Eine Wiedervorlage dient dazu, euch zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft an etwas erinnern zu lassen.
Konfiguration
Wiedervorlagen lassen sich in der Bewerbung eines Kandidaten oder in einer Ausschreibung erstellen. In der Bewerbung findet ihr den Button Wiedervorlage, oder ihr müsst zunächst auf das Zahnrad-Symbol drücken, um die Auswahl Wiedervorlage zu sehen.
Hier könnt ihr das Datum und eine Beschreibung dessen, woran ihr euch erinnern wollt, einfügen.
In einem verwandten Artikel findet ihr auch heraus, wie ihr Wiedervorlagen finden und erledigen könnt.
Verhalten im System
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Abgrenzung
Da Wiedervorlagen nur als Erinnerung für euch dienen, sollten sie nicht mit wiederkehrenden Aufgaben verwechselt werden, die an einen Status geknüpft sind. -
Sichtbarkeit
Wiedervorlagen können von allen Benutzern gesehen werden, die Zugriff auf die Bewerbung oder Ausschreibung haben, für welche die Wiedervorlage angelegt wurde. -
Berechtigungen
In der Bewerbung ist das Erstellen und Erledigen dieser Wiedervorlage ist nur mit der Berechtigung „Wiedervorlagen (von Bewerbungen) | erledigen/erstellen“ möglich. -
Nachrichtenpostfach
Wiedervorlagen sind nicht persönlich und alle mit Zugriff auf die Bewerbung oder Ausschreibung sehen die Erinnerung im Nachrichtenpostfach. Hier können sie diese auch erledigen. -
Details einsehen
Die angelegte Wiedervorlage kann jederzeit in den Details einer Bewerbung, in der Registerkarte Aufgaben, eingesehen werden. Hier kann die Wiedervorlage auch vor Fälligkeit als erledigt gekennzeichnet werden. -
Fälligkeit
Je nach Fälligkeit kann die Wiedervorlage auch in den Aufgaben gesehen und bearbeitet werden. -
Historie
Das Erstellen und Erledigen von Wiedervorlagen kann in der Historie der Bewerbung eingesehen werden. Es wird angezeigt, wann, mit welcher Beschreibung und von welchem Benutzer die Wiedervorlage erstellt wurde. Beim Erledigen wird zusätzlich die ursprüngliche Beschreibung sowie ein Kommentar und der Name des Benutzers, der die Wiedervorlage erledigt hat, dokumentiert. -
Löschung
Mit der Löschung einer Bewerbung oder Ausschreibung werden auch die zugehörigen Wiedervorlagen gelöscht.
Wiedervorlagen können nicht gelöscht werden. Sie können nur erledigt werden.
So nutzen dies unsere Kunden
Viele Kunden nutzen die Wiedervorlagen, um sich (oder andere Benutzern mit entsprechendem Zugriff) zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft an etwas, was mit einer Bewerbung oder Ausschreibung zu tun hat, erinnern zu lassen. Wenn eine Bewerbung z. B. auf den Status „Unterlagen nachgefordert“ gesetzt wurde, kann eine Wiedervorlage erstellt werden, um in zwei Wochen zu prüfen, ob die Bewerbenden die Unterlagen eingereicht haben.