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Was ist die Kalenderintegration?

Aktualisiert

Die Kalenderintegration ist eine Funktion zum Verbinden von externen Kalendern mit d.vinci. Das bedeutet, ihr könnt Kalender von Drittanbietern mit eurem d.vinci verknüpfen, um in d.vinci geplante Termine an eure Kalender zu übermitteln, oder eure Verfügbarkeiten aus euren Kalendern auslesen zu lassen, um Termine in eurem d.vinci anbieten zu können.

Konfiguration

Je nachdem, welche Version ihr nutzt, könnt ihr die Informationen zur Konfiguration hier nachlesen:

Vorteile

Die Kalenderintegration bietet einige Vorteile. Für Nutzende von d.vinci und in der Plus-Version auch für Bewerbende:

  • Persönliche Verfügbarkeiten im Blick
    Ihr könnt euren persönlichen Firmenkalender aus d.vinci heraus einsehen, um bei Terminanlage eure Verfügbarkeiten zu prüfen. Ihr könnt Termine aus d.vinci in euren Kalendern empfangen oder diese an eure Kollegen weiterleiten.
  • Einfache Terminabstimmung mit Kollegen
    Ihr könnt auf die Kalender anderer Benutzer zugreifen, um deren Terminverfügbarkeiten zu prüfen. Dasselbe gilt auch andersherum. So wird die Terminfindung mit Kollegen wesentlich einfacher und ihr spart es euch, E-Mails hin- und herzuschicken, um einen freien Termin für alle zu finden – insbesondere, wenn mehr als zwei Teilnehmende dabei sind.
  • Selbstständige Terminwahl für Bewerbende
    Die Plus-Version ermöglicht es euren Bewerbenden, eigenständig Termine auszuwählen. Stellt den Bewerbenden dafür eine Liste mit Terminen zur Verfügung, an denen alle Teilnehmer Zeit haben. Die Liste wird vom System automatisch generiert und berücksichtigt die Verfügbarkeit aller Teilnehmer, einschließlich ausgewählter Räume. So stellt ihr sicher, dass alle Teilnehmer Zeit haben und ein Raum verfügbar ist. Außerdem erspart ihr den Bewerbenden die Verlegenheit, vorgeschlagene Termine abzulehnen.

Schnittstelle

Für die Kalenderintegration arbeitet d.vinci mit dem Partner Cronofy zusammen, einem britischen Tech-Unternehmen, das auf Kalenderintegration von Software-Systemen spezialisiert ist. Cronofy bietet dafür die Unified Calendar API an, eine Schnittstelle zum Anschließen von Software-Systemen mit den fünf großen Kalenderdiensten:

  • Google Kalender
  • Apple Kalender
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Exchange

Der Vorteil dieser Schnittstelle ist, dass wir nur eine Schnittstelle pflegen müssen, um mit allen genannten Diensten zu kommunizieren. So bleibt das System effizient und fehlerresistent.

Versionen/Funktionen

Die Kalenderintegration bieten wir euch in zwei Versionen an.

Basic

Die Basic-Version ist kostenfrei und standardmäßig in jedem System aktiviert.

  • Benutzer können ihre Kalender individuell verbinden
  • Benutzer werden informiert, wenn die Verbindung abbricht
  • Beim Einladen und Verschieben von Terminen werden bei verbundenem Kalender Verfügbarkeiten der Teilnehmenden geprüft
  • Termineinladungen erfolgen über den Kalender des Terminorganisators
  • Die Teilnehmerstatus können gesehen werden

Plus

Die Plus-Version ist ein kostenpflichtiges Upgrade.

  • Bietet alle Funktionen der Basic-Version
  • Organisationsweite, zentral gesteuerte Verbindung und Überwachung der Kalenderverbindungen
  • Benutzer können Verfügbarkeiten hinterlegen und so bestimmen, in welchem Rahmen eine Terminbuchung möglich ist
  • Bewerbende können Termine eigenständig buchen und aus verfügbaren Terminen auswählen
  • Räume können in d.vinci angelegt und bei Terminerstellung ausgewählt werden
  • d.vinci unterstützt euch bei der Einrichtung der Kalenderintegration in eurer Organisation

Unser Video zur Kalenderintegration Plus

Datenschutz und Informationssicherheit

Finden sich in einem extra Artikel. Lest hier mehr: Kalenderintegration: Datenschutz und Informationssicherheit

Verhalten im System

  • Kalenderintegration nutzen
    Die Basic-Version ist standardmäßig aktiviert. Die Plus-Version ist ein kostenpflichtiges Upgrade. 
    Welche Version ihr nutzt könnt ihr in den Grundeinstellungen in der Registerkarte Lizenz überprüfen. 
  • Technische Voraussetzungen (Exchange/Outlook)
    Solltet ihr Outlook verwenden und euer Unternehmen seine eigenen Kalenderserver betreiben, ist es sehr wahrscheinlich, dass ihr dafür Microsoft Exchange verwendet. In dem Falle sind spezielle Mindestanforderungen zu beachten. Diese könnt ihr hier nachlesen: Weiterleitung zur Dokumentation von Cronofy
  • Benötigtes für Terminbuchung (Kalenderintegration Plus)
    • Korrespondenzvorlage
      Für die Terminbuchung durch Bewerbende (Kalenderintegration Plus) benötigt ihr eine Vorlage mit dem Platzhalter „Terminbuchung – Link zur Buchungsseite ({APPOINTMENT_BOOKING:LINK})“.
    • Bewerbungsstatus
      Legt den Status „Terminbuchung fehlgeschlagen“ an und verknüpft ihn mit automatisierten Statuswechseln (z. B. aus Erstgespräch/Zweitgespräch/Telefoninterview) sowie einer Aufgabendefinition für Benachrichtigungen.
  • Service-Account 
    In der Kalenderintegration Plus ermöglicht euch der Service Account die zentrale Verwaltung und Verbindung eurer Kalender.
  • Räume
    Mit der Kalenderintegration Plus könnt ihr zu euren Terminen auch Räume buchen - vorausgesetzt ihr nutzt nicht die eingeschränkte Kalenderverfügbarkeit (Free/Busy-Access). Es ist möglich maximal 20 Räume pro Ort anzulegen. 
    Mehr dazu hier: 
  • Berechtigungen und Rollen
    • Kalender zentral verbinden (Kalenderintegration Plus)
      Um Kalender zentral zu verbinden braucht der Benutzer, welcher dies macht die Berechtigung Benutzer |  sehen/bearbeiten/anlegen/löschen.
    • Orte/Räume
      Um Terminorte zu pflegen und Räume anzulegen benötigt ihr die Berechtigung 
      Stammdaten | sehen/bearbeiten/anlegen.
  • Kalenderverbindung und Status

    • Zugriffsmodus / Access Mode
      Bei Einrichtung der Kalenderintegration könnt ihr durch den Access Mode wählen auf welche Daten wir zugreifen dürfen. Kalenderintegrationen, die vor dem 03.03.2026 eingerichtet wurden nutzen standardmäßig den Vollzugriff. Ihr könnt dies jederzeit ändern indem ihr die Kalender neu verbindet.
      Mehr Informationen aus der Doku von Cronofy hier: (Weiterleitung zu Cronofy)

      Frage Read-Write Access/Lese-Schreibzugriff (Vollzugriff) Free/Busy Access / Verfügbarkeitszugriff (nur Frei/Belegt-Zugriff)
      Welche Kalenderdaten sind sichtbar? Cronofy kann alle Details der Kalendereinträge sehen (Titel, Teilnehmer, Zeiten usw.). Cronofy kann nur sehen, wann Zeiträume frei oder gebucht sind.
      Weiß die App, wann ich für Termine verfügbar bin? Ja, Cronofy kann die Verfügbarkeiten automatisch prüfen. Ja, Cronofy kann die Verfügbarkeiten automatisch prüfen.
      Wie erscheinen neue Termine in meinem Kalender? Termine werden automatisch in die Kalender der Teilnehmenden eingetragen. Teilnehmende erhalten eine Kalendereinladung zum Termin per E‑Mail (.ics‑Datei).
      Wie werden Änderungen an Terminen behandelt? Änderungen werden automatisch im Kalender aktualisiert. Änderungen müssen manuell vorgenommen werden.
      • Read-Write Access
        Wählt ihr den vollumfänglichen Zugriff über die Option Read-Write Access habt ihr die nahtloseste Erfahrung: Cronofy trägt die Termine im Auftrag von d.vinci direkt in die Kalender der Terminteilnehmer ein. 
        Achtung, nutzt ihr Kalenderintegration Plus, könnt ihr wenn ihr den Read-Write Access gewählt habt nicht mehr die Möglichkeit Räume zu buchen. 
      • Free/Busy Access
        Durch d.vinci erstellte Termine werden den Terminteilnehmenden als Kalendereinladungen (.ics-Datei) per E-Mail zugeschickt. Cronofyl hat dabei nur Zugriff auf deinen aktuellen Frei/Belegt-Status und nicht die Inhalte der Termine. Titel, Teilnehmer und Inhalte bleiben privat. Verfügbar ist diese Option für Kalender von Google und Microsoft 365 in der Kalenderintegration Basic und Kalenderintegration Plus.
    • Basic
      Benutzer verbinden ihren Kalender selbst (Mein Benutzer). Die Option wird nur angezeigt, wenn die Kalenderintegration aktiviert ist.
    • Plus 
      Verbindung durch berechtigte Personen via Benutzerverwaltung. Status zeigt „Wird verbunden (zentral verwaltet)“ und danach „Verbunden (zentral verwaltet)“; die E-Mail des verbundenen Kalenders wird angezeigt.
    • Verbindungsstatus anzeigen / filtern
      Ihr wollt wissen, welche Benutzer ihre Kalender verbunden haben? Schaut auf der Seite Benutzer. In dieser Benutzerliste erkennt ihr Benutzer mit verbundenem Kalender an dem Kalender-Symbol. Zudem könnt ihr den Filter nutzen und nach Verbindungsstatus filtern: 
      • Verbunden (Individuell)
      • Verbunden (zentral verwaltet)
      • Wird verbunden (zentral verwaltet)
      • Verbinden fehlgeschlagen
      • Nicht verbunden
    • Verbindungsverlust
      Bei Verlust erhält der Benutzer eine E-Mail „d.vinci – Kalender neu verbinden“ mit Link zur Wiederverbindung.
  • Zentral gesteuerte Verbindung (Kalenderintegration Plus)
    • Tenant-Bedingung
      Nur Benutzer im selben Microsoft-Tenant wie der Service-Account können zentral verbunden werden. Benutzer eines anderen Tenants müssen ihre Kalender manuell verbinden. 
    • Trennung des Service-Accounts
      Die Trennung des Service-Accounts deaktiviert die zentrale Verwaltung. Bestehende Benutzer-Verbindungen bleiben jedoch erhalten und können später neu verbunden werden.
    • Option „An eigenen Terminen teilnehmen“
      Wählt ihr die Option, wird der Terminorganisator beim Anlegen automatisch als Teilnehmer vorausgewählt. Dieser kann jedoch jederzeit entfernt werden.
  • Terminorganisation und Einladungen
    • Terminversand
      Termineinladungen erfolgen über den Kalender des Organisators. Teilnehmerstatus sind in der Bewerbung in der Registerkarte Akivitäten sichtbar (Basic/Plus).
    • Kalendereintrag Organisator
      Organisierende Personen erhalten immer einen Kalendereintrag. Sollten sie nicht teilnehmen empfiehlt es sich den Termin im Organisator-Kalender auf „frei“ zu setzen - so blockiert er keine Zeitslots. Wir der Termin vom Organisator abgesagt oder gelöscht, wird der Termin für alle abgesagt.
    • Automatischer Kalendereintrag
      Ist der Verfügbarkeitszugriff Read-Write gewählt, erscheint derTermin automatisch bei allen Teilnehmern im Kalender. Es braucht keine separate Bestätigung/E-Mail zusätzlich zur Einladung aus d.vinci.
      Ist der Verfügbarkeitszugriff Free/Busy gewählt, erhalten die Teilnehmenden eine E-Mail mit einer Kalender-Datei (.ics-Datei)
    • Änderungen am Termin
      Ihr werdet im Termintext darauf hingewiesen, dass d.vinci das führende System ist. Bedeutet: Ändert ihr manuell etwas am Termin im Kalender, werden diese Änderungen nicht an d.vinci übermittelt und ändern bei anderen Terminteilnehmenden die Inhalte nicht. Wünscht ihr eine Änderung, empfehlen wir den Termin abzusagen und neu zu vereinbaren mit den Korrekten Informationen.  
  • Verfügbarkeiten und Arbeitszeiten erkennen
    • Farben
      In Basic/Plus werden freie Slots weiß und belegte Slots grau angezeigt; auch Zeiten außerhalb üblicher Arbeitszeiten und Wochenenden sind buchbar, da die Verfügbarkeit angezeigt wird, nicht die Arbeitszeit.
    • Individuelle Verfügbarekeiten 
      Mit Kalenderintegration Plus können Nutzer über die Seite Mein Benutzer - die sich über das Benutzermenü aufrufen lässt - individuelle Verfügbarkeiten hinterlegen. Standardmäßig ist 9–17 Uhr, Mo–Fr, voreingestellt.
    • Spezielle Kalenderzustände
      Termine mit den Status „An einem anderen Ort tätig“, „Mit Vorbehalt“ und „außer Haus“ gelten als „gebucht“ (nicht verfügbar); „Mit Vorbehalt“ bleibt bis zur Zu- oder Absage der Person als nicht verfügbar eingestuft.
  • Räume (Plus)
    • Funktionsweise
      Räume können im System angelegt werden und werden wie Teilnehmer mit eigenem Kalender behandelt, damit Verfügbarkeiten geprüft werden können.
    • Synchronisieren & Zuordnen
      Räume in den Grundeinstellungen laden und Terminorte als „Terminort“ markieren sowie Räume zuordnen.
    • Auto-Buchung
      Bei Terminbuchung durch Bewerbende kann automatisch der erste verfügbare Raum am Terminort gebucht werden.
    • Systemgrenzen
      Raumlisten können nicht aus verschiedenen Kalendersystemen kombiniert werden (z. B. O365 und Exchange gleichzeitig). Auch sind nicht mehr als 20 Räume pro Terminort möglich. 
    • Konflikte
      Wird ein Raum parallel belegt, kann die Buchung fehlschlagen. Öffnet dann in der Bewerbung unter Aktivitäten die Terminbuchung, bearbeitet diese und sucht einen anderen verfügbaren Raum. Es ist kein erneuter Mailversand nötig.
  • Terminbuchung durch Bewerbende (Kalenderintegration Plus)
    • Echtzeit
      Verfügbarkeiten der Teilnehmenden werden beim Öffnen des Buchungslinks live abgerufen.
      Der Status des Termins ist in der Bewerbung live einsehbar.
    • Kein passender Termin
      Bewerbende können bei der Terminbuchung angeben, dass kein passender Termin dabei ist.
      Wir empfehlen euch dafür automatische Statuswechsel einzurichten, die den Bewerbungsstatus automatisch auf „Terminbuchung fehlgeschlagen“ setzen, wenn das der Fall ist. Ihr könnt die Person dann nochmal kontaktieren und mündlich einen Termin avisieren. 
    • Buchungszeitraum
      Läuft der definierte Buchungszeitraum ab, wird der Link deaktiviert und ein automatischer Statuswechsel auf „Terminbuchung fehlgeschlagen“ ausgelöst (bei entsprechender Konfiguration).
    • Absagen
      Bewerbende können Termine nicht per Knopfdruck absagen, aber auf die Bestätigungs-E-Mail antworten. Wir empfehlen euch dazu einen Hinweis in der E-Mail-Vorlage zu ergänzen.
  • Deaktivierung und Auswirkungen
    • Systemweit
      Die Kalenderintegration lässt sich nur über uns deaktivieren. Kontaktiert uns dazu gerne. Sie ist dann jedoch für alle Benutzer des Systems deaktiviert - deaktivieren wir sie, kann sie nicht nicht für einzelne Benutzer aktiviert/deaktiviert sein. 
    • Persönlich
      Jeder Benutzer kann für sich selbst auf der Seite Mein Benutzer die Kalenderintegration deaktivieren. Dies bewirkt eine sofortige Deaktiviereung - ohne Nachfrage. Eine bestehende Verbindung wird dann getrennt. Eine Reaktivierung ist jedoch jederzeit möglich. Während der Deaktivierung sind bei der Terminbuchung die verfügbaren Zeiten nicht sichtbar (weder eigene für andere noch umgekehrt).
  • Löschung/Änderung: Auswirkungen
    • Löschung der Bewerbung
      Bestehende Kalendereinträge bleiben bestehen, Sie werden nicht automatisch gelöscht. 
    • Änderungen in Kalendern
      Das führende System ist d.vinci. Manuelle Kalenderänderungen fließen nicht zurück und können überschrieben werden.
  • Fehlerszenarien – typische Ursachen
    • Kein gemeinsamer Slot/kein freier Raum
      Findet sich kein gemeinsamer Terminzeitraum oder kein Raum, schlägt die Terminbuchung fehl. Der Termin müsste dann über die Registerkarte Aktivitäten in der Bewerbung bearbeitet werden und Zeiten/Teilnehmer/Raum angepasst und ggf. neu angeboten werden.
    • Verbindung getrennt
      Erscheint die Meldung, dass die Verbindung getrennt ist, muss der Kalender neu verbunden werden, ehe die Terminbuchung darüber erfolgen kann. Es bietet sich an dafür in der Benutzerliste nach den Benutzern zu filtern, deren Kalender nicht verbunden ist. 

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