Bestehende Termine können verschoben werden. Eine Terminabsprache sollte vorher mit dem Bewerber geschehen.
Ihr nutzt die Kalenderintegration Plus? Dann könnt ihr den Bewerbenden bei der Terminverschiebung einfach mitteilen, dass sie die Terminbuchungsseite für aktualisierte Terminauswahl neu laden können. Dank automatischer Umleitung bleibt der ursprüngliche Link auch nach Bearbeitung der Terminbuchung weiterhin gültig.
Wenn ihr einen Termin verschiebt, um einen anderen Raum zu buchen, müsst ihr den Bewerber nicht durch neuen Korrespondenzversand informieren - diese Information soll intern bleiben.
Voraussetzung
Das Verschieben von Terminen erfordert mindestens eine Korrespondenzvorlage mit dem Auslöser Verfügbar bei: Termin verschieben. Führe ggf. zunächst den Schritt Korrespondenzvorlage anlegen aus. Verwende beim Verfassen des Nachrichtentexts bei Bedarf die Platzhalterreihe Alter Termin, um die Termindaten vor der Verschiebung anzugeben, sowie Neuer Termin, um die aktualisierten Termindaten anzugeben.
Benötigte Berechtigungen: Bewerbung sehen und bearbeiten und Aktivitäten und Historie der Bewerbung sehen
Gehe wie folgt vor:
- Öffne die Bewerbung mit dem zu verschiebenden Termin.
- Aktiviere die Registerkarte Aktivitäten.
- Drücke in der Registerkarte Termine neben dem zu verschiebenden Termin auf das Icon. Das Eingabeformular Termin verschieben wird angezeigt.
- Die Termindetails sind mit den aktuellen Werten vorbelegt. Ändere die Daten nach Bedarf.
- Wähle im Feld Korrespondenzvorlage eine gewünschte Vorlage aus. Die Felder Betreff und Inhalt der Korrespondenzvorlage werden angezeigt.
- Passe ggf. den Text im Feld Inhalt an. Verwende bei Bedarf die Platzhalterreihe Alter Termin, um die Termindaten vor der Verschiebung anzugeben, sowie Neuer Termin, um die aktualisierten Termindaten anzugeben.
Ihr nutzt die Kalenderintegration Plus?
Um den Bewerbenden die Möglichkeit zu geben, selbst einen passenden Termin auszusuchen, könnt ihr den Platzhalter Terminbuchung - Link zur Buchungsseite ( {APPOINTMENT_BOOKING:LINK} ) einfügen.
Ihr wollt den Link als Text darstellen? Lest hier. - Drücke auf den Button Termin verschieben, um die Änderungen zu speichern. Die Seite Bewerbung wird angezeigt. Die versendete E-Mail wird in der Bewerbungshistorie gespeichert.
Benötigte Berechtigungen
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Terminverschiebungen können alle Benutzer durchführen
Benutzer mit Zugriff auf die Registerkarte Aktivitäten in der Bewerbung, können Termine verschieben. Terminverschiebungen können damit unabhängig vom Termin-Organisator durchgeführt werden. Wenn ein anderer Benutzer den Termin verschiebt, wird folgende Meldung angezeigt:
Der Termin wird im Namen des Organisators Vorname Nachname verschoben. Der Organisator wird darüber nicht gesondert informiert. -
MS-Teams-Termin in einen Vorort-Termin ändern
Ist ein Termin als MS-Teams-Termin eingestellt, kann dieser verschoben werden.
Der Termin kann jedoch nicht in einen Vorort-Termin umgewandelt werden. Dafür muss der alte Termin abgesagt und ein neuer erstellt werden. -
Kalender des Termin-Organisators ist nicht mehr verbunden
Der Termin kann nicht verschoben werden. Die folgende Meldung wird angezeigt:
Der Kalender des Termin-Organisators Vorname Nachname ist nicht verbunden. Neuverbindung veranlassen oder den Termin absagen und einen neuen erstellen."
Bei Absage des Termins erscheint folgende Meldung:
Der Kalender des Termin-Organisators Vorname Nachname ist nicht verbunden. Der Termin wird daher nicht automatisch aus den Kalendern der Teilnehmer entfernt werden. Die Teilenehmer werden per E-Mail benachrichtigt. -
Externe Teilnehmer sind diejenigen, an welche der Termin außerhalb von d.vinci weitergeleitet wurde.
Diese bleiben bei der Terminverschiebung erhalten und können nicht abgewählt werden. Ihre Verfügbarkeit wird auch nicht berücksichtigt, da die Kalender nicht mit d.vinci verbunden sind. Sie müssen die Verfügbarkeiten der externen Teilnehmer bitte zuvor in Ihrem firmeneigenen Kalender prüfen. - Der Termin-Status der externen Teilnehmer wird bei Terminverschiebung auf Ausstehend zurückgesetzt.
- Der Bewerbende erhält eine E-Mail mit der Korrespondenz zur Terminverschiebung.
- Terminteilnehmer erhalten keine Information über die Terminverschiebung per E-Mail. Der neue Termin erscheint ohne Meldung im Kalender.
- In der Historie der Bewerbung wird eine Termin-Verschiebung aufgeführt.
Inhalt der E-Mails an die Terminteilnehmer:
Anrede XYZ,
ein Termin wurde verschoben:
Bewerbung: Anrede Vorname Nachname
Organisator: Vorname Nachname
Ausschreibung: Ausschreibungstitel
Bewerbung vom: Datum der Bewerbung
Bewerbungsstatus: Bewerbungsstatus des Kandidaten
Alter Termin
Zeit: xx.xx.xxxx um xx:xx Uhr
Ort:
Neuer Termin
Zeit: xx.xx.xxxx um xx:xx Uhr
Ort:
Dieser Kalendereintrag wurde automatisch generiert. Absagen und Terminvorschläge werden nicht automatisch verarbeitet.
Den Termin koordiniert Vorname Nachname
Hinweis:
Diese E-Mail wurde automatisch generiert. Für Rückfragen steht die Personalabteilung gerne zur Verfügung.