Die Journey gliedert euren Bewerbungsprozess in verschiedene Phasen. Eure Bewerbungsstatus werden dabei jeweils einer dieser Phasen zugeordnet. Diese Zuordnung bildet die Grundlage für die korrekte Aufbereitung eurer Berichte und Reports in der Registerkarte Dashboard auf der Seite Reports. Sie hilft dabei, den Bewerbungsprozess zu analysieren und Optimierungen vorzunehmen.
Eine sauber gepflegte Journey ist besonders wichtig für die Analyse und Optimierung eurer Recruiting-Aktivitäten.
Konfiguration
Die Konfiguration der Journey erfolgt über die Seite Reports – geöffnete Registerkarte Dashboard – Button Journey konfigurieren. Dort könnt ihr die Zuordnung der Bewerbungsstatus zu den Phasen anpassen. Weitere Informationen findet ihr im Artikel: Journey konfigurieren.
Verhalten im System
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Berechtigung
Um die Journey anpassen zu können, brauchen Benutzer die Berechtigung Journeys | sehen/ bearbeiten/ anlegen/ löschen. -
Phasen der Journey/des Recruiting-Prozesses
Die Journey ist in 8 Phasen unterteilt. Jede Phase umfasst spezifische Aufgaben und Status, die den Fortschritt einer Bewerbung markieren:-
Phase 1 – Eingang & Datenschutz
- Das passiert hier: Bewerbung geht ein, Vollständigkeit wird geprüft, Datenschutzerklärung wird eingeholt/bestätigt.
- Status, die hierher gehören: Status für den ersten Eingang der Bewerbung, Datenschutzbestätigung oder -anforderung, unvollständige Bewerbungen.
- Beispiele: "Bewerbung eingegangen", "Datenschutz ausstehend", "Eingang bestätigt".
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Phase 2 – Weiterleitung & Sichtung durch Fachbereich
- Das passiert hier: HR leitet die Bewerbung an die Fachabteilung weiter, erste Sichtung der Unterlagen findet statt.
- Status, die hierher gehören: Status zur Weiterleitung an Hiring Manager/Fachbereich, erste Prüfung/Vorselektion.
- Beispiele: "An Fachabteilung weitergeleitet", "In Sichtung", "Wird geprüft".
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Phase 3 – Screening & Tests
- Das passiert hier: Telefonische/Video-Vorabgespräche, Eignungstests, Assessments, fachliche Tests.
- Status, die hierher gehören: Status für Telefoninterviews, Tests und deren Auswertung.
- Beispiele: "Telefonscreening vereinbart", "Test versendet", "Assessment läuft".
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Phase 4 – Terminierung & Interviews
- Das passiert hier: Persönliche Gespräche (vor Ort oder digital), mehrere Interviewrunden mit verschiedenen Stakeholdern.
- Status, die hierher gehören: Status zur Terminvereinbarung, während der Interviewphase und Entscheidungsfindung.
- Beispiele: "Erstgespräch geplant", "Interview durchgeführt", "Zweitgespräch vereinbart".
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Phase 5 – Veranstaltungen (Talent-Events)
- Das passiert hier: Kandidat nimmt an besonderen Events teil (z. B. Kennenlern-Events, Assessment-Center, Probearbeitstage).
- Status, die hierher gehören: Status für Einladungen zu Events, Teilnahme an Veranstaltungen.
- Beispiele: "Zum Assessment-Center eingeladen", "Probearbeitstag geplant", "Hospitiert".
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Phase 6 – Mitbestimmung (Betriebsrat)
- Das passiert hier: Betriebsrat wird informiert/involviert, Zustimmung wird eingeholt (falls erforderlich).
- Status, die hierher gehören: Status zur Betriebsratsbeteiligung, Wartephase auf Zustimmung.
- Beispiele: "Betriebsrat informiert", "BR-Zustimmung ausstehend", "BR-Freigabe erhalten".
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Phase 7 – Angebot & Vertragsphase
- Das passiert hier: Vertragsangebot wird erstellt und unterbreitet, Verhandlungen finden statt, Vertrag wird unterschrieben.
- Status, die hierher gehören: Status zur Angebotserstellung, Vertragsverhandlungen, Vertragsannahme.
- Beispiele: "Angebot erstellt", "Vertrag versendet", "Vertragsverhandlung", "Vertrag unterschrieben".
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Phase 8 – Eingestellt
- Das passiert hier: Vertrag ist final, Kandidat ist eingestellt, ggf. Onboarding-Vorbereitung läuft.
- Status, die hierher gehören: Status nach finaler Vertragsannahme, finale Einstellungsbestätigung.
- Beispiele: "Eingestellt", "Onboarding geplant", "Startet am [Datum]".
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Phase 1 – Eingang & Datenschutz
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Farben der Elemente mit dem Bewerbungsstatus
- Grün: Die Zuordnung zu der Phase erfolgte durch KI. Dies erkennt ihr auch an den Sternchen in dem Element. Ist sie sich sicher, dass der Bewerbungsstatus zu der Phase passt, wird das Element grün eingefärbt. Eine Prozentzahl zeigt euch, wie sicher sich die KI mit ihrer Einschätzung ist.
- Rot: Die Zuordnung zu der Phase erfolgte durch KI. Dies erkennt ihr auch an den Sternchen in dem Element. Ist sie sich NICHT sicher, dass der Bewerbungsstatus zu der Phase passt, wird das Element rot eingefärbt und in die Liste der unzugeordneten Status gelegt.
- Weiß: Weiß sind die Elemente mit dem Bewerbungsstatus, wenn eine manuelle Zuordnung durch einen Benutzer erfolgte.
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Unzugeordnete Status
In diesem Bereich werden Bewerbungsstatus aufgeführt, welche durch die KI keiner Phase zugeordnet werden konnten. Auch neue Status erscheinen hier automatisch.
Wie nutzt ihr diesen Bereich?- Verschiebt Status in die richtigen Phasen, damit eure Reports korrekte Daten anzeigen.
- Verschiebt Status hierher, die nicht im Reporting erscheinen sollen.
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Bewerbungsphasen öffnen und schließen
Um sehen zu können, welche Bewerbungsstatus einer Phase zugeordnet sind, muss diese geöffnet werden. Drückt dazu einfach auf den Namen der Phase. Genauso schließt ihr sie auch wieder. -
Bewerbungsstatus in die richtige Phase verschieben
Um einen Bewerbungsstatus einer anderen Phase zuzuordnen, drückt auf den Bewerbungsstatus, zieht ihn an die richtige Stelle und lasst dann los. Es ist nicht nötig, die Phase zuvor zu öffnen, das geschieht automatisch, wenn ihr sie darüber zieht. -
Bewerbungsstatus in die Phase "Eingestellt" verschieben
In die Phase werden nur Bewerbungsstatus eingeordnet, welche final sind und das Ereignis Ende der Messung für Report "Zeit bis Einstellung" beinhalten. Bedeutet: Soll ein Bewerbungsstatus dort eingehen, müsst ihr ihn wie beschrieben anpassen und er wird automatisch der Phase zugeordnet.
Hier könnt ihr lesen, wie ihr Bewerbungsstatus anpasst: Wie bearbeite ich Bewerbungsstatus? -
Prozess verlassen
Finale Bewerbungsstatus mit dem Ereignis Ende der Messung für Report "Zeit bis Einstellung" tauchen automatisch in der Phase 8 – Eingestellt auf. Finale Status ohne dieses Ereignis tauchen im Bereich Prozess verlassen auf. Die Status aus diesem Bereich werden standardmäßig nicht in den Auswertungen/Berichten im Dashboard aufgeführt, können aber manuell von euch in die Phase Eingestellt verschoben werden.
So nutzen dies unsere Kunden
Kunden, die eine Auswertung ihrer Recruitingprozesse nutzen wollen, haben die Journey entsprechend sorgfältig konfiguriert und schauen sich auf der Seite Reporting in der Registerkarte Dashboard die von uns zur Verfügung gestellten Auswertungen/Berichte an. So lassen sich Recruiting-Aktivitäten analysieren und optimieren.