Mit der Terminumfrage könnt ihr einem Bewerber und/oder euren Kollegen Terminvorschläge per Fragebogen in einer Korrespondenz mitteilen. Der Empfänger kann sich Termine aussuchen und dies dann ebenfalls im System an euch weiterleiten. Ihr könnt nach erfolgter Terminumfrage eine Einladung zu einem Termin verschicken.
Um die Terminumfrage einzurichten, sind mehrere Schritte nötig.
1. Status Terminumfrage anlegen
Lege einen neuen Bewerbungsstatus an. Beispielsweise mit dem Namen "Terminumfrage gestartet".
Beim Wert Termin: muss Terminumfrage starten eingetragen sein. Alles andere kann auf nein stehen bleiben.
2. Status Terminumfrage beendet/durchgeführt etc. anlegen
Lege einen neuen Bewerbungsstatus an, beispielsweise mit dem Namen "Terminumfrage beendet".
Hier muss nichts Besonderes gewählt werden und alles kann auf nein stehen bleiben.
3. Die beiden Status in der Liste an die richtige Stelle schreiben
Verschiebe die Status in der Liste der Bewerbungsstatus an den logisch richtigen Platz in deinem Recruitingprozess.
Dies kannst du per Drücken und Ziehen des Striche-Symbols vor dem Status.
4. Automatischer Statuswechsel
Lege einen neuen automatischen Statuswechsel an. Beispielsweise mit dem Namen "Terminumfrage beendet".
Ausgangsstatus: Name aus Schritt 1
Folgestatus: Name aus Schritt 2
Auslöser: Terminumfrage durchgeführt
5. Aufgabe anlegen
Lege eine neue Aufgabe an.
Aufgabenbeschreibung: zum Beispiel "Termin vereinbaren"
Ausgelöst bei Status: Name aus Schritt 2
Ausgelöst: 0
Berechtigung zum Bearbeiten: Beispielsweise "Aufgaben der Rolle Personalabteilung (Standard)"
6. Statusübergang anlegen
Lege einen neuen Statusübergang an.
Ausgangsstatus: Status aus Schritt 1
Folgestatus: Status aus Schritt 2
7. Die Statusauswahl bei anderen Status möglich machen
Wähle einen Status aus der Liste der Bewerbungsstatus, von dem aus du auf den Status aus Schritt 1 wechseln möchtest.
Ausgangsstatus: Der Status, auf den du geklickt hast.
Folgestatus: Der Status aus Schritt 1
8. Fragebogen anlegen
Lege einen neuen Fragebogen an.
Anzeigename: Beispielsweise: Terminumfrage
Typ: Terminumfrage
Bewerbungsportal: hier wird oft das von eurer Homepage genommen.
Passe in der Registerkarte Formular und Bestätigungsseite ggf. den Text an, um einen individuellen Text über und nach der durchgeführten Terminumfrage anzuzeigen.
9. Korrespondenzvorlage für Terminumfrage anlegen
Lege eine neue Korrespondenzvorlage an, mit der du den Fragebogen zur Terminumfrage verschicken willst.
Der Platzhalter Terminumfrage - Link zur Terminumfrage {APPOINTMENT_SURVEY:LINK} muss enthalten sein.
Organisationseinheit: wie Fragebogen
Name: Terminumfrage
Verfügbar bei: Statuswechsel
Status: Status aus Schritt 1
Betreff: Beispielsweise: Wir möchten Sie kennenlernen!
Inhalt: Beispielsweise:
{APPLICANT:SALUTATION} {APPLICANT:FIRST_NAME} {APPLICANT:LAST_NAME},
Ihre Bewerbung hat uns überzeugt, wir möchten Sie kennenlernen! Gerne laden wir Sie zu einem persönlichen Gespräch in unser Büro ein. Die genaue Adresse finden Sie in der Beschreibung im Anhang.
Um einen passenden Termin zu finden, nehmen Sie bitte an der Terminumfrage teil: {APPOINTMENT_SURVEY:LINK}
Wir haben {APPOINTMENT_SURVEY:DURATION} für unser Gespräch eingeplant, in dem wir gerne mehr über Ihren fachlichen Hintergrund und Ihre Motivation für die Bewerbung erfahren möchten. An dem Gespräch werden {APPOINTMENT_SURVEY:PARTICIPANTS} teilnehmen.
Wir freuen uns auf ein interessantes Gespräch mit Ihnen und stehen Ihnen zur Beantwortung möglicher Fragen sehr gern zur Verfügung!
Freundliche Grüße
Ergebnis
Die Terminteilnehmer erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Terminumfrage. Über diesen Link geben diese eine Rückmeldung.
Wenn ihr nun auf einen Bewerbungsstatus wechselt, welcher die Statuswechselfunktionalität Termin bestätigen hat, erscheint ein Feld Terminvorschlag. In diesem könnt ihr die Verfügbarkeiten aller Teilnehmer der Terminumfrage sehen und den besten Termin auswählen.