Mit der WhatsApp-Kommunikation könnt ihr direkt aus d.vinci heraus mit Bewerbenden über WhatsApp in Kontakt treten. Die Funktion basiert auf einer Integration mit unserem Partner PitchYou. Sie ermöglicht es, Bewerbenden schnell, unkompliziert und DSGVO-konform Nachrichten zu senden und zu empfangen – und das alles aus dem d.vinci-System heraus.
Die WhatsApp-Kommunikation ergänzt die WhatsApp-Bewerbung: Während Bewerbende sich per WhatsApp bewerben können, ermöglicht dieses Feature die direkte, individuelle Kommunikation im 1:1-Chat nach Eingang der Bewerbung.
INHALTSVERZEICHNIS
- Benefits dieser Funktion
- Vertragliches
- Konfiguration
- Verhalten im System
- So nutzen dies unsere Kunden
- Weitere Artikel zu diesem Thema
Benefits dieser Funktion
- Schnelle Reaktionszeiten: WhatsApp-Nachrichten erreichen Bewerbende unmittelbar auf dem bevorzugten Kommunikationskanal.
- Direkte Kommunikation: Rückfragen, Terminabsprachen und weitere Schritte lassen sich unkompliziert klären.
- Hohe Akzeptanz: Besonders mobile Zielgruppen (Blue Collar, Gen Y/Z, Azubis) bevorzugen WhatsApp gegenüber E-Mail oder Telefon.
- Keine Medienbrüche: Die gesamte Kommunikation bleibt im System und ist nachvollziehbar dokumentiert.
- Informell und professionell: Die Tonalität kann flexibel an die Zielgruppe angepasst werden.
Tipp: Das Feature eignet sich besonders, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und die Candidate Experience zu verbessern.
Vertragliches
Interesse an der WhatsApp-Kommunikation?
Die Kommunikation via WhatsApp benötigt einen Extra-Vertrag. Schreib uns einfach an.
Ihr könnt die Funktion zwar nicht direkt selbst ausprobieren, aber wir geben euch gerne eine umfassende Demo im System und klären dabei alle offenen Punkte.
Konfiguration
Die Kommunikation via WhatsApp muss eingerichtet werden.
Siehe: Wie richte ich die WhatsApp-Kommunikation mit Bewerbenden ein?
Verhalten im System
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Voraussetzungen
Um mit Bewerbenden über WhatsApp schreiben zu können, braucht ihr einen Extra-Vertrag (siehe oben) und die Funktion muss für euch eingerichtet sein. -
Berechtigung
Um WhatsApp-Kommunikationen aufrufen und Nachrichten darüber schreiben zu können, benötigen Benutzer die Berechtigung Sofortnachrichten| sehen/bearbeiten in ihrer Benutzerrolle. -
Einstieg
In der Bewerbung erscheint verborgen hinter dem Zahnrad-Symbol die Option WhatsApp-Nachricht senden. Drücken Benutzer darauf, öffnet sich das Chatfenster.
Alternativ kann über den Messenger-Bereich in der Kopfzeile auf die Bewerbungen mit bestehender WhatsApp-Kommunikation zugegriffen werden. -
Opt-In
Bevor ihr mit Bewerbenden über WhatsApp kommunizieren könnt, wird eine Standardnachricht versandt, um die Erlaubnis (Opt-In) der Bewerbenden einzuholen. Erst nachdem die Bewerbenden ausdrücklich zugestimmt haben (Auf den Button „Ja“ gedrückt haben), darf WhatsApp als Kommunikationskanal genutzt werden. -
Kontaktaufnahme nach 24 Stunden
Aufgrund der technischen Vorgaben von WhatsApp muss die Zustimmung (Opt-in) alle 24 Stunden erneuert werden. Wenn ihr also nach 24 Stunden nochmal einen Chat mit den Bewerbenden starten möchtet, wird das Fenster zum Versand der Standard-Nachricht nochmal angezeigt und die Bewerbenden müssen nochmal zustimmen, ehe die Kommunikation weitergehen kann. -
Ablehnung von WhatsApp als Kommunikationskanal
Sollten Bewerbende die Kommunikation über WhatsApp ablehnen, indem sie auf die Standard-Nachricht mit Nein antworten, müsst ihr die Personen auf anderem Wege kontaktieren. Also sie anrufen oder E-Mails schreiben. -
Erscheinungsbild eures WhatsApp-Profils
Welcher Name und welches Profilbild für die Bewerbenden in WhatsApp sichtbar wird, steuert ihr über euer Profil in PitchYou.-
Test
Ihr könnt das Erscheinungsbild testen, indem ihr in einer Bewerbung eure WhatsApp-Nummer eintragt und eine Konversation startet. Achtung, diese Tests zählen jedoch in euer Kontingent von PitchYou und verringern dies entsprechend.
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Test
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Aussehen der Nachrichten
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Formatierungen
Ihr seht nur reine Textnachrichten ohne Formatierungen - auch wenn diese von Bewerbenden genutzt wurden. Wenn ihr die richtigen Befehle nutzt, sehen Bewerbende allerdings formatierten Text.- Kursiv: _Text_
- Fett: *Text*
- Durchgestrichen: ~Text~
- Monospace: ```Text```
- Inline-Code: `Text`
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Emojis
Ihr könnt Emojis, die Bewerbende geschickt haben sehen.
Beim Verfassen von Nachrichten steht euch selbst keine Emoji-Auswahl zur Verfügung. Ihr könnt jedoch eine Emoji-Seite aus dem Internet öffnen, dort ein Emoji kopieren und es in die Nachricht einfügen. Wird es in eurer Nachricht richtig angezeigt, sehen auch Bewerbende das Emoji richtig.
Tipp: Solltet ihr Aufzählungszeichen benötigen, könnt ihr euch Punkte aus den Emojis heraussuchen und die Nachricht so übersichtlich formatieren.
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Formatierungen
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Absenden einer Nachricht
Ihr könnt Text schreiben und Absätze über Enter einfügen. Erst wenn ihr auf das grüne Symbol drückt, wird die Nachricht verschickt. -
Antworten
Antworten der Bewerbenden erscheinen im Chat. Neue Nachrichten werden in der Kopfzeile markiert. Neben dem WhatsApp-Symbol erscheint eine gelbe Markierung mit einer Zahl, welche die Anzahl der WhatsApp-Chats mit neuen Nachrichten zeigt. -
Tonsignal
Gehen neue Nachrichten ein, wird ein Ton abgspielt. Voraussetzung: Der Ton an eurem PC ist aktiviert und auch im Tab des Browsers ist er nicht ausgeschaltet. -
Auto-Übersetzung
Diese Funktion ist durch PitchYou bereitgestellt. Solltet ihr Fragen/Anmerkungen/Verbesserungsvorschläge haben, wendet euch bitte an PitchYou. Wir haben darauf keinen Einfluss.
Solltet ihr englischsprachigen Bewerbenden auf Deutsch schreiben und die Option Auto-Übersetzung ist aktiviert, erhalten Bewerbende die Nachricht auf Englisch. Die Übersetzung wird euch jedoch nicht angezeigt.
Sollten euch Bewerbende auf Englisch antworten, seht ihr die Antwort auf Deutsch, wenn eures Systemsprache Deutsch ist. -
Originalnachricht
Diese Funktion ist durch PitchYou bereitgestellt. Solltet ihr Fragen/Anmerkungen/Verbesserungsvorschläge haben, wendet euch bitte an PitchYou. Wir haben darauf keinen Einfluss.- Ein: Bei automatisch übersetzten Nachrichten: Anzeige der eingehenden Nachrichten in Originalsprache.
- Aus: Bei automatisch übersetzten Nachrichten: Anzeige der automatischen Übersetzungen der eingehenden Nachrichten.
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Messenger-Bereich in der Kopfzeile
In der Kopfzeile findet sich verborgen hinter dem WhatsApp-Symbol der Messenger Bereich. Die Übersicht zeigt in Kachelansicht alle bisherigen WhatsApp-Konversationen. -
Filterung im Messenger-Bereich
Derzeit könnt ihr nach dem Lesesatus (gelesen/ungelesen) filtern .-
Gelesene Nachrichten
Ihr erkennt gelesene Nachrichten an dem grünen Symbol welches einen Haken mit einem Kreis drumherum zeigt. -
Ungelesene Nachrichten
Ihr erkennt ungelesene Nachrichten an dem roten Symbol welches eine Ausrufezeichen mit einem Kreis drumherum zeigt.
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Gelesene Nachrichten
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Sortierung im Messenger-Bereich
Die Kacheln können in unterschiedlicher Reihenfolge angezeigt werden. Entweder ist das Datum der letzten Nachricht entscheidend oder der Nachname. -
Benachrichtigungen
Bei Chats mit neuen Nachrichten gibt es eine Benachrichtigung im System, indem eine Zahl am Messenger-Symbol in der Kopfzeile erscheint. Die Aktualisierung erfolgt alle 5 - 10 Minuten.Bei offenem Chatfenster wird ein Ton abgespielt (Lautsprecher aktiv), eine Zahl am Messenger-Symbol in der Kopfzeile erscheint in diesem Fall nicht.
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WhatsApp-Kommunikation für Nicht-WhatsApp-Bewerbungen
Ihr könnt auch mit Bewerbenden aus dem System heraus über WhatsApp kommunizieren, wenn deren Bewerbung nicht per WhatsApp eingegangen ist. Schaut hier: Wie richte ich die WhatsApp-Kommunikation mit Bewerbenden ein? -
Deaktivierung
Die Funktion lässt sich auf zwei Arten deaktivieren:-
Nur für bestimmte Benutzer
Entferne das Recht „Sofortnachrichten sehen“ aus der jeweiligen Benutzerrolle. Dann können nur diese Benutzer die Funktion nicht mehr nutzen. -
Für alle Benutzer
Deaktiviere die Integration in den Grundeinstellungen komplett. Dann steht die Funktion keinem Benutzer mehr zur Verfügung.
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Nur für bestimmte Benutzer
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Änderungen/Nachrichten zurückrufen
Einmal abgeschickte Nachrichten können nicht verändert werden. Verschickte Nachrichten können nicht zurückgerufen werden. -
Löschung
Einzelne WhatsApp-Nachrichten können nich gelöscht werden.
Ganze Chats können direkt im Chatfenster über das Mülleimer-Symbol gelöscht werden.
Achtung
Gelöschte Chats sind nicht mehr einsehbar und können nicht wiederhergestellt werden. -
Historie
In der Historie einer Bewerbung wird festgehalten, wann ihr erstmals eine WhatsApp-Kommunikation mit dem Bewerbenden gestartet habt.
So nutzen dies unsere Kunden
Die WhatsApp-Kommunikation wird besonders für Zielgruppen genutzt, die schnell und unkompliziert erreichbar sein müssen, zum Beispiel im Blue-Collar-Bereich, bei Azubis oder jungen Berufseinsteigern. Unternehmen berichten von einer deutlich verbesserten Erreichbarkeit und schnelleren Prozessen im Recruiting.
Die Funktion wird sowohl für alle, als auch gezielt für bestimmte Stellenanzeigen genutzt – je nach Recruiting-Strategie.