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Was sind Personalanforderungen?

Aktualisiert

Personalanforderungen dienen dazu, dass Fachabteilungen ihren Personalbedarf systematisch und inhaltspräzise deklarieren können. Auf dieser Grundlage kann die Personalabteilung passgenaue Stellenanzeigen erstellen, um die richtigen Kandidaten anzuwerben. 

Die Personalanforderung ist ein vollkonfigurierbares Eingabeformular, welches Fachabteilungen ausfüllen können. Mittels Standard- oder auch selbst angelegter Formularfelder können alle relevanten Informationen für die zu besetzende Position aufgelistet werden. Das Eingabeformular kann von Seiten der Personalabteilung mit Hinweisen und Anleitungen ergänzt werden, die Hilfestellung beim Ausfüllen des Formulars geben.

Eine ausgefüllte Personalanforderung kann direkt an die Personalabteilung übergeben werden, die daraus eine Ausschreibung erstellt. Alternativ kann ein Genehmigungsprozess  dazwischengeschaltet werden. In diesem Fall wird die Personalanforderung erst an die Personalabteilung übergeben, wenn alle relevanten Entscheidungstragende ihre Zustimmung gegeben haben. So kann sichergestellt werden, dass die Vakanz vollständig beschrieben und unternehmensgerecht sind.

Hinweis

Solltet ihr das erste Mal unsere Funktion der Personalanforderungen benutzen wollen, scheut euch nicht uns bezüglich einer Beratung zu kontaktieren. Auch bei Fragen bei eingerichteter Funktion sind wir immer gerne für euch da. Das Thema ist recht komplex. Wir helfen euch gerne weiter.

Konfiguration

Für die sofortige Nutzung der Funktion stehen zwei Systemrollen bereit. Der Personalanforderungssteller verfasst die Personalanforderung. Dies ist zumeist die Fachabteilung, welche den eigenen Personalbedarf am besten kennt und diesen präzise ausformulieren kann. Der Personalanforderungsempfänger nimmt die Personalanforderung entgegen und verarbeitet diese weiter, z. B. durch Überführen in eine Ausschreibung/Stellenanzeige. Dies ist zumeist die Personalabteilung.

Personalanforderungssteller

  • Auswählbar als Vorgesetzter für Personalanforderungen
  • Genehmigungsprozesse (von Personalanforderungen) | genehmigen
  • Personalanforderungen | anlegen
  • Personalanforderungen | sehen als Vorgesetzter/ Ersteller

Personalanforderungsempfänger

  • Auswählbar als Ansprechpartner Personalabteilung für Personalanforderungen
  • Genehmigungsprozesse (von Personalanforderungen) | starten
  • Personalanforderungen | sehen/ bearbeiten/ löschen als Ansprechpartner Personalabteilung

Verhalten im System

  • Sichtbarkeit der Personalanforderungen

    Die Sichtbarkeit eurer Personalanforderungen lässt sich über die Rollen einschränken. Das heißt, über eine Berechtigung wird die Sicht auf eine Personalanforderung gewährt. Bei den Personalanforderungen habt ihr diese Berechtigungen zur Auswahl: Personalanforderungen I sehen und Personalanforderungen I sehen als Vorgesetzter/Ersteller
    Weiterhin ist die Organisationsstruktur ein wichtiger Punkt - Benutzer können mit ihrer Rolle nur auf die Elemente zugreifen, die entweder direkt auf ihrer Organisationseinheit oder darunter liegen. Verschiebt man also den Benutzer, verschiebt man auch die Sichtberechtigung.

  • Berechtigungen im Bereich Personalanforderung mit ihren Auswirkungen
    • Personalanforderung: Als Ansprechpartner Personalabteilung auswählbar
      Der Ansprechpartner Personalabteilung ist die Person, welche die PANF primär bearbeiten wird.
      Außerdem bekommt der Ansprechpartner der PANF bei der Anlage eine Nachricht zugeschickt.
    • Personalanforderung: Als Vorgesetzter auswählbar
      Nach der Genehmigung einer PANF geht eine E-Mail an den Vorgesetzten mit der Info raus, dass die PANF genehmigt wurde. Der Vorgesetzte ist zu rein informativen Zwecken aufgeführt. 
    • Personalanforderung: Genehmigungsprozess starten
      Es kann ein Genehmigungsprozess gestartet werden, bei dem die Genehmigung der PANF erst erfolgt, wenn alle im Prozess genannten Personen, der Reihe nach, der PANF zugestimmt haben.
      Sollte kein Genehmigungsprozess gestartet werden, kann eine PANF dennoch abgeschlossen werden. 
    • Personalanforderung als Ansprechpartner Personalabteilung sehen/ bearbeiten/ löschen
      Gibt die Möglichkeit als Ansprechpartner der Personalabteilung die PANF nach der Anlage zu bearbeiten.
    • Personalanforderung als Vorgesetzter/ Ersteller sehen
      Gibt die Möglichkeit PANFs als Vorgesetzter / Ersteller zu sehen.
      An den Ersteller geht nach Genehmigung eine E-Mail raus, dass die PANF genehmigt wurde.
    • Personalanforderung als Vorgesetzter/ Ersteller sehen/ bearbeiten
      Gibt die Möglichkeit PANFs als Vorgesetzter / Ersteller sehen und zu bearbeiten, jedoch nicht zu löschen
    • Personalanforderung anlegen  
      Gibt die Möglichkeit PANFs anzulegen/zu erstellen.
    • Personalanforderung genehmigen
      Gibt die Möglichkeit PANFs zu genehmigen und als Genehmiger ausgewählt zu werden.
    • Personalanforderung sehen/ bearbeiten/ löschen
      PANFs können nicht erstellt, aber gesehen, bearbeitet und gelöscht werden
  • Andere Namen für den Begriff Personalanforderung
    Vielleicht nutzt ihr intern einen anderen Begriff dafür. Man könnte sie auch Stellenanfoederung, Personalbedarfsanforderung, Mitarbeiteranforderung, Besetzungsantrag, Einstellungsantrag oder dergleichen nennen. 

  • Hinweise zur Konfiguration 

    • Registerkarte Daten
      Welche Felder hier angezeigt werden, ist von der Feldschemakonfigurationabhängig
      • Eigenschaften
        • Stellenbezeichnung
          DIes wird bei Abschluss der Personalanforderung der Haupttitel für die Ausschreibung.
        • Organisationseinheit
          Die Organisationseinheit legt fest, mit welchen Ausschreibungen sich die Personalanforderung verknüpfen lässt oder welche Organisationseinheit beim Abschluss einer Personalanforderung bei der Umwandlung in eine Ausschreibung zunächst genutzt wird. Ihr könnt die Auswahl an der Stelle noch ändern. 
        • Planstellennummer
        • Vorgesetzter
          • Ihr müsst bei der Erstellung einer Personalanforderung einen Vorgesetzten auswählen. Dies soll es euch jederzeit ermöglichen den richtigen Ansprechpartner bezüglich der Personalanforderung zu kontaktieren. Der Vorgesetzte erhält die Benachrichtigung sobald eine PANF genehmigt worden ist. 
          • In der Personalanforderungsübersicht lässt sich nach dem Vorgesetzten filtern. So könnt ihr sich alle Personalanforderungen eines bestimmten Vorgesetzten anzeigen lassen. 
        • Ansprechpartner Personalabteilung
          • Bei der Anlage einer Personalanforderung müsst ihr einen Ansprechpartner der Personalabteilung benennen. Dies macht es euch möglich, die Zuständigkeiten besser im Blick zu haben und jederzeit zu wissen, wer im Personalbereich für die Anfrage verantwortlich ist.
          • Der Ansprechpartner Personalabteilung erhält jeweils eine E-Mail:
            • Sobald die Personalanforderung angelegt worden ist
            • Sobald die Personalanforderung genehmigt worden ist
          • In der Personalanforderungsübersicht lässt sich nach dem Ansprechpartner der Personalabteilung filtern. So könnt ihr euch alle Personalanforderungen eines bestimmten Ansprechpartners anzeigen lassen.
        • Genehmiger
          Genehmiger spielen im Genehmigungsprozess von Personalanforderungen eine Rolle. Sie können die Personalanforderung genehmigen und damit den Weg ebnen für den Abschluss der Personalanforderung. Viele Kunden beziehen als Genehmiger den Betriebsrat und oder die Geschäftsführung mit ein. So können sie sicher sein, dass die zu beteiligenden Personen im Unternehmen ihr Okay für die Ausschreibung einer Stelle gegeben haben, bevor der Aufwand betrieben wird eine Ausschreibung mit Veröffentlichung zu erstellen. 
          • Sind mehrere Genehmiger in der Personalanforderung eingetragen, erhält der erste in der Genehmigungskette eine E-Mail. Erst, wenn dieser die Personalanforderung durchwinkt, erhält der nächste Genehmiger eine E-Mail. 
          • Das Feld Genehmiger kann in der Feldschemakonfiguration als Pflichtfeld, optional oder ausgeblendet definiert werden. Nur wenn es eingeblendet oder als Pflichtfeld definiert ist, kann der Filter genutzt werden. 
          • In der Personalanforderungsübersicht lässt sich nach dem Genehmiger filtern. So können alle Personalanforderungen eines bestimmten Genehmigers angezeigt werden.
      • Anforderung
        • Einstellungsgrund
          In der Personalanforderung kann ein Einstellungsgrund gepflegt werden. Dies macht es euch leichter den Überblick zu behalten, aus welchem Grund der Personalbedarf entstanden ist. Der Einstellungsgrund wird bei Anlage einer Personalanforderung oft gewählt um den Betriebsratsmitgliedern oder auch den Personalern mitzuteilen um was für eine Art Einstellung es sich handelt. Oft wird Ersatz im Unternehmen anders gehandhabt als Zusatzbedarf.
          • In der Übersicht der Personalanforderungen kann nach Einstellungsgrund gefiltert werden. Lasst euch beispielsweise alle PANFs mit dem Wert Ersatz für Austritt als Einstellungsgrund anzeigen.
          • Das Feld Einstellungsgrund ist ein Auswahlfeld. Die Auswahl haben wir euch vorgegeben. Es ist nicht möglich eigene Einstellungsgründe in eurem System zu hinterlegen. Sollte euch die Auswahl nicht reichen oder ihr weitere Informationen zu den Gründen hinzufügen wollt, könnt ihr Formularfelder anlegen und diese in der Personalanforderung anzeigen lassen. Es empfiehlt sich dann ggf. das ursprüngliche Feld auszublenden.
            Einstellungsgründe in eurem d.vinci:  
            • Ausbildung
            • Ersatz für Austritt
            • Ersatz für Versetzung
            • Expansion
            • Sonstiges
            • Vertragsverlängerung
            • Vertretung
            • Zusatzbedarf
          • Begründung
            Ergänzend zum Einstellungsgrund könnt ihr eine Begründung hinzufügen.
        • Anzahl Stellen
          Dies ist ein Freitextfeld, in dem ihr eintragen könnt, wie viele Stellen ihr frei habt.
        • Unternehmen
        • Bereich
          Das Feld Bereich in der Personalanforderung, macht es euch leichter den Überblick zu behalten, wo in eurem Unternehmen der Personalbedarf konkret entstanden ist bzw. wo die angeforderte personelle Unterstützung im Unternehmen aufgehängt ist.
          Beispiiele: Personal, Buchhaltung, Verwaltung
          • Das Feld Bereich ist ein Freitextfeld in welches sowohl Buchstaben als auch Zahlen eingegeben werden können. Es muss immer eine manuelle Eingabe erfolgen. Bereiche können nicht an zentraler Stelle gespeichert werden.
          • Durch die Feldschemakonfiguration in der Personalanforderung lässt sich das Feld Bereich ein-und ausblenden oder als Pflichtfeld definieren. 
          • Der Bereich kann in der Stellenanzeigenvorlage als Platzhalter (Personalanforderung - Bereich) ausgewählt und damit dem Bewerber in der Stellenanzeige angezeigt werden. Außerdem kann der Platzhalter auch bei Korrespondenzvorlagen eingefügt werden.
          • In der Übersicht der Personalanforderungen kann nach dem Bereich gefiltert werden. Lassen Sie sich beispielsweise alle PANFs mit dem Wert "Verwaltung" als Bereich anzeigen.
        • Das Feld wird meist dann benutzt, wenn viele unterschiedliche Firmenbereiche ihren Personalbedarf durch die Personalanforderungen melden können. Wenn nur ein spezieller Fachbereich die PANF nutzen darf, benötigt man die Unterscheidung durch den Bereich nicht. 
        • Abteilung
        • Einsatzorte
        • Kostenstelle
          Die Kostenstelle macht es euch leichter den Überblick zu behalten, wo in eurem Unternehmen der Personalbedarf konkret entstanden ist bzw. wo die angeforderte personelle Unterstützung im Unternehmen aufgehängt ist und ggf. Kosten verbucht werden müssen. Durchläuft ein Personalbedarf den Genehmigungsprozess, wird oft auch eine Kostenstelle mitgegeben, um den konkreten Ort des Personalbedarfs zweifelsfrei zuordnen zu können. Diese wird entsprechend in der Personalanforderung festgehalten. 
      • Vertragsdetails
        • Arbeitszeiten
        • Vertragslaufzeiten
        • Entgeltgruppe
        • Berufsgruppe
        • Funktionsgruppe
        • Lohn-/Gehaltsrahmen
        • Budgetiert
          Hier könnt ihr auswählen, ob diese Personalanforderung im Budget vorgesehen war oder nicht.
        • Geplanter Eintrittstermin
          Tragt hier ein, zu welchem Zeitpunkt die Stelle besetzt werden soll. 
        • Anmerkung
          Hier ist Platz für alles, was ihr euren Kollegen zur Personalanforderung mitteilen möchtet. Die Infos werden in die Ausschreibung übertragen.
      • Beschreibung
        Die Inhalte werden bei Abschluss der Personalanforderung in die Ausschreibung übernommen
        • Aufgaben
        • Anforderungen
      • Anhang
        • Datei
          Ihr könnt eine Datei hinterlegen, die später in der Registerkarte Anhänge der Personalanforderung zu sehen ist.
    • Registerkarte Anhänge
      Ihr könnt einer Personalanforderung Anhänge hinzufügen. Zum Beispiel ein Organigramm, eine Stellenbeschreibung, eine Arbeitsplatzbeschreibung oder was auch immer wichtig ist für euren Personalanforderungsprozess.
    • Registerkarte Genehmigungsprozess
      Ihr könnt für die Personalanforderung einen Genehmigungsprozess starten. Mehr Infos findet ihr im Artikel: Genehmigungsprozess
    • Registerkarte Historie
      Jede Personalanforderung verfügt über eine Historie, in der alle Änderungen dokumentiert werden. 
  • Personalanforderung abschließen
    • Die Daten fertiger Personalanforderungen können in Ausschreibungen übernommen werden, sodass die Personalabteilung direkt mit dem Schalten der Stellenanzeige loslegen kann.
    • Es kann immer nur eine Personalanforderung mit einer Ausschreibung verknüpft werden. Eine Verknüpfung von mehreren Ausschreibungen mit einer Personalanforderung oder mehrerer Personalanforderungen mit einer Ausschreibung ist nicht möglich.
  • Reporting
  • Export von Personalanforderungem
    Es ist ein Export aller Personalanforderungen direkt im Menüpunkt Personalanforderungen möglich.
  • Löschung
    Personalanforderungen können jederzeit manuell gelöscht werden. Sollte sie zu einer bestehenden Ausschreibung verlinkt sein, muss diese Verbindung jedoch erst gelöst werden, indem die PANF aus der Ausschreibung entfernt wird. Danach könnt ihr sie löschen.
    Personalanforderungen haben keine Löschfristen. Die Löschung einer Personalanforderung erfolgt stets manuell.>

So nutzen dies unsere Kunden

Personalanforderungen werden von Fachbereichen genutzt, um der Personalabteilung einen Personalbedarf zu kommunizieren. Oft werden nach Anlage der Personalanforderung Betriebsräte oder Geschäftsführer zum Genehmigungsprozess hinzugefügt. Erst wenn eine Genehmigung aller Genehmiger stattgefunden hat, wird die Personalanforderung zu einer Ausschreibung umgewandelt.

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Vor der Personalanforderung

Personalanforderung

Status der Personalanforderung

Rollen

Genehmigungsprozess

Abschluss der Personalanforderung

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