registerkarte Anhänge

Sollten Onboardees über das Mitarbeiterportal Anhänge hochladen, seht ihr diese in diesem Abschnitt. Ihr erkennt Anhänge, die über das Mitarbeiterportal eingegangen sind, an dem Label/Badge auf dem  Mitarbeiterportal steht.

Registerkarte Mitarbeiterportal

•  Einladung aussprechen /  Portalzugang zurücksetzen /  Einladung zurücknehmen
  Über die Buttons im oberen Bereich könnt ihr den Zugang zum Mitarbeiterportal für die Onboardees steuern.
• Portalzugang
  • Benutzername
    Hier seht ihr den Benutzernamen, welchen sich die Onboardees ausgesucht haben.
  • Portaleinstellung
    Dies sind die technischen/gestalterischen Einstellungen für das Mitarbeiterportal. Portaleinstellungen steuern Infos wie Logo, Steuerelementfarbe, Willkommensartikel, Ansprache etc. Ihr wählt sie vermutlich je Unternehmen, welches bei euch im System arbeitet.
• Erster Arbeitstag
  • Datum
    Ein Countdown zum ersten Arbeitstag wird im Bereich Entdecken über allen Inhalten im Mitarbeiterportal angezeigt. Zudem ist da auch das Datum nochmal aufgeführt.
  • Uhrzeit
    Die Uhrzeit wird im Bereich Entdecken über allen Inhalten im Mitarbeiterportal angezeigt.
  • Ort
    Der Ort wird im Bereich Entdecken über allen Inhalten im Mitarbeiterportal angezeigt.
  • Hinweis
    Der Hinweis ist ausklappbar und wird im Bereich Entdecken über allen Inhalten im Mitarbeiterportal angezeigt.
• Angezeigte Portalartikel
  Hier werden alle Portalartikel angezeigt, welche der spezielle Onboardee sehen kann. Habt ihr die Berechtigung Portalartikel anzulegen, könnt ihr auf den Link drücken und werdet direkt zu dem jeweiligen Artikel geführt, wo ihr ihn anpassen könnt. Die Änderungen am Portalartikel werden nach dem Speichern sofort für alle Onboardees sichtbar.
• Ansprechpartner
  • Ansprechpartner Anzeigen
    Ist hier Ja gewählt, wird im Mitarbeiterportal im Bereich Kontakt ein Ansprechpartner für den Onboardee angezeigt.
  • Ansprechpartner
    Im Bereich Kontakt des Mitarbeiterportals werden die folgenden Angaben aus dem User dargestellt: Bild, Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. 
    Solltet im Benutzer keine Telefonnummer hinterlegt sein, wird die Mobilnummer dargestellt. 
• Angezeigte Portalaufgaben
  Hier werden alle Portalaufgaben anzeigt, welche der spezielle Onboardee sehen kann. Habt ihr die Berechtigung Portalaufgaben anzulegen, könnt ihr auf den Link drücken und werdet direkt zu dem jeweiligen Artikel geführt, wo ihr ihn anpassen könnt. Die Änderungen an den Portalaufgaben werden nach dem Speichern sofort für alle Onboardees sichtbar. Onboardees sehen die Portalaufgaben im Bereich Aufgaben im Mitarbeiterportal. 

Registerkarte Historie

In der Historie könnt ihr unter anderem sehen, was zum Mitarbeiterportal in der Vergangenheit geschehen ist. Also beispielsweise Mitarbeiterportalzugang wurde zurückgesetzt oder Einladung zum Portal wurde verschickt,.