Warnung: Gelöschte und reduzierte Bewerbungen können auch von uns nicht wiederhergestellt werden.
Manuelle Löschung: Bewerbung löschen und statistische Daten löschen
Wenn ihr eine Bewerbung manuell löscht, könnt ihr auswählen, ob statistische Daten erhalten bleiben sollen.
Wenn ihr die statistischen Daten löscht, ist die Bewerbung restlos aus dem System entfernt und die Daten der Bewerbung gehen nicht mehr ins Reporting ein.
So nutzen dies unsere Kunden
Wenn ihr eine Testbewerbung anlegt und anschließend löscht, möchtet ihr keine statistischen Daten behalten, da diese eure Reports verfälschen würden. Es handelt sich schließlich nicht um eine "echte" Bewerbung.
Manuelle Löschung: Bewerbung löschen und statistische Daten behalten
Wenn ihr eine Bewerbung manuell löscht, könnt ihr auswählen, ob statistische Daten erhalten bleiben sollen.
Wenn ihr die statistischen Daten behaltet, werden diese anonymisiert (von Bewerber und Bewerbung losgelöst) gespeichert und in Reports ausgewertet. Erhalten bleiben Daten wie Geschlecht, Bewerbungsart etc., die euch helfen, eure Bewerbendenstrukturen zu erkennen und zu optimieren.
So nutzen dies unsere Kunden
Wenn Bewerbende direkt um Löschung ihrer Daten bitten, könnt ihr diese aus dem System entfernen, aber die statistischen Daten für die Auswertung beibehalten.
Automatische Reduktion und Löschung
Beim Bearbeiten oder Anlegen von Bewerbungsstatus könnt ihr pro Bewerbungsstatus festlegen, ob die Bewerbung x Tage nach dem Wechsel auf einen bestimmten Status automatisch gelöscht werden soll. Optional könnt ihr auch angeben, ob die Bewerbung vor dem Löschen zunächst reduziert werden soll.
Als Minimum für die Reduktion können 90 Tage eingestellt werden, als Maximum 365 Tage.
Als Minimum für die Löschung können 14 Tage eingestellt werden, als Maximum 1095 Tage.
Reduktion ist eine Quasi-Löschung, die der eigentlichen und endgültigen Löschung vorgelagert ist. Die Reduktion dient dazu, dass für Bewerbungen, die z. B. im Anschluss an eine Absage zu löschen sind, für eine begrenzte Zeit Konflikte ausgelöst werden. Außerdem fließen die Bewerbungsdaten weiter in Reports ein.
Hinweis
Reduzierte Bewerbungen werden überall im System ausgeblendet. Nach Richtlinie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten reduzierte Bewerbungen jedoch nicht als gelöscht, da weiterhin (bis zur nachfolgenden endgültigen Löschung) Personendaten im System erhalten bleiben, die zur Identifizierung der Bewerbenden im Rahmen einer Konflikterkennung genutzt werden.
Folgende Daten werden bereits bei der Reduktion gelöscht:
- Wiedervorlagen
- Empfehlungen und Feedbacks
- Terminumfragen
- Ausstehende Benachrichtigungen
- Zeitverzögerter Versand
- Anhänge
- Interviews
- Korrespondenzen (Postfach)
- Fragebögen und Feedbackbögen
- Je nach Auswahl: Antworten auf Screeningfragen
Felder der Person oder der Bewerbung werden nicht gelöscht.
So nutzen dies unsere Kunden
- Ihr könnt die automatische Reduktion nutzen, wenn ihr euer System von finalisierten Bewerbungen befreien möchtet, z. B. um eine erneute Kontaktierung der Bewerbenden zu verhindern, diese aber für die Konflikterkennung behalten wollt.
- Ihr könnt die automatische Löschung (auch ohne Reduktion) nutzen, um z. B. gemäß Löschkonzept Bewerbungen sechs Monate nach Absage aus dem System zu entfernen (statistische Daten werden behalten).