Ihr könnt einstellen, ob x Tage nach Erreichen eines Bewerbungsstatus eine automatische Löschung der Bewerbung stattfinden soll. Dies ist zum Beispiel nützlich, um die Löschfristen der DSGVO zu gewährleisten.
Konfiguration
Im Menü findet ihr unter Bewerbungsstatus die Möglichkeit, die automatische Löschung je Bewerbungsstatus einzustellen.
Verhalten im System
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Nutzen
Finale Status sollten mit einer automatischen Löschfrist versehen werden, damit keine Karteileichen euer System künstlich aufblähen und wichtige aktuelle Bewerbungen untergehen. -
Reduzieren oder Löschen
Aktiviert ihr im Bewerbungsstatus die automatische Löschung, ergeben sich zwei Möglichkeiten:-
Reduzieren nach: Anzahl der Kalendertage ab dem Statuswechsel bis zum Ausführen der Aktion.
Wenn eine Bewerbung reduziert wird, kann diese nicht mehr aufgerufen/eingesehen werden. Die Personendaten stehen jedoch weiterhin für die Mehrfachbewerbererkennung zur Verfügung. -
Löschen nach: Anzahl der Kalendertage ab dem Statuswechsel bis zum Ausführen der Aktion.
Wenn eine Bewerbung gelöscht wird, kann sie nicht mehr aufgerufen/eingesehen werden. Auch die Mehrfachbewerbererkennung steht nicht mehr zur Verfügung. Die statistischen Daten bleiben erhalten.
Die Löschung erfolgt vollautomatisch. Ihr werdet nicht vor der Löschung noch einmal an die Bewerbung erinnert, es sei denn, ihr erstellt euch eine Aufgabendefinition mit einer Aufgabe ein paar Tage vor der Löschung.
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Reduzieren nach: Anzahl der Kalendertage ab dem Statuswechsel bis zum Ausführen der Aktion.
So nutzen dies unsere Kunden
Meist stellen unsere Kunden nach Erreichen des Status „Abgesagt“ eine Löschfrist von 90 Tagen ein.
Es ist jedoch wichtig, die Löschfrist vor Festlegung mit den Datenschutzbeauftragten eures Unternehmens zu besprechen. Es können sich durch euren Betrieb andere Erfordernisse ergeben.