Einen Tag vor Fälligkeit einer Aufgabe (Portalaufgabe) erhalten Onboardees vom System automatisch eine E-Mail, die sie daran erinnert.
Konfiguration
In den Korrespondenzvorlagen muss die System-Korrespondenzvorlage Mitarbeiterportal: Erinnerung an fällige Aufgabe auf euer Wording und eure Sprech-/Schreibweise angepasst werden.
Verhalten im System
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Zeitpunkt des Versands
Jede fällige Aufgabe löst eine einzelne E-Mail an die Onboardees aus. Die E-Mail wird ausgelöst, wenn eine Aufgabe im Mitarbeiterportal für den Onboardee morgen fällig ist. -
Anpassung des Standard-Texts
Der Text der Korrespondenzvorlage kann entsprechend eurer Unternehmenskommunikation angepasst werden.
Beachtet bitte, dass ihr euch für eine Ansprache entscheiden müsst. Solltet ihr in einem Mitarbeiterportal duzen, in einem anderen siezen, wäre es gut, wenn ihr den Text der Korrespondenzvorlage neutral formuliert. Das gewährleistet, dass sich jede Person passend angesprochen fühlt.Der Text lautet bei Auslieferung
Subject: Erinnerung an deine Aufgabe - {TASK:PORTAL_TITLE}
Hallo {NEW_EMPLOYEE:FIRST_NAME} {NEW_EMPLOYEE:LAST_NAME},
hier eine Erinnerung an deine Aufgabe:
{TASK:PORTAL_TITLE}
Wir würden uns sehr freuen, wenn du sie zeitnah erledigen könntest, damit du einen perfekten Start bei uns hast.
Aufgabe im Mitarbeiterportal ansehen und als erledigt markieren:
{EMPLOYEE_PORTAL:LOGIN_URL}Vielen Dank für die Unterstützung!
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Zwingend benötigter Platzhalter
Die Korrespondenzvorlage benötigt immer den Platzhalter Mitarbeiterportal - Anmelde-Link = {EMPLOYEE_PORTAL:LOGIN_URL}. Dieser erzeugt einen Link für den Onboardee zu der Aufgabe. -
Gestaltung des Links
Der Link, welcher durch den Platzhalter erzeugt wird, kann durch Code als Text gestaltet werden.
Hier gibt es mehr zu lesen: Link als Text darstellen -
Aufgaben für die Onboardees ernennen
Zu erkennen sind Aufgaben, die mit einer Portalaufgabe verknüpft sind, also solche, die von Onboardees erledigt werden sollen, an dem Icon in der Aufgabenliste. -
Anzeige der Fälligkeit
Die Fälligkeit einer Aufgabe wird einem Mitarbeiter im Mitarbeiterportal nicht angezeigt. Ihr könnt in der Aufgabenübersicht im Onboarding danach filtern.
So nutzen dies unsere Kunden
Unsere Kunden passen den Text der Korrespondenzvorlage an ihre bevorzugte Ansprache der Onboardees an, inklusive der Wahl zwischen "Du" und "Sie" sowie spezifischer Anreden.