Ihr könnt Bewerbende zu Terminen einladen. Die Art des Termins bestimmt ihr selbst, z. B. Vorstellungsgespräche oder Telefoninterviews.
Konfiguration
Bewerbungsstatus können mit einer Terminfunktionalität versehen werden. Bei Anlage oder Änderung des Bewerbungsstatus muss im Bereich Statuswechselfunktionalitäten im Feld Termin eine der folgenden Optionen ausgewählt werden:
- Terminumfrage starten
- Termin bestätigen
- Termin bestätigen (mit optionaler MS Teams-Besprechungseinladung)
- Zu Online-Interview einladen
Verhalten im System
-
Benennung von Bewerbungsstatus
Es empfiehlt sich, dem Bewerbungsstatus einen Namen zu geben, der auf die Art des Termins verweist, z. B. „Erstgespräch (Telefoninterview)“ oder „Zweitgespräch (via Teams)“. -
Terminübersicht
- Termine können in der Bewerbung in der Registerkarte Aktivitäten im Bereich Termine eingesehen werden. Hier werden Datum, Zeitraum und die Teilnehmenden angezeigt.
- Anstehende Termine für alle Bewerbenden erscheinen in der Bewerbungsliste in der Registerkarte Termine.
-
Korrespondenz
Termine benötigen immer eine entsprechend Korrespondenzvorlage für die Terminbestätigung.
Durch Platzhalter können Daten des Termins in die Vorlage eingefügt werden.
Anhänge wie Informationen zur Anreise können ebenfalls hinzugefügt werden. -
Kommentare zum Termin
- Kommentare zum Termin können in der Historie der Bewerbung eingesehen werden.
- Kommentare erscheinen auch im Inhalt des Termins in eurem Kalender, wenn ihr die iCal-Funktion nutzt.
-
Kalendereintrag
- Interne Teilnehmende erhalten eine iCal-Datei, wenn in den Einstellungen „E-Mail-Versand für Termine“ aktiviert ist.
- Bewerbende erhalten mit der Terminbestätigung einen iCal-Anhang, mit dem sie den Termin speichern können. Wird der Termin verschoben, wird der alte Eintrag ersetzt.
- Organisatoren von Terminen erhalten diesen immer auch in ihrem Kalender. Sollten sie selbst nicht teilnehmen, können sie die Eigenschaft des Termins in ihrem Kalender auf "frei" ändern, dann blockiert dieser keine Termine im Kalender. Wird der Termin im Kalender der Organisatoren gelöscht, wird er auch für andere Teilnehmende ge
-
Status der Termine
Die Entscheidung der Teilnehmenden wird in der Registerkarte Aktivitätender Bewerbung als Icon angezeigt:- = Akzeptiert: Der Termin wurde zugesagt.
- = Vielleicht: Vorbehaltliche Zusage.
- = Ausstehend: Keine Entscheidung getroffen.
- = Abgelehnt: Der Termin wurde abgesagt.
-
Absagen
Termine können abgesagt werden. Siehe: Termin absagen -
Verschiebungen
Terminverschiebungen sind möglich. Siehe: Termin verschieben -
Termineinladungen als privat markieren
Damit andere, die Zugriff auf den Kalender haben die Termindetails nicht einsehen können, ist es möglich den als privat zu markieren. Siehe: Termineinladungen als privat markieren -
Kalenderintegration
Die Terminvereinbarung wird euch durch die Kalenderintegration vereinfacht.
So nutzen dies unsere Kunden
Viele Kunden ermöglichen ihren Bewerbenden MS Teams-Interviews. Mit der Kalenderintegration Plus können Bewerbende selbst Termine buchen und Räume reserviert werden.