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Was sind automatisierte Statuswechsel?

Aktualisiert

Möchtet ihr euren Bewerbungsprozess effizienter gestalten? Mit automatisierten Statuswechseln spart ihr Zeit und stellt sicher, dass keine Bewerbung übersehen wird. Automatisierte Statuswechsel helfen euch, euren Workflow zu automatisieren.
Ihr legt fest, bei welchem Ursprungsstatus und welchem Ereignis (Auslöser) der Status eines Bewerbers auf einen anderen Bewerbungsstatus wechseln soll. Dies ist praktisch, um den Prozess weiter voranzubringen, sobald gewisse Auslöser auftreten.

Konfiguration

Über das Menü kommt ihr auf die Seite Automatisierte Statuswechsel. Hier könnt ihr mit + Automatisierter Statuswechsel einen neuen anlegen. Siehe: Automatisierten Statuswechsel anlegen

Verhalten im System

  • Nutzen
    Ihr spart Zeit und stellt sicher, dass keine Bewerbung übersehen wird.
    Beispiel für einen automatisierten Statuswechsel
    Problem: Bewerbungen bleiben zu lange im Status „Prüfung durch Fachbereich“.
    Lösung: Ein automatisierter Statuswechsel erinnert den Fachbereich nach X Tagen an die ausstehende Bearbeitung.
  • Zeitpunkt des Statuswechsels
    Der E-Mail-Versand findet von Montag bis Freitag zwischen 8 Uhr und 18 Uhr statt.
    Alle 30 Minuten - immer um XX:15 Uhr und XX:45 Uhr.
    Beispiel: Ein Fragebogen wurde um 09:01 ausgefüllt --> der Statuswechsel wird um  09:15 für alle Benutzer sichtbar.

  • Hinweise zur Konfiguration

    • Name
      Vergebt einen klaren Namen für den Statuswechsel. Er wird nur in der Übersicht der Statuswechsel angezeigt.
    • Ausgangsstatus
      Status, von dem aus gewechselt wird.
    • Zielstatus
      Status, in den gewechselt wird.
      Beispielsweise von "Fachbereich erinnern", in "Prüfung durch Fachbereich" wenn x Tage nichts passiert ist. 
    • Auslöser
      Die Auslöser geben an, wann der Status vom Ausgangsstatus auf den Zielstatus gewechselt wird.
      Es gibt verschiedene Auslöser für automatisierte Statuswechsel, die ihr wählen könnt.

  • E-Mailversand an den Statuswechsel koppeln
    Wurde der automatisierte Statuswechsel angelegt, könnt ihr im Bereich Automatisierter E-Mail-Versand eine Korrespondenzvorlage einfügen, die automatisch als E-Mail an die Bewerbenden versandt wird.

    Achtung 
    Wenn ihr eine Ansprechperson erwähnen wollt, müssen Platzhalter aus dem Bereich Verantwortlicher Benutzer der Ausschreibung (z. B. Anrede und Nachname) in die Korrespondenzvorlage eingefügt werden.

  • Weitere ankoppelbare Funktionen
    Ein automatisierter Statuswechsel beinhaltet nur den Wechsel von einem Status auf einen anderen. Die Funktionalität, z. B. einen Fragebogen mitzusenden, Absagegründe auszuwählen oder Screeningfragen anzufügen, entfällt.
  • Organisationseinheit
    Ein automatisierter Statuswechsel kann nicht nur für eine Organisationseinheit angelegt werden. Dieser Statuswechsel gilt für alle Organisationseinheiten im System.
  • Workflow
    Achtet darauf, dass ein Statusübergang vom Folgestatus in einen weiteren Status im Workflow angelegt ist. Andernfalls könnte es passieren, dass der Bewerber in einem Status landet, aus dem er nicht weiter verschoben werden kann.

So nutzen dies unsere Kunden

Fast alle Kunden nutzen einen automatisierten Statuswechsel mit verknüpfter Aufgabendefinition, um darauf aufmerksam zu werden, wenn der Fachbereich Bewerbungen zu lange nicht bearbeitet. Kunden, die die Kalenderintegration in der Plus-Version nutzen, haben einen automatisierten Statuswechsel angelegt, um über das Fehlschlagen einer Terminbuchung durch die Bewerbenden informiert zu werden. Mehr dazu hier: Loslegen mit: Kalenderintegration Plus

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