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Was sind Rechnungsadressen?

Aktualisiert

Rechnungsadressen sind ein zentraler Bestandteil der Stammdaten. Sie dienen dazu, die korrekten Abrechnungsdaten für Bestellungen oder Dienstleistungen zu hinterlegen.

Konfiguration

Öffnet ihr den Menüpunkt Stammdaten, kann der Punkt Rechnungsadressen gewählt werden. Über den Button + Rechnungsadresse kann eine neue angelegt werden. Siehe: Rechnungsadresse anlegen.

Verhalten im System

  • Berechtigung
    Um die Rechnungsadressen einsehen, ändern und erstellen zu können, brauchen Benutzer die Berechtigung Stammdaten | sehen / bearbeiten / anlegen in ihrer Rolle.
  • Auswählbarkeit
    Ist eine Rechnungsadresse angelegt, steht diese im Multiposting bei der Buchung einer Multiposting-Kampagne zur Verfügung, je nachdem welches Verhalten bei Anlage eines Multiposting-Profils festgelegt wurde.
  • Änderung/Umbenennung
    Werden die Daten der Rechnungsadresse geändert, so ändert sich diese nur für zukünftige Buchungen.
    Die bereits erfolgten Buchungen behalten die Adresse, wie sie zum Zeitpunkt der Buchung war.
  • Änderung der Rechnungsadresse bei bestehender Kampagne
    Ihr habt eine Kampagne bestellt und möchtet die Rechnungsadresse nachträglich ändern?
    Wendet euch bitte an die in der Bestellbestätigung genannte E-Mail-Adresse der Buchhaltung.
  • Löschung
    Ihr könnt Rechnungsadressen jederzeit löschen. In neuen Multiposting-Kampagnen sind diese nach der Löschung nicht mehr auswählbar. Die bereits erfolgten Buchungen behalten die Adresse wie sie zum Zeitpunkt der Buchung war.
  • Änderungsprotokoll
    Änderungen an der Rechnungsadresse werden im Änderungsprotokoll festgehalten.

  • Hinweise zur Rechnungsstellung bei d.vinci Multiposting

    • Rechnungskorrekturen
      Bei der Buchung einer Multiposting-Kampagne muss zwingend auf die richtige Rechnungsadresse geachtet werden. Ist eine Multiposting-Kampagne gebucht, kann die Rechnungsadresse nicht mehr geändert werden.

      Achtung 
      Jegliche Rechnungskorrekturen kosten 150 Euro pro Rechnung die angepasst werden muss. Rechnungen ohne Kostenstelle oder mit falscher Ansprechperson (zu Händen von) werden nicht korrigiert. 

    • E-Mail für Rechnungsempfang
      Kontrolliert bei der Buchung einer Multiposting-Kampagne sorgfältig eure E-Mail für den Rechnungsempfang, damit die Rechnung bezahlt werden kann und ihr Mahnungen verhindert.
    • Ansprechperson für Fragen
      Wendet euch bei Fragen zur Abrechnung bitte an die in der Bestellbestätigung genannten E-Mail-Adresse. Buchhaltung@dvinci.de
    • Versand
      Die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format senden wir innerhalb von 4 bis 8 Wochen nach der Buchtung separat zu.

  • Hinweise zur Konfiguration

    • Organisationseinheit*
      Wähle die Organisationseinheit aus, für die die Rechnungsadresse gilt. Du kannst die Rechnungsadresse in der Organisationseinheit und allen darunterliegenden auswählen.
    • Rechnungsempfänger*
      Gib den vollständigen Namen des Rechnungsempfängers inklusive Rechtsform an (z. B. Muster GmbH, Muster AG). Ohne Rechtsform kann keine Rechnungsstellung erfolgen. 
    • zu Händen von
      Optional, falls die Rechnung an eine bestimmte Person adressiert werden soll.
    • Adresszusatz
      Optional, für zusätzliche Adressinformationen.
    • Straße, Hausnummer*
      Trage die Straße und Hausnummer des Rechnungsempfängers ein.
    • PLZ, Ort*
      Gib die Postleitzahl und den Ort des Rechnungsempfängers ein.
    • Land*
      Wähle das Land der eingegebenen Adresse aus.
    • E-Mail für Rechnungsempfang*
      Gib eine gültige E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an. Wir werden die Rechnung zustellen, sobald die Kampagne online ist.
    • Kostenstelle
      Optional, für die Zuordnung von Kosten innerhalb des Unternehmens. Ist das Feld leer, kann vor einem Bestellvorgang eine Kostenstelle eingetragen werden. Bereits eingetragene Kostenstellen können beim Bestellvorgang jedoch weder geändert noch gelöscht werden.
    • USt-IdNr.*
      Hier wird eure Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen. Sie ist zum Beispiel im Impressum der Unternehmenswebseite zu finden. Es findet eine Prüfung statt, ob die Nummer valide ist. Ist das nicht der Fall, können die Eingaben nicht gespeichert werden. 
      Zu beachten
      • USt-IdNr. von Unternehmen innerhalb der EU
        Die Nummer besteht aus dem EU-Ländercode und einer 8-12-stelligen Nummer.
      • USt-IdNr. von Unternehmen außerhalb der EU
        Es muss eine nationale Steuer-ID angegeben werden, um eine korrekte Rechnung zu stellen.
      • Rechnung für Unternehmen mit Sitz in Deutschland
        Die Rechnung wird mit dem aktuellen Umsatzsteuersatz ausgestellt.
      • Rechnung für Unternehmen in der EU mit Sitz außerhalb von Deutschland
        Die Rechnung enthält 0 % Umsatzsteuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren (nicht steuerbar im Inland).
      • Rechnung für Unternehmen aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten
        Die Rechnung enthält 0 % Umsatzsteuer und einen Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren (nicht steuerbar im Inland).

So nutzen dies unsere Kunden

Die Funktion zur Verwaltung von Rechnungsadressen wird von Unternehmen genutzt, um die Abrechnung effizient und fehlerfrei zu gestalten. Besonders in größeren Organisationen mit mehreren Organisationseinheiten erleichtert die Zuordnung der Rechnungsadressen die interne Kostenverteilung und die Einhaltung steuerlicher Anforderungen.
Einige Kunden verwenden die optionalen Felder wie "Kostenstelle", um Rechnungen direkt bestimmten Projekten oder Abteilungen zuzuordnen.

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