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Was sind Fragebögen?

Aktualisiert

Ein Fragebogen ist ein Formular zur Abfrage konkreter Informationen vom Bewerber. Fragebögen greifen auf zuvor angelegte Fragen zurück. 

Abgrenzung
Fragebögen können nicht genutzt werden, um Kollegen um Feedback nach einem Bewerbungsgespräch zu fragen oder für interne Absprachen. Dafür wird bestenfalls ein Statuswechsel mit Screeningfragen angelegt. 
Solltet ihr interne Dokumente mit Ergebnissen ablegen wollen, könnt ihr das in den Anhängen der Bewerbung oder des Onboardings.

Konfiguration

Ruft ihr die Seite Fragebögen auf und drückt auf + Anlegen, könnt ihr einen neuen Fragebogen erstellen.

Siehe: Fragebogen anlegen

Verhalten im System

  • Verknüpfbare Fragen
    Fragen, die mit dem Fragebogen verknüpft werden können, sind welche, die wir zuvor als Standard im System hinterlegt haben, Screeningfragen oder Formularfelder des Typs Bewerberfeedback.
  • Fragebogen versenden
    Hier mehr: Fragebogen versenden
  • Spracheinstellung
    • Fragebögen in anderen Sprachen verwenden
      Wenn ihr Fragebögen in einer anderen Sprache anzeigen möchtet, müsst ihr diese zuerst in der gewünschten Sprache anlegen. Das könnt ihr direkt beim Bearbeiten des Fragebogens tun.
    • Wichtig für Screeningfragen
      Auch die Screeningfragen, die ihr im Fragebogen verwendet, müssen in der entsprechenden Sprache verfügbar sein. Nur dann werden sie korrekt angezeigt.
  • Link verschönern
    In den Korrespondenzvorlagen mit Link zum Fragebogen, erscheint der Link sehr lang. Ungefähr in dieser Form: https://eureSystemURL.de/feedback/fa14ff45-927b-4300-8ae2-54d4655dfa5d
    Diese Darstellung kann in der Korrespondenzvorlage geändert werden: Links als Text darstellen
  • Speicherort der Informationen
    • Informationen aus Screeningfragen werden in der Bewerbung gespeichert.
    • Antworten aus Feedbackfragen können im Reporting ausgewertet werden.
  • Umbenennung
    Fragebögen können jederzeit umbenannt werden. Stellt nur am besten sicher, dass eure Kollegen verstehen, welchen Zweck der Fragebogen hat.
  • Löschung
    Fragebögen können nur gelöscht werden, wenn sie nicht irgendwo in Benutzung sind. Beispielsweise in einer Korrespondenzvorlage. Mehr zur Löschung: Fragebogen anlegen oder löschen

  • Hinweise zur Konfiguration

    Legt ihr Fragebögen an, seht ihr zunächst eine Eingabemaske mit folgenden Optionen.

    • Anzeigename
      Der Anzeigename ist nur für euch intern sichtbar. Wir empfehlen eine Benennung, die euren Kollegen den Zweck des Fragebogens verrät.
    • Organisationseinheit
      Der Fragebogen ist nur in Elementen der Organisationseinheit und den darunter liegenden Organisationseinheiten auswählbar.
    • Typ
      Fragebogen-Typen und ihre Verwendung

      • Bewerberbogen

        Ein Bewerberbogen ist der Fragebogen, den Bewerber zum Einreichen ihrer Bewerbungsdaten nutzen. Zu Bewerberbögen gelangen Kandidaten, wenn sie sich über Stellenanzeigen oder Initiativbewerbungen bewerben.

      • Feedbackbogen
        Ein Feedbackbogen bietet die Möglichkeit, umfassendes Feedback zum gesamten Bewerbungsprozess einzuholen.
        Ein Feedbackbogen wird im Anschluss an die finale Entscheidung versendet. Ob Bewerber nun eingestellt oder abgelehnt wurden, über Feedbackbögen haben diese die Möglichkeit, den Bewerbungsprozess nachträglich in allen Facetten zu bewerten. Ihr könnt diese Informationen in entsprechenden Reports auswerten, um euren Bewerbungsprozess zu verbessern.
        Voraussetzung für den Feedbackbogen ist das aktivierte Candidate Experience Modul.

        Hinweis  
        Dieser Fragebogen wird per E-Mail kommuniziert. Fügt ihn dafür einer Korrespondenzvorlage hinzu. Zum Fragebogen gelangen Empfänger, indem sie auf einen in der E-Mail enthaltenen Link drücken. Fügt diesen Link im Korrespondenztext über den Platzhalter Fragebogen - URL ein, damit er in der E-Mail erscheint. Lest hier mehr zum Feedbackbogen anlegen. 

      • Fragebogen (zum Versenden)

        Ein Fragebogen zum Versenden dient der nachträglichen Einholung von Bewerberinformationen und folgt damit dem Bewerberbogen. Verwendet wird er zum Beispiel, wenn der eigentliche Bewerberbogen möglichst kurz sein soll, um für Kandidaten die Hürde des Bewerbens zu senken. Ist die Bewerbung erst einmal eingegangen, können im Anschluss über den Fragebogen zum Versenden weitere Bewerberinformationen eingeholt werden.
        Fragebögen zum Versenden verwenden Screeningfragen zum Abfragen von Bewerberinformationen.
        Dieser Fragebogen wird per E-Mail kommuniziert. Dazu ist es nötig, ihn einer Korrespondenzvorlage hinzu zu fügen. Zum Fragebogen gelangen Empfänger, indem sie auf einen in der E-Mail enthaltenen Link drücken. Der Link muss im Korrespondenztext über den Platzhalter Fragebogen - URL eingefügt werden, damit er in der E-Mail erscheint.
        Lest hier, wie ein Fragebogen versandt wird.
        Anwendungsbeispiele: 

        • Unterlagen nachfordern
        • Datenschutzerklärung von Manuell erfassten Bewerbungen
        • Zustimmung zur Aufnahme in den Kandidatenpool nach Absage
        • Kleidungsgrößen für Schutzkleidung vor dem Probearbeiten
        • Vollständige Bewerbungsunterlagen 

      • Terminumfrage
        Beim Anlegen von Terminen gebt ihr Datum und Uhrzeit vor. Dies bewährt sich, wenn am Termin nur zwei Personen teilnehmen. Sobald jedoch drei oder mehr Personen zu einem Termin eingeladen werden sollen, kann sich der Terminfindungsprozess verkomplizieren. Bevor ihr den Termin festlegt, könnt ihr eine interne Terminumfrage starten. Diese ermöglicht es, verschiedene Terminoptionen anzubieten. Die Teilnehmer können alle für sie möglichen Optionen auswählen. Als Terminorganisator könnt ihr dann den Termin mit den meisten Übereinstimmungen auswählen und erst dann die eigentliche Termineinladung versenden.

        Hinweis
        Dieser Fragebogen wird per E-Mail kommuniziert. Fügt ihn dafür einer Korrespondenzvorlage zu. Zum Fragebogen gelangen Empfänger, indem sie auf einen in der E-Mail enthaltenen Link drücken. Fügt diesen Link im Korrespondenztext über den Platzhalter Terminumfrage - Link zur Terminumfrage ein, damit er in der E-Mail erscheint.
        Lest hier, wie ihr die interne Terminumfrage anlegt. 

      • kununu Feedbackbogen
        Feedback mit kununu bietet die Möglichkeit, nach Abschluss eines Bewerbungsprozesses von Bewerbern eine Rückmeldung zu eurem Recruiting zu erhalten. Bewerber füllen dabei einen Fragebogen aus. Die Antworten können zu kununu übertragen und damit in eurem kununu-Unternehmensprofil sichtbar werden. Zudem könnt ihr die Feedbacks in eurem d.vinci Reporting einsehen.
        Lest hier mehr zu  Feedback mit kununu
    • Auswählbar in Ausschreibungen(Beim Typ Bewerberbogen)
      • Vorausgewählt
    • Bewerbungsportal (Bei den Typen Feedbackbogen, kununu Feedbackbogen, Fragebogen zum Versenden, Terminumfrage)
    • Mögliche Registerkarten in den Fragebögen
      Habt ihr einen Fragebogen angelegt, gelangt ihr in die Details.
      Hier sind unterschiedliche Registerkarten aufgeführt, in denen ihr weitere Einstellungen vornehmen könnt.
      • Daten(Alle Typen)
        Hier werden grundlegende Konfigurationen des Fragebogens festgelegt.
        Diese habt ihr bei der Anlage eingetragen und könnt sie hier verändern. Außerdem könnt ihr hier bei den Typen Bewerberbogen die Möglichkeit eine extra Eingangsbestätigung an die Bewerbenden zu versenden, nachdem sie ihre Bewerbung versandt haben.
      • Vorschaltseite(Typ: Bewerberbogen)
        Bevor Bewerbende den Fragebogen ausfüllen, kann eine Vorschaltseite angezeigt werden. Diese kann als Einleitung in das Thema genutzt werden und bei eingeschaltetem Candidate Experience Modul können Bewerbende beispielsweise ihren Lebenslauf hochladen, aus welchem dann die Daten ausgelesen und in das Bewerbungsformular eingetragen werden.
        Die Vorschaltseite kann in der Registerkarte Vorschaltseite direkt über den gleichnamigen Button aktiviert/deaktiviert werden.
        Ist eine Vorschaltseite bei einem Bewerberbogen aktiviert erscheint das Icon oder ein paar Icons zu LinkedIn, Xing und Co. in den Funktionen in der Liste der Bewerberbögen.
        • Optionen in der Vorschaltseite
          • Zusätzliche Eigenschaften/Zusätzlicher Header
            Hier könnt ihr Code im HTML Header einfügen. Dieser kann z. B. dazu genutzt werden, einen Tracking-Code zu implementieren. Bitte beachtet, dass diese Einstellungen bei größeren Updates auf Funktionstüchtigkeit geprüft werden müssen.
          • Bild
            Das Bild erscheint als erstes auf der Seite. Entsprechend empfiehlt sich hier ein vollformatiges Panoramabild. Größenempfehlung siehe hier: Medien/Bilder
          • Position
            Diesen Eintrag könnt ihr nicht verändern. Hier wird immer die Position der Veröffentlichung aufgeführt, für welche sich die Bewerbenden bewerben.
          • Einleitungstext
            Diesen könnt ihr nutzen, um den Kandidaten nochmal einige spezielle Worte vor der Bewerbung mitzugeben, wie zum Beispiel eure Freude an ihrem Interesse kundzugeben.
          • Bewerben mit...
            Hier könnt ihr die verschiedenen Optionen anwählen, mit denen sich Bewerbende bei euch bewerben können.
          • Fußzeile
            In der Fußzeile könnt ihr nochmal Datenschutzhinweis/Impressum oder andere wichtige Daten unterbringen.
          • Buttons
            Dies könnt ihr nicht verändern. Die Buttons fügen wir entsprechend eurer gewählter Optionen ein.
      • Formular (Alle Typen)
        Hier werden die Felder des Formulars ausgewählt, bereits angelegte Screeningfragenhinzugefügt und alle Einwilligungstexte gepflegt (U16 Bewerbungen, Datenschutz, erweiterte Verwendung)
        • Optionen in der Registerkarte Formular
          • Zusätzliche Eigenschaften/Zusätzlicher Header
            Hier könnt ihr Code im HTML Header einfügen. Dieser kann z. B. dazu genutzt werden, einen Tracking-Code zu implementieren. Bitte beachtet, dass diese Einstellungen bei größeren Updates auf Funktionstüchtigkeit geprüft werden müssen.
          • Bild
            Das Bild erscheint als erstes auf der Seite. Entsprechend empfiehlt sich hier ein vollformatiges Panoramabild. Größenempfehlung siehe hier: Medien/Bilder
          • Position
          • Einleitungstext (Nur Bewerberbogen, Fragebogen zum Versenden, Feedbackbogen, kununu-Feedbackbogen)
          • Bewerberbogen(Nur Bewerberbogen und Fragebogen zum Versenden)
            • Anredezeile
            • Anrede "Divers" auswählbar
            • Titel
            • Vorname
            • Nachname
            • Geburtsdatum
            • Einwilligung der Erziehungsberechtigten für Bewerber unter 16 Jahren
            • Adresse
            • E-Mail
            • E-Mail des Personaldienstleisters
            • Telefon
            • Telefon alternativ
            • Skype-Name
            • Profil-Link
            • Frühestmöglicher Beginn
            • Höchster Bildungsabschluss
            • Berufsausbildung
            • Studium
            • Letzte Tätigkeit
            • Gewünschter Einsatzort
            • Gehaltsvorstellung
            • Kommentar
            • Screeningfragen (auch beim Typ Fragebogen zum Versenden)
            • Vollständige Bewerbungsunterlagen (auch beim Typ Fragebogen zum Versenden)
            • Foto (auch beim Typ Fragebogen zum Versenden)
            • Quelle
            • Einwilligung zum Datenschutz
            • Einwilligung für erweiterte Verwendung
            • Captcha
          • Einwilligung zum Datenschutz (Bewerberbogen)
          • Einwilligung für erweiterte Verwendung (Bewerberbogen)
          • Terminumfrage (Terminumfrage)
          • Formular(kununu-Feedbackbogen)
            Mehr zu den Bedeutungen der Optionen hier: Feedback mit kununu
            • Feedbackfragen
            • Zusätzliche Feedbackfragen
            • Dürfen wir das Feedback auf kununu Veröffentlichen
            • Einwilligung zum Datenschutz
          • Buttons
      • Bestätigungsseite (Typ: Bewerberbogen, Fragebogen zum Versenden, Terminumfrage)
        Nachdem der Bewerbende den Fragebogen ausgefüllt hat und auf Absenden gedrückt hat, erhält er mindestens eine Erfolgsmeldung. Andere Inhalte können gepflegt werden.

So nutzen dies unsere Kunden

Einige Kunden haben Feedbackfragebögen eingerichtet, um Feedback zum Prozess oder für kununu zu erhalten. Auch der Fragebogen zum Versenden wird öfter genutzt, um die Bewerbungsunterlagen zu vervollständigen oder dem Bewerber Aufgaben zukommen zu lassen.
Anstelle der Terminumfrage, die lediglich für interne Teilnehmer ist, kann nun mit der Kalenderintegration Plus ein Termin zusammen mit dem Bewerber gefunden werden.

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