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Was sind Portaleinstellungen?

Aktualisiert

Über unterschiedliche Portaleinstellungen kann das Aussehen des Mitarbeiterportals zielgruppengerecht und angepasst werden. Farbwelt, Logo und Schriften werden hier beispielsweise gesteuert.

Konfiguration

Auf der Seite Portaleinstellungen kann über +Anlegen ein neues Mitarbeiterportal angelegt werden.
Siehe: Mitarbeiterportal anlegen / Portaleinstellungen konfigurieren

Verhalten im System

  • Zusammenhang
    Die Portaleinstellungen legen die Grundeinstellungen für das Erscheinungsbild des Mitarbeiterportals fest.
    Das Mitarbeiterportal setzt sich aus den folgenden Elementen zusammen: Portaleinstellungen, den Portalartikeln, Aufgaben, Portalaufgaben und Aufgabenvorlagen und Daten aus dem Onboarding.
  • Berechtigung
    Um Änderungen an den Portaleinstellungen vorzunehmen benötigt ihr die Berechtigung Mitarbeiterportal | konfigurieren.
  • Vorschau 
    Über den Button  Vorschau könnt ihr euch anzeigen lassen, wie das Mitarbeiterportal für eure Onboardees aussehen würde. Eine Überschrift weißt euch darauf hin, dass ihr eine Vorschau seht. Außerdem erklärt euch ein Hinweis welche Beispieldaten ihr sehen könnt. 

  • Hinweise zur Konfiguration

    • Name
      Der Name ist nur für euch intern sichtbar und sollte so gestaltet sein, dass direkt erkennbar ist, für welchen Verwendungszweck/welche Zielgruppe das Mitarbeiterportal gestaltet ist. Ergänzungen mit dem Unternehmensnamen oder der Zielgruppe sind ggf. sinnvoll.
      Beispiel: d.vinci - Azubis
    • Anzeigename
      Der Anzeigename wird für Onboardees sichtbar. Er ist Titel des Mitarbeiterportals und Name der App, welche eure Onboardees auf ihren Handys speichern können.
    • Organisationseinheit
      Die Organisationseinheit bestimmt in welchen Onboardings ein Mitarbeiterportal zur Verfügung steht. Ihr könnt es nur in Onboardings auf der gleichen Organisationseinheit oder darunter auswählen. 
    • URL Pfad
      Die URL wird beim Anlegen eines Mitarbeiterportals/von Portaleinstellungen benötigt, um die verschiedenen Mitarbeiterportal technisch eindeutig voneinander zu unterscheiden. Sie ist die Internetadresse unter welcher eure Onboardees das Mitarbeiterportarbeiterportal aufrufen können. Wir empfehlen bei der Arbeit mit verschiedenen Unternehmen im System die URL mit den Unternehmen zu hinterlegen.
      Jedes d.vinci-System verfügt über eine eindeutige URL, die zum globalen Mitarbeiterportal führt, z. B.:
      https://company.dvinci.de/employee-portal
      Jedes weitere Mitarbeiterportal kommt zustande, indem ein einzigartiger URL-Pfad angelegt wird. Der URL-Pfad ergibt sich aus dem Zusatz (kurz für Englisch path, "Pfad") sowie der genauen Pfadbezeichnung /urlpfad, die du im obigen Feld selbst festlegst. Z. B.:
      https://company.dvinci.de/employee-portal/urlpfad
      Ihr könnt als URL-Pfad eine Bezeichnung wählen, welche auf die Zielgruppe des Mitarbeiterportals schließen lässt. Z. B. für jede Tochtergesellschaft eine entsprechende Bezeichnung: https://company.dvinci.de/employee-portal/p/tochtergesellschaft
      Aber auch innerhalb derselben Firma könnt ihr anhand unterschiedlicher Portale mit individuellen Portaleinstellungen verschiedene Zielgruppen ansprechen. So könnt ihr z. B. im Portal für Berufserfahrene die Onboardees siezen und im Portal für Auszubildende die Onboardees duzen.
      Beispiel-URLs:
      https://company.dvinci.de/employee-portal/p/berufserfahrene
      https://company.dvinci.de/employee-portal/p/auszubildende
    • Datei-Upload
      Aktiviert ihr die Option Ja, können Onboardees über das Mitarbeiterportal Dateien hochladen.
      • Ansicht für die Onboardees
        Onboardees sehen im Bereich Aufgaben ein Dialogfeld mit der Überschrift POSTKASTEN PERSONALABTEILUNG, können dort eine Datei hochladen und einen Kommentar einfügen.
      • Ansicht für euch in d.vinci
        Die hochgeladenen Dateien könnt ihr im Onboarding in der Registerkarte Anhänge sehen.
        Dort seht ihr den Namen, eine Plakette  Mitarbeiterportal, wenn die Datei im Mitarbeiterportal hochgeladen wurde, der Kommentar der Onboardees ist in der Beschreibung hinterlegt außerdem seht ihr Datum und Zeit des Uploads. Ihr könnt euch die Datei als PDF anzeigen lassen oder sie löschen, indem ihr auf die jeweiligen Icons drückt. 
    • Willkommensartikel
      Der Willkommensartikel ist der erste Artikel, den Onboardees im Mitarbeiterportal sehen. Wir empfehlen hier Willkommensworte und Erklärungen was das Mitarbeiterportal bereit hält sowie eine zielgruppenspezifische Ansprache. Der Willkommensartikel wird mit der Zeit ganz unten angezeigt werden, da alle neueren Artikel darüber angezeigt werden.
    • Ansprache 
      Sollte die Sprache des Onboardees Deutsch sein, könnt ihr in den Portaleinstellungen wählen, ob er in den festen Texten des Mitarbeiterportals geduzt oder gesiezt werden soll.
      Beispiel:
      Duzend: Dein Profil | Siezend: Ihr Profil
    • Steuerelementefarbe
      Durch die Steuerelementfarbe taucht ihr das Mitarbeiterportal in eure eigene Farbwelt. Welche Farbe ihr für dafür auswählen sollt, wird vermutlich in eurem Corporate Design Guide oder in einem Handbuch für die Corporate Identity festgelegt sein.Zusätzlich empfehlen wir auf hohe Kontraste bei Schrift und allen Hintergründen zu achten, damit die Barrierefreiheit gewahrt wird. Oft habt ihr in euren Guides Farbabstufungen, die ihr nutzen könnt, um ein höheres Kontrastverhältnis zu erreichen.
      Die Steuerelementfarbe hat Auswirkungen auf die Bedienelemente Entdecken, Aufgaben und Kontakt, Dein Profil und Abmelden.Bei Entdecken ist der Fortschrittskreis in der Farbe gefüllt und die Dateiablage.
      Bei Fragebögen wird bei einem Mausover die Karte in der Farbe hinterlegt und die Schrift des aktiven Elements erhält die Farbe.
    • Fußzeile
      Die Fußzeile ermöglicht es euch einen Abschlusstext zu hinterlegen, der unten im Mitarbeiterportal angezeigt wird. Die Fußzeile könnt ihr mit einem HTML-Editor selbst gestalten. Ihr könnt hier Text, Links, Bilder, Videos etc. hinterlegen. 
    • Logo
      Nach Anlage der Portaleinstellungen kann ein Logo gewählt werden. Erlaubte Dateiformate: jpg, gif, png, svg. Maximale Dateigröße: 250 KB. Empfohlene Höhe: 200px.
    • App-Icon
      Onboardees können sich das Mitarbeiterportal auf ihrem Handy speichern. Dazu müssen sie das Mitarbeiterportal mit dem Handy aufrufen, sich einloggen und unten auf der Seite auf das Banner mit dem Titel App installieren drücken. Danach öffnet sich ein Popup zur Installation. Die Seite wird dann mit einem App-Icon auf dem Handy der Onboardees angezeigt. Erlaubte Dateiformate: png, svg. Maximale Dateigröße: 250 KB. Für das App-Icon ist die Auflösung von 1024 x 1024px erforderlich. Ein transparenter Hintergrund wird empfohlen.
  • Umbenennung
    Ihr könnt die Portaleinstellungen jederzeit umbenennen. Im Onboarding wird dies sofort mit der neuen Bezeichnung aufgeführt.
  • Löschen
    Über den Button  Löschen könnt ihr die Portaleinstellungen löschen. Zuvor müssen diese jedoch bei allen Onboardees ausgetauscht werden, wo sie aktuell in Verwendung sind. Ansonsten erscheint die Fehlermeldung:
    Diese Portaleinstellungen können nicht gelöscht werden, da sie in bestehenden Portalzugängen verwendet werden.
    Vor dem Löschen werdet ihr gefragt, ob ihr euch sicher seid, dies tun zu wollen.

So nutzen dies unsere Kunden

Viele unserer Kunden legen pro Unternehmen und teils pro Zielgruppe eine andere Konfiguration des Mitarbeiterportals durch die Portaleinstellungen an.
Die Portaleinstellungen in unterschiedlichen Zielgruppen unterscheiden sich meist jedoch nur am Willkommensartikel. Die für andere Unternehmen erhalten ein anderes Logo. 

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