Wie wird KI in d.vinci genutzt?

KI bei d.vinci: sicher, transparent – ihr habt die Kontrolle

d.vinci setzt auf KI, um eure Prozesse zu automatisieren und Effizienz zu steigern. Dabei bleibt jedoch der Mensch im Mittelpunkt. Dieser Artikel gibt euch eine Übersicht über die KI-gestützten Funktionen in unseren Systemen und zeigt, wie sie euch unterstützen können. 

Unsere KI unterstützt euch beispielsweise bei Texten, Struktur und Vorbefüllungen. Ihr entscheidet, was übernommen wird. Jede KI-Ausgabe ist ein Vorschlag, den ihr prüft, anpasst und freigebt.

KI-Funktionen sind mit einem Sterne-Symbol   gekennzeichnet.

Welche KI-Features gibt es?

Bewerbermanagement

• Rechtschreibung mit KI prüfen
  Im Texteditor könnt ihr KI nutzen, um Texte zu prüfen, zu verbessern, zu kürzen, zu erweitern oder zwischen Deutsch und Englisch zu übersetzen.
  KI-Modell: Azure AI ChatGPT-4.1; bei Übersetzung: DeepL-LLM
• Veröffentlichung mit KI erstellen
  Die Funktion befüllt die Felder der Veröffentlichung automatisch und schlägt Texte für die Veröffentlichung vor. Datenbasis ist dabei die dazugehörige Ausschreibung. 
  KI-Modell: Azure AI ChatGPT-4o
• Kurzbeschreibung einer Veröffentlichung 
  Erzeugt eine kompakte, SEO-optimierte Kurzbeschreibung für eure Stellenanzeige. 
  KI-Modell: Azure AI OpenAI 3.5
• KI‑gestützte Vorbefüllung Multiposting
  Ordnet bei der Erstellung einer Multiposting-Kampagne die Inhalte eurer Veröffentlichung automatisch den benötigten Feldern im Multiposting zu. 
  KI-Modell: Azure AI OpenAI (VONQ)
• Automatisches Status-Mapping in der Journey
  Ordnet eure Bewerbungsstatus automatisch den passenden Phasen der Journey zu. Die KI analysiert die Bezeichnungen eurer Status (z. B. "Erstgespräch", "Unterlagen nachgefordert") und weist diese jeweils einer der sieben Phasen zu. 
  KI-Modell: Azure AI ChatGPT-4.1

Karriereseiten

• Karriereseiten mit KI erstellen 
  Generiert mit Hilfe von KI eine Landingpage/Karriereseite inklusive Texten, ausgefüllten Bausteinen und Layoutvorschlag auf Basis eurer öffentlichen Website und darauf angewendeten Corporate Designs.
  KI-Modell: Azure AI ChatGPT-4o
• Alternative Textvorschläge in Karriereseiten
  In einigen Bausteinen bieten wir euch zur Optimierung eurer Texte alternative Textvorschläge/Formulierungsalternativen, welche mit KI generiert werden.
  KI-Modell: Azure AI ChatGPT-4o
• Automatische Übersetzung ins Englische
  Die Texte der Karriereseiten könnt ihr durch KI ins Englische übersetzen lassen. Dabei werden kontextgerechte und qualitativ hochwertige Übersetzungen geliefert.
  KI-Modell: DeepL-LLM

Onboarding

• Rechtschreibung mit KI prüfen
  Im Texteditor könnt ihr KI nutzen, um Texte zu prüfen, zu verbessern, zu kürzen, zu erweitern oder zwischen Deutsch und Englisch zu übersetzen.
  KI-Modell: Azure AI ChatGPT-4.1; bei Übersetzung: DeepL-LLM
• Aufgabenpakete im Onboarding erstellen 
  Bestehende Onboarding-Dokumente werden analysiert und in strukturierte Aufgabenpakete umgewandelt.
  KI-Modell: Azure AI ChatGPT-4o

Euer Nutzen

• Effizienzsteigerung: Zeitersparnis bei der Erstellung von Inhalten und Prozessen.
• Automatisierung: Reduzierung manueller Arbeitsschritte, z. B. durch Vorbefüllung und Übersetzungen.
• Bessere Ergebnisse: Präzisere und zielgruppengerechte Inhalte.
• Verbesserung der Außenwirkungsqualität: Zielgruppengerechte Inhalte, die auf euch zugeschnitten sind und professionelles, einheitliches Auftreten nach außen ermöglichen.

Datenschutz & Sicherheit

• Standort: Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR-Rechenzentren 
• Keine Drittlandübermittlung: Eure Daten verlassen die EU/den EWR nicht
• Kein Training: Eure Eingaben werden nicht zum Training öffentlicher Modelle genutzt
• Verschlüsselung & Sichtberechtigung: HTTPS/TLS, API-Authentifizierung, rollenbasierte Rechte
• Rechtskonformität: 
  • DSGVO umgesetzt (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Fairness, Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung, Privacy by Design)
  • EU AI Act umgesetzt (Menschliche Aufsicht, Transparenz, Bias Management, Risikomanagement, technische Dokumentation). 
    Mehr dazu: Was der EU AI Act genau bedeutet und wie wir euch bei der Einhaltung unterstützen, lest ihr in unserem Blogartikel
• Vertrag & Prüfungen: Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern und zusätzlich regelmäßige Audits der Dienstleister, ob die vereinbarten Standards eingehalten werden. 
• Richtlinie Künstliche Intelligenz und Whitepaper zu KI bei d.vinci 

Welche Daten verarbeitet werden

• Typisch verarbeitet: Stellentitel, Aufgaben/Anforderungen, Unternehmensinfos, Texte eurer Website/Karriereseite
• Multiposting: Veröffentlichungstexte und Metadaten, die ohnehin auf Jobbörsen erscheinen sollen
• Onboarding-Dokumente: Nur das, was ihr bewusst hochladet (bitte sensibel auswählen)
• Im Texteditor: Es werden nur die Texte verarbeitet, die ihr zuvor aktiv in den Texteditor eingegeben habt. Ihr habt die volle Kontrolle darüber, welche Inhalte ihr an die KI übermittelt.

So funktioniert es

1. Ihr klickt im jeweiligen Bereich (z. B. Veröffentlichung, Karriereseite, Multiposting) auf den KI-Button.
2. Das System nutzt die relevanten, von euch verfügbaren Inhalte (Datensparsamkeit).
3. Die KI erstellt Vorschläge (Texte/Struktur/Vorbefüllungen), klar als KI gekennzeichnet.
4. Ihr prüft, bearbeitet und gebt frei oder verwerft und startet neu.

FAQ

• Werden unsere Daten außerhalb der EU verarbeitet?
  Nein. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in EU/EWR-Rechenzentren.
• Lernt die KI aus unseren Inhalten?
  Eure Eingaben fließen nicht in das Training öffentlicher KI-Modelle ein.
• Müssen wir die KI nutzen?
  Nein. Alle Features sind freiwillig. Jede Ausgabe bleibt ein Vorschlag, den ihr freigebt. Teils sind die Features ausschaltbar.
• Wie lange werden Daten gespeichert?
  Keine dauerhafte Speicherung der Prompts/Antworten. Systemlogs werden nach 60 Tagen automatisch gelöscht.

Best Practices für sensible Umgebungen

• Nur notwendige Inhalte nutzen (Datensparsamkeit)
• Texte vor Veröffentlichung prüfen – insbesondere auf Richtigkeit, AGG-Konformität und Tonalität
• Sensible personenbezogene Daten nach Möglichkeit vorher entfernen
• Feedback an den Customer Service geben, wenn euch etwas auffällt

Kontakt & Support

• Customer Service: Bei Fragen, Feedback oder Auffälligkeiten sind wir für euch da!
• Hier im Hilfeportal: Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps und Updates

Vielen Dank, dass ihr die KI-Features von d.vinci nutzt!
Gemeinsam machen wir HR-Arbeit effizienter, schneller und besser. 🚀