Aufgabendefinitionen ermöglichen es euch, nach dem Wechsel auf einen bestimmten Status eine Aufgabe zu erhalten. Diese Aufgabe ist wie ein To-Do und weist euch auf eine fällige Aktion im Bewerbungsprozess hin.
Konfiguration
Siehe Aufgabendefinition anlegen.
Verhalten im System
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Ablauf
Aufgabendefinitionen werden an einen bestimmten Status gebunden. Sobald eine Bewerbung diesen Status erreicht und die in der Aufgabendefinition festgelegte Zeit abgelaufen ist, wird automatisch eine Aufgabe ausgelöst. -
Standard-Aufgabendefinitionen
Bei Auslieferung des Systems stellen wir euch folgende Aufgabendefinitionen als Beispiel zur Verfügung:- Datenschutz prüfen
- Unterlagen angekommen?
- Fachabteilung erinnern
- Feedback geben (Zeitüberschreitung)
- Bitte halten
- Bitte einladen
- Bitte absagen
- Terminvorschläge erhalten?
- Terminumfrage beendet
- Halten prüfen
- Zustimmung vorhanden?
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Berechtigungen
Eine Aufgabe wird nur Benutzern angezeigt, welche die Berechtigung zum Bearbeiten haben, die in der Aufgabendefinition angegeben wurde.
Beispiel:
Die Personalabteilung hat die Berechtigung Aufgaben der Rolle Personalabteilung (Standard).
Die Aufgabendefinition wurde angelegt mit Berechtigung zum Bearbeiten: Aufgaben der Rolle Personalabteilung (Standard).
Ergebnis: Alle Benutzer der Rolle Personalabteilung sehen diese Aufgabe. Die Fachabteilung hat die Berechtigung Aufgaben der Rolle Fachabteilung (Standard) und sieht die Aufgabe nicht. -
Kopplung mit dem Bewerbungsstatus
Aufgaben sind immer an Bewerbungsstatus gekoppelt, da es als Auslöser für die Aufgaben einen bestimmten Bewerbungsstatus braucht, der erreicht wird.
Solltet ihr Aufgaben ohne Bewerbung oder Onboarding erstellen wollen, habt ihr die Möglichkeit Wiedervorlagen zu erstellen. -
Benachrichtigung über Aufgaben
Ihr könnt euch über Aufgaben benachrichtigen lassen.
Dazu muss im Benutzerbereich Benachrichtigungen die Tägliche E-Mail für Überfällige Aufgaben aktiviert sein. Anderenfalls sehen Benutzer die Aufgaben nur im System und werden nicht per E-Mail darüber informiert. So geht ggf. wertvolle Zeit verloren. -
Automatisierung
Die Kopplung von Aufgabendefinitionen mit automatisierten Statuswechseln ermöglicht euch eine gewisse Automatisierung eurer Workflows. -
Umbenennung
Aufgabendefinitionen können jederzeit umbenannt werden. -
Löschung
Aufgabendefintitionen können jederzeit gelöscht werden. Die bis dahin über die Definition ausgelösten Aufgaben bleiben bestehen. Es erfolgen jedoch keine neuen Aufgaben der Art mehr.
So nutzen dies unsere Kunden
Wenn ihr beispielsweise einen Statuswechsel während des Rekrutierungsprozesses vornehmt, ermöglicht die Aufgabendefinition es, eine passende Aufgabe zu erhalten.