Wir setzen keine Spamfilter ein, damit gewährleistet ist, dass jede Nachricht bei euch ankommen kann.
Auch können keine E-Mail-Adressen gesperrt werden.
Ihr selbst könnt jedoch beeinflussen, wie wahrscheinlich es ist, Spam-Nachrichten in eurem d.vinci-System zu erhalten.
So könnt ihr euch weitestgehend vor Spam schützen
Ihr könnt euch am besten vor Spam schützen, indem ihr die E-Mail-Adresse des Postfachs, über welches ihr Nachrichten in euer d.vinci-System senden könnt, nicht nach außen kommuniziert.
Wir empfehlen, in Stellenanzeigen, auf Messeflyern oder dergleichen keine E-Mail-Adresse anzugeben oder zumindest keine Postfach-Adresse des d.vinci-Systems zu nutzen. Gebt extern bitte eine andere E-Mail-Adresse an. Ihr könnt E-Mails von jedem anderen Postfach an d.vinci weiterleiten.
Sollte eine d.vinci-System-E-Mail-Adresse irgendwo öffentlich aufgeführt sein, können auch Nachrichten in d.vinci eingehen, die keine Bewerbungen sind. Diese lassen sich jedoch aus d.vinci heraus nicht bearbeiten, da wir rein auf Bewerbendenkommunikation ausgelegt sind.
Warum dennoch manchmal Spam eingeht
Auch wenn ihr die E-Mail-Adressen des d.vinci-Systems nicht öffentlich macht, kann nicht verhindert werden, dass Bewerbende gehackt und damit ihre Candidate-E-Mail-Adressen von Hackern abgegriffen werden und diese E-Mails an euch verschicken.
Was ihr tun könnt, wenn Bewerbende gehackt wurden?
Eine mögliche Maßnahme für euch ist, die Kandidaten anzurufen und ihnen mitzuteilen, dass ihr Passwort des E-Mail-Postfachs gegebenenfalls in die Hände von Kriminellen gefallen ist und sie dies am besten wechseln sollten.
Im Extremfall könntet ihr die Bewerbenden aus eurem d.vinci-System löschen und nochmals neu anlegen. So erhalten sie eine neue Candidate-E-Mail-Adresse zur Kommunikation mit euch.
Mit der Löschung der ursprünglichen Personen können keine E-Mails mehr an die Candidate-E-Mail verschickt werden, da diese nicht mehr existiert. Selbstverständlich löscht ihr damit jedoch auch den Verlauf mit den Bewerbenden und beeinflusst das Reporting. Ihr könnt die Historie per Screenshot/als PDF speichern und in den Anhängen der neuen Kandidaten hochladen. Damit habt ihr zumindest ein wenig Dokumentation dessen, was vorher passiert ist.
Ihr erhaltet massenhaft Bewerbungen von einer Person?
Gegen das massenhafte Absenden von Bewerbungen über den Bewerberbogen könnt ihr im Bewerberbogen eine Captcha-Abfrage aktivieren. Diese Einstellung sorgt dafür, dass es notwendig ist, vor dem Absenden der Bewerbung einen Bestätigungscode einzugeben, der als Bild angezeigt wird. Weiterführende Informationen erhaltet ihr im Artikel Bewerberbogen anlegen.
Hinweis
Zu eurer Sicherheit sind Links in Nachrichten nicht anklickbar und Anhänge werden direkt in ein PDF konvertiert oder sogar "ausgegraut", falls der Anhang ein nicht zugelassenes Format hat.