Die Funktion Bedingungen ermöglicht es euch im Onboarding Aufgaben voneinander abhängig zu machen. Eine blockierende Aufgabe muss zuerst erledigt werden, bevor eine andere Aufgabe bearbeitet werden kann. Es besteht also eine Abhängigkeit. Die Aufgabe, die auf Erledigung wartet, wird als wartende Aufgabe bezeichnet. Dies hilft euch sicherzustellen, dass wichtige Schritte im Onboarding in der richtigen Reihenfolge erfolgen.
Anwendungsbeispiel
Beispiel: Bereitstellung der Arbeitsmittel vor der Einführung in die IT-Systeme
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Blockierende Aufgabe: Bereitstellung der Arbeitsmittel
Hierbei werden die notwendigen Arbeitsmittel wie Laptop, Zugangskarten, Mobiltelefon oder andere Geräte an die neuen Mitarbeitenden übergeben. Diese Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die wartende Aufgabe bearbeitet werden kann. -
Wartende Aufgabe: Einführung in die IT-Systeme
Diese Aufgabe umfasst die Einrichtung der Zugänge zu internen Systemen, E-Mail-Konten und Tools sowie die Schulung des Mitarbeitenden in der Nutzung der Systeme. Da sie von der Bereitstellung der Arbeitsmittel abhängt, befindet sich diese Aufgabe im Status „wartend“ (erkennbar am Durchgestrichenen-Link-Symbol), bis alle ihre blockierenden Aufgaben erledigt wurden.
Mehrwert und Nutzen
Mit Bedingungen wird euer Onboarding planbar und entspannt – in der richtigen Reihenfolge und ohne Hakeleien:
- Mehr Übersicht & Kontrolle: Keine Aufgabe wird zu früh erledigt oder übersehen – ihr seht auf einen Blick, was als Nächstes dran ist.
- Weniger Fehler & Nachfragen: Arbeitsmittel, Zugänge und Infos kommen genau dann, wenn sie gebraucht werden. Falsche Reihenfolgen und Doppelarbeit bleiben aus.
- Reibungsloser Start vom ersten Tag an: Für euch und eure Onboardees entsteht ein klarer, verlässlicher Ablauf – alles ist vorbereitet, wenn es soweit ist.
Konfiguration
Legt eine Aufgabe oder Aufgabenvorlage an oder bearbeitet diese und wählt die Option Bedingungen aus.
Im Feld Blockierende Aufgaben könnt ihr die Aufgaben festlegen, die zuerst erledigt sein müssen, bevor die Aufgabe erledigt werden kann, in der ihr gerade seid.
Verhalten im System
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Durchgestrichenes Link-Symbol
In der Aufgabenliste sind blockierende Aufgaben durch ein durchgestrichenes Link-Symbol gekennzeichnet. Haltet ihr den Mauszeiger über dem Symbol seht ihr einen Hinweis auf die Aufgabe, welche die Bearbeitung dieser Aufgabe blockiert. -
Link-Symbol
Das Link-Symbol zeigt an, dass eine Aufgabe oder ein Element mit einer anderen Aufgabe verknüpft ist. -
Wartende Aufgabe vorschnell erledigen
Versucht ihr, eine wartende Aufgabe zu erledigen, ohne die zuvor benötigten Aufgaben erledigt zu haben, erscheint die Meldung, dass die Aufgabe nicht erledigt werden kann, weil sie durch eine andere Aufgabe blockiert ist. Zudem ist aufgeführt, welche Aufgabe die wartende Aufgabe blockiert/zuerst erledigt werden muss. -
Erledigte blockierende Aufgaben
Sobald die blockierende Aufgabe erledigt ist, kann die "wartende" Aufgabe bearbeitet werden. Zusätzlich wird bei der Erledigung im Bereich Abhängigkeiten ein Haken hinter dem Namen der erledigten Aufgabe angezeigt. -
Erledigung mehrerer Aufgaben
Bei der Erledigung mehrerer Aufgaben gleichzeitig werden blockierende Aufgaben im Abschnitt „Wird nicht erledigt“ aufgeführt. -
Mehrere blockierende Aufgaben hintereinander erledigen
Ihr könnt blockierende Aufgaben direkt in einer Ansicht erledigen – ohne die Aufgabe zu verlassen, die ihr gerade erledigen wollt. Mehr dazu hier: Aufgaben erledigen, die durch andere Aufgaben blockiert sind -
Tipp zur Aufgabenbearbeitung
Wartende Aufgaben können durch Personen blockiert sein, die die abhängige Aufgabe zuerst erledigen müssen. Filtert die Aufgabenliste nach Zuständigkeiten und kontaktiert die verantwortliche Person. -
Hinweis zur Konfiguration
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Automatisiert erledigen
Solltet ihr eine Aufgabe mit einer Bedingung angelegt haben, wird die Aufgabe erst am Fälligkeitstag automatisiert erledigt, wenn alle Bedingungen zuvor erfüllt wurden. -
Mitarbeiterportal
Solltet ihr eine Aufgabe mit einer Bedingung angelegt haben und zugleich Portalaufgaben nutzen wollen für diese Aufgabe, so ist dies solange nicht möglich, wie für diese Aufgabe Bedingungen gesetzt sind.
Der Hinweis findet sich bei der Option Portalaufgabe: "Solange für diese Aufgabe Bedingungen gesetzt sind, können dem Onboardee über diese Aufgabe keine Portalaufgaben zugewiesen werden."
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Automatisiert erledigen
So nutzen dies unsere Kunden
Die Funktion wird vor allem von Unternehmen genutzt, die komplexe Onboarding-Prozesse mit mehreren Abhängigkeiten steuern möchten. Sie hilft dabei, sicherzustellen, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden und keine Schritte übersprungen werden und stellen so sicher, dass die Onboardees immer professionell umsorgt werden.