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Was ist die Registerkarte Dashboard im Reporting?

Aktualisiert

Wird der Menüpunkt Reports geöffnet, findet ihr euch auf der Seite Reports wieder – mit geöffneter Registerkarte Dashboard.  Hier seht ihr eine grafische Darstellung von Daten und Prozessen. Mit den Daten des Dashboards könnt ihr eure Recruiting-Strategie gezielt steuern, Schwachstellen identifizieren und eure Maßnahmen kontinuierlich verbessern. 

Abgrenzung zur Registerkarte Meine Reports
Unter Meine Reports habt ihr die Möglichkeit, weitere grafische Reports einzusehen, weitere Reports aufzurufen, Excel-Rohdaten-Reports anzulegen und die Reporting-Schnittstelle zu verwenden. 

Mehrwert und Nutzen
Das Dashboard bietet euch eine Vielzahl von Vorteilen, die euren Recruiting-Prozess effizienter und transparenter machen:

  • Zeiteffizienz: Statt umfangreiche Excel-Reports zu erstellen, könnt ihr direkt im Dashboard alle relevanten Daten einsehen und analysieren – grafisch aufbereitet und leicht verständlich.
  • Flexibilität: Mit den Filtern und Zeitraumoptionen könnt ihr eure Analysen individuell anpassen und genau die Daten anzeigen, die für euch relevant sind.
  • Transparenz: Die Performance der Phasen und die Bewerbungsqualität pro Quelle geben euch eine klare Übersicht darüber, wie erfolgreich eure Recruiting-Maßnahmen sind und wo Optimierungspotenzial besteht.
  • Strategische Entscheidungen: Die grafischen Auswertungen ermöglichen es euch, datenbasierte Entscheidungen zu treffen – sei es bei der Auswahl von Quellen oder der Optimierung eures Recruiting-Prozesses.
  • Einfachheit: Alle Änderungen und Daten werden sofort übernommen und sind jederzeit verfügbar. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Konfiguration

Öffnet die Seite Reports. Die Seite Reports mit der geöffneten Registerkarte Dashboard wird automatisch angezeigt. 

Um eine korrekte Darstellung der Bewerbungsstatus in den einzelnen Phasen zu gewährleisten, muss die Journey zunächst bearbeitet werden. Siehe: Wie konfiguriere ich die Journey?

Verhalten im System

  • Berechtigung
    Um auf die Seite Reports zugreifen zu können, benötigen Benutzer die Berechtigung Reports | sehen. 
  • Voraussetzung: Journey
    Die Journey ordnet eure Bewerbungsstatus verschiedenen Phasen im Bewerbungsprozess zu. Diese Zuordnung ist die Grundlage für die korrekte Aufbereitung eurer Berichte/Reports im Dashboard auf der Seite Reports.  Siehe: Was ist die Journey? und Wie konfiguriere ich die Journey?
  • Datensteuerung
    Unter dem Titel der Registerkarte finden sich Optionen, mit denen ihr zeitgleich alle auf der Seite dargestellten Daten eingrenzen könnt. 
    • Zeitraum
      Der Zeitraum legt fest, welche Bewerbungen ihr in der Auswertung seht. Standardmäßig sind 7 Tage eingestellt.
      Beispiel:
      Bei 7 Tagen seht ihr nur Bewerbungen, die in den letzten 7 Tagen eingegangen sind – inklusive aller Status, die sie durchlaufen haben. Ältere Bewerbungen (die schon länger als 7 Tage im System sind) werden nicht angezeigt.
      Ihr könnt den Zeitraum jederzeit anpassen und andere Zeiträume auswählen:
      • Letzter Tag
      • Letzte 7 Tage
      • Letzte 30 Tage
      • Letzte 90 Tage
      • Gesamt
      • Benutzerdefiniert
    • Filter
      Es ist möglich, zeitgleich mehrere Filter zu setzen. Filteroptionen: 
      • Ausschreibung
        • Verantwortlicher Benutzer
        • Ausschreibungsstatus
        • Organisationseinheit
        • Unternehmen
        • Haupttitel
        • Kategorien
        • Zielgruppen
        • Einsatzort
        • Haupttitel (Freitext)
        • Referenz
        • Abteilung
      • Bewerbung
        • Besondere Kennzeichen
        • Quelle
    • vs. vorheriger Zeitraum
      Dies ist ein Vergleich mit dem vorherigen Zeitraum. In einigen Berichten werden Daten im Vergleich zum vorherigen Zeitraum angezeigt. Was bedeutet "vorheriger Zeitraum"?
      Der vorherige Zeitraum ist genauso lang wie der aktuell betrachtete Zeitraum – nur zeitlich direkt davor.
      Beispiel
      • Heute: 21. Januar
      • Ausgewählter Zeitraum: Letzte 7 Tage (14. - 21. Januar)
      • Vorheriger Zeitraum zum Vergleich: Die 7 Tage davor (6. - 13. Januar)
        So könnt ihr sehen, wie sich die Zahlen im Vergleich zur Vorwoche entwickelt haben.
  • Reports des Dashboards
    • Bewerbungseingänge
      Zeigt die Anzahl aller Bewerbungen, die in dem gewählten Zeitraum im System eingegangen sind. Dazu zählen auch abgesagte und reduzierte Bewerbungen. Gelöschte Bewerbungen werden hier nur angezeigt, wenn beim Löschen die Option Statistische Daten behalten gewählt wurde. Berücksichtigt werden alle Statuswechsel von Bewerbungen, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.
    • Anzahl aktiver Bewerbungen
      Zeigt die Anzahl der Bewerbungen, die in dem gewählten Zeitraum aktuell noch aktiv sind. Nicht dazu zählen Bewerbungen, die einen finalen Status haben wie z. B. Abgesagt, Eingestellt oder Ähnliches. Berücksichtigt werden alle Statuswechsel von Bewerbungen, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.
    • Eingestellt
      Zeigt die Anzahl der Bewerbungen, die in dem gewählten Zeitraum einem finalen Status mit dem Ereignis Ende der Messung für Report "Zeit bis Einstellung" zugeordnet sind. Berücksichtigt werden alle Statuswechsel von Bewerbungen, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.

    • Time to Hire
      Zeigt die Zeit (in Tagen) vom Beginn der Suche in der Ausschreibung bis zum ersten finalen Status mit dem Ereignis Ende der Messung für Report "Zeit bis Einstellung", inklusive Vergleich zum vorherigen Zeitraum.

      Berechnungsbeispiel

      Ihr habt "Letzte 7 Tage" als Betrachtungszeitraum eingestellt.
      In der Time to Hire werden nun also nur Datensätze akkumuliert und ein Durschnitt errechnet, bei denen sich in diesen 7 Tagen ein Statuswechsel auf einen Bewerbungsstatus mit dem Ereignis Ende der Messung für Report "Zeit bis Einstellung" hat (oft ist dies "Eingestellt").
      Die Berechnung der angezeigten Tage bei der Time to Hire ist dann vom Eingangszeitpunkt der Bewerbung bis hin zu einem Staus mit dem Ereignis Ende der Messung für Report "Zeit bis Einstellung".
      Beispiel: 
      Wir haben heute den 31.03.2026 - 7 Tage vorher wäre: 24.03.2026

      Bewerbende Beworben Eingestellt In Berechnung? Time to Hire
      A 01.03.26 20.03.26 ❌ Nein (Statuswechsel außerhalb der letzten 7 Tage) -
      B 01.03.26 27.03.26 ✅ Ja 26 Tage
      C 01.03.26 30.03.26 ✅ Ja 29 Tage

      Angezeigt wird als Time to Hire im Dashboard: 28 Tage (26+29 =55/2=27,5) weil die Time to Hire aller Bewerbungen, die in den letzten Tagen einen Statuswechsel auf "Eingestellt" hatten zusammengerechnet und dann durch die Anzahl der entsprechenden Bewerbungen geteilt wird, um den Durchschnitt zu erhalten. 
      Zusammengefasst:
      Filter für den Betrachtungszeitraum = Wann wurde eingestellt? (Statuswechsel-Datum)
      Berechnung = Wie lange hat es gedauert? (Eingangsdatum → Einstellungsdatum)

    • Einstellungsquote
      Zeigt den Anteil an eingestellten Personen im Verhältnis zu der Gesamtanzahl an Bewerbungen an.
    • Prozessqualität
      Bewertet den Bewerbungsprozess anhand der Bewerbungen und Bewerbungsstatus-Übergänge in Bezug auf die Journey. Wenn eine Bewerbung linear durch die Journey läuft, wird der Prozess als gut bewertet. Wenn eine Bewerbung Journey-Phasen überspringt oder in frühere Phasen geschoben wurde, wird der Prozess als optimierungsbedürftig bewertet.
    • Alle Bewerbungen
      Zeigt die Anzahl aller Bewerbungen, die in dem gewählten Zeitraum im System eingegangen sind. Dazu zählen auch abgesagte und reduzierte Bewerbungen. Gelöschte Bewerbungen werden hier nur angezeigt, wenn beim Löschen die Option Statistische Daten behalten gewählt wurde. Berücksichtigt werden alle Statuswechsel von Bewerbungen, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.
    • Verteilung aktiver Bewerbungen
      Diese Grafik gibt eine Übersicht über die Candidate Journey, unterteilt in die verschiedenen Phasen. Es wird direkt sichtbar, in welcher Phase des Recruiting-Prozesses die Kandidaten aktuell liegen. Berücksichtigt werden alle Statuswechsel von Bewerbungen, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.
    • Performance der Phasen
      Zeigt die Leistungskennzahlen für jede Phase des Bewerbungsprozesses an. Der Bericht gibt Aufschluss darüber, wie viele Bewerbungen die einzelnen Phasen durchlaufen, wo Bewerbungen aus dem Prozess ausscheiden und wie lange sie durchschnittlich in den jeweiligen Phasen verweilen. Berücksichtigt werden alle Statuswechsel von Bewerbungen, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.
      • Eingegangen
        Zeigt die Anzahl der Bewerbungen, die in dem gewählten Zeitraum im System eingegangen sind und sich in dieser Phase befunden haben. Dazu zählen auch abgesagte und reduzierte Bewerbungen. Gelöschte Bewerbungen werden hier nur angezeigt, wenn beim Löschen die Option Statistische Daten behalten gewählt wurde.
      • Aktiv
        Zeigt die Anzahl der Bewerbungen, die in dem gewählten Zeitraum aktuell aktiv sind und in welcher Phase sich diese befinden.
      • Conversion
        Zeigt den Anteil der Bewerbungen, denen in dieser Phase nicht abgesagt wurde. Genauer gesagt zeigt es Bewerbungen an, die es von dieser Phase in eine der nächsten Phasen geschafft haben. Bewerbungen, die auf einen finalen Status ohne das Ereignis Ende der Messung für Report "Zeit bis Einstellung" gesetzt wurden (bspw. abgesagt), zählen nicht zur Conversion.
      • Dropoff
        Zeigt den Anteil der Bewerbungen, denen in dieser Phase abgesagt wurde. Genauer gesagt zeigt es Bewerbungen, die von dieser Phase auf einen finalen Status ohne das Ereignis Ende der Messung für Report "Zeit bis Einstellung" gesetzt wurden.
      • Liegezeit
        Beschreibt die durchschnittliche Zeit in Tagen, die Bewerbungen in dieser Phase waren.
    • Farbbedeutung bei "Performance der Phasen"
      Die Phasen sind farblich codiert, um die Conversion-Raten zu verdeutlichen.
      • Grün: Conversion-Rate über 70 % – Zielbereich erreicht
      • Blau: Conversion-Rate zwischen 50 % und 69 % – akzeptabel
      • Gelb: Conversion-Rate zwischen 30 % und 49 % – verbesserungswürdig
      • Rot: Conversion-Rate unter 30 % – kritisch
    • Bewerbungsqualität pro Quelle
      Zeigt, welche Quelle die beste Qualität an Bewerbungen liefert. Ihr seht, wie viele Bewerbungen in den jeweiligen Phasen für die Quelle vorhanden sind. 
      Quellen, die Bewerbungen liefern, die es nur in Phase 1 schaffen und dann abgesagt werden, haben einen niedrigen Qualitäts-Score. Quellen, die tendenziell auch Bewerber in den letzten Phasen liefern, bekommen einen höheren Qualitäts-Score. Berücksichtigt werden alle Statuswechsel von Bewerbungen, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind und bei denen eine Quelle erfasst wurde.
    • Performance der Quellen
      Hier werden zu der zuvor aufgeführten Grafik "Bewerbungsqualität pro Quelle" die genauen Zahlen und der Qualitäts-Score geliefert. Ein niedriger Qualitätsscore bedeutet, dass die Bewerbungen von dieser Quelle meist schon in den ersten Phasen aussortiert werden. Ein hoher Qualitätsscore bedeutet, dass die Bewerbungen von dieser Quelle es in der Candidate Journey weit nach vorne, also in die späten Phasen, schaffen. Berücksichtigt werden alle Statuswechsel von Bewerbungen, die im gewählten Zeitraum eingegangen sind.
      Farbbedeutung
      • Hohe Qualität (grün)
      • Gute Qualität (blau)
      • Mittlere Qualität (gelb)
      • Schlechte Qualität (rot)
    • Hotspots ineffizienter Phasen
      Zeigt die Phasen, von denen Bewerbungen häufig sprunghaft nach vorne oder zurück in der Journey geschoben werden. Das kann ein Hinweis darauf sein, dass diese Phase einmal genauer unter die Lupe genommen werden sollte und auf ineffiziente Prozesse geprüft werden sollte.
      Beispiel: 
      Im Betrachtungszeitraum sind bei euch 18 neue Bewerbungen eingegangen. 
      In der Auswertung Hotspots ineffizienter Phasen werden aber 45 Bewerbungen mit dem Status "Eingang & Datenschutz" angezeigt (dieser Statusname stammt aus unserem System – bei euch kann er anders heißen).
      Was bedeutet das? 
      Bei einigen Bewerbungen wurde im Verlauf mehrfach der Status geändert und dann wieder auf "Eingang & Datenschutz" zurückgesetzt. Jede dieser Statusänderungen wird in der Auswertung mitgezählt, weshalb die Zahl höher ist als die tatsächliche Anzahl der Bewerbungseingänge.
    • Ineffiziente Bewegungen
      Gibt eine Übersicht über Bewerbungen, die nicht linear durch den Bewerbungsprozess laufen.
      Ihr seht hier alle Statuswechsel, die nicht dem normalen Ablauf folgen – das umfasst:
      Sprünge vorwärts (eine Phase wird übersprungen)
      Sprünge rückwärts (Bewerbung wird auf einen früheren Status zurückgesetzt)
      Werte der Grafik:
      • Von Phase: Hier seht ihr den Bewerbungsstatus von dem auf einen anderen gewechselt wird. 
      • Zu Phase: Hier seht ihr den Bewerbungsstatus zu dem gewechselt wurde. 
      • Anzahl: Wie viele Bewerbungen von diesem Sprung betroffen sind
      • Anteil: Wie viel Prozent der Bewerbungen im Ausgangsstatus diesen Sprung machen
      • Trend: Wie sich die Anzahl im Vergleich zum Vorzeitraum verändert hat
    • Download der Berichte im Dashboard
      An den grafisch aufgearbeiteten Berichten auf der Seite seht ihr ganz rechts ein Download-Symbol  . Drückt ihr darauf, wird ein Excel-Dokument des Reports erstellt und heruntergeladen. Je nach Browser-Einstellung wird es erst nur gespeichert oder euch direkt angezeigt. 
    • Änderung der Daten
      Änderungen am Zeitraum oder den Filtern, die ihr vornehmt, werden sofort gespeichert. Es gibt keinen separaten Speicher-Button.
    • Weitere Berichte
      Ihr benötigt weitere Berichte? Unter der Registerkarte Meine Reports könnt ihr weitere grafische Berichte einsehen, euch Excel-Rohdaten-Reports erstellen oder die oData-Schnittstelle nutzen. 
    • Löschung von Berichten
      Berichte können nicht aus dem Dashboard gelöscht werden. Das Dashboard besteht aus von uns festgelegten Auswertungen. 

So nutzen dies unsere Kunden

Das Dashboard im Bereich Reports wird genutzt, um schnell und übersichtlich grafische Auswertungen des Recruiting-Prozesses zu erhalten. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Filter und Zeiträume direkt im Dashboard zu setzen, um spezifische Daten zu analysieren. Unternehmen mit hohem Datenvolumen profitieren von der verbesserten Übersicht und der direkten Darstellung der wichtigsten Kennzahlen und können so Schwachstellen identifizieren und Maßnahmen ableiten. 

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