Das d.vinci Prescreening ist eine KI-gestützte Funktion im d.vinci Bewerbermanagement, die eingehende Bewerbungen automatisch anhand von Recruiter-definierten Suchkriterien bewertet. Ziel ist es, euch als Recruiter eine strukturierte, nachvollziehbare Entscheidungsunterstützung bei der Vorauswahl von Bewerbungen zu geben, ohne euch die Entscheidung abzunehmen.
Zu jeder Bewerbung liefert das Prescreening ein Gesamtergebnis (Fit) sowie Einzelbewertungen je Suchkriterium, jeweils mit nachvollziehbarer Begründung. Die finale Entscheidung über den weiteren Verlauf einer Bewerbung trifft immer ein Mensch.
Definitionen
Prescreening
Automatisierte Vorbewertung von Bewerbungen anhand definierter Kriterien, bevor ein Mensch die Bewerbung im Detail prüft.
Suchkriterien
Anforderungen an eine Bewerbung (z. B. Skills, Erfahrung), gegen die eine Bewerbung bewertet wird. Werden vom Recruiter festgelegt, optional mit KI-Unterstützung vorgeschlagen.
Fit
Ergebnis der Bewertung einer Bewerbung im Verhältnis zu den Suchkriterien. Mögliche Ausprägungen: Starker Fit, Teilweiser Fit, Geringer Fit, Nicht bewertbar.
Bias-Minimierung
Ein der eigentlichen Bewertung vorgeschalteter technischer Schritt, der diskriminierungsrelevante Informationen erkennt und entfernt.
Konfiguration
Das Prescreening ist über zwei getrennte Berechtigungsbereiche steuerbar – für das Erstellen von Kriterien und für das Sehen von Ergebnissen. So lässt sich klar und getrennt regeln, wer Kriterien definieren und wer die Ergebnisse einsehen darf.
Erstellen von Kriterien
- Das Anlegen und Bearbeiten von Suchkriterien ist an die bestehende Berechtigung Ausschreibungen | sehen/ bearbeiten/ anlegen/ löschen gekoppelt.
- Es gibt keine gesonderte Prescreening-Berechtigung – wer Ausschreibungen bearbeiten darf, kann auch Kriterien anlegen.
- Damit ist der Personenkreis automatisch auf diejenigen Nutzer:innen eingeschränkt, die ohnehin Ausschreibungen pflegen dürfen.
- Die finale Festlegung der Kriterien erfolgt immer durch einen menschlichen Nutzer, auch wenn die KI-Vorschlagsfunktion genutzt wird.
Sehen von Ergebnissen
- Um die Ergebnisse des Prescreenings (Gesamtbewertung und Detailbewertungen je Kriterium) zu sehen, ist die Systemberechtigung Prescreening | Ergebnisse sehen erforderlich.
- Diese Berechtigung ist standardmäßig in der Rolle Personalabteilung (Standard) enthalten.
- Sie kann bei Bedarf auch anderen Rollen (z. B. Fachabteilung) zugewiesen werden.
- Dadurch ist genau steuerbar, welcher Personenkreis die Prescreening-Ergebnisse einsehen darf.
Organisationseinheiten und Zugriff
- Der Zugriff erfolgt ausschließlich rollenbasiert.
- Eine Einschränkung auf Basis von Organisationseinheiten ist aktuell nicht möglich – die Funktion ist für alle Organisationsebenen und -einheiten aktiv.
Verhalten im System
Suchkriterien anlegen
- Lege eine neue Ausschreibung an, für die das Prescreening genutzt werden soll. In bestehenden Ausschreibungen kannst du Prescreening einzeln hinzufügen.
- Gib einen Text mit den Stellenanforderungen ein, z. B. eine Stellenbeschreibung oder ein Anforderungsprofil.
- Dieser Text wird an Azure AI (GPT-5.1) übermittelt (siehe "Wie wird KI in d.vinci genutzt?"). Die KI analysiert ihn und erzeugt Vorschläge für Suchkriterien.
- Prüfe die Vorschläge: Du kannst alle Suchkriterien übernehmen, anpassen, löschen oder manuell ergänzen.
- Alternativ kannst du Suchkriterien auch komplett manuell erstellen und bearbeiten, ohne die KI-Vorschlagsfunktion zu nutzen.
- Die finale Liste der Suchkriterien legst ausschließlich du als Recruiter fest. Sie bildet die Grundlage für die anschließende Bewertung eingehender Bewerbungen.
Suchkriterien editieren
Du kannst die Suchkriterien-Liste jederzeit bearbeiten, ergänzen und verfeinern, um die Passung zwischen Anforderungsprofil und Bewertung präziser abzubilden. Das findest du in der Ausschreibung im Reiter Prescreening.
Auslösung des Prescreenings
- Das Prescreening wird automatisch angestoßen, sobald eine neue Bewerbung für eine Ausschreibung eingeht, die Prescreening Suchkriterien hinterlegt hat.
- Die Verarbeitung erfolgt asynchron im Hintergrund, du musst nichts manuell anstoßen.
- Wird eine Suchkriterien-Liste nachträglich angepasst, werden alle betroffenen Bewerbungen neu bewertet – ausgenommen Bewerbungen mit einem finalen Status. Das reduziert unnötige KI-Kosten.
Ergebnisse in der Bewerbungsübersicht
- Die Prescreening-Ergebnisse werden übersichtlich in der Bewerbungsliste angezeigt (sofern die entsprechende Berechtigung vorhanden ist).
- Filtern nach Prescreening-Fit ist möglich, mit den Werten: Starker Fit, Teilweiser Fit, Geringer Fit, Nicht bewertbar.
- Sortieren nach Prescreening-Fit ist ebenfalls möglich. Aufsteigende Reihenfolge: Starker Fit → Teilweiser Fit → Geringer Fit → Nicht bewertbar → Prescreening ausstehend.
- Zusätzlich wird ein aggregiertes Gesamtergebnis berechnet.
Detailansicht einer Bewerbung
- KI-generierte Bewertungen werden in der Detailansicht (und in der Bewerbungsübersicht) klar als solche gekennzeichnet.
- Jedes Suchkriterium wird einzeln bewertet, inklusive einer Begründung, warum die Bewerbung dazu stärker oder schwächer passt.
Verwendete Daten
Für die Bewertung werden insbesondere genutzt:
- Formulardaten aus dem Bewerbungsprozess
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse und Zertifikate
- Antworten auf Screeningfragen
- weitere vom Bewerber eingereichte Anhänge
Menschliche Kontrolle und Entscheidungsverantwortung
Das d.vinci Prescreening trifft keine automatisierten Zu- oder Absagen. Es liefert eine erste Einschätzung als Entscheidungsunterstützung. Die finale Entscheidung trifft immer ein:e Recruiter:in bzw. eine andere menschliche Entscheidungsträger:in im Unternehmen.
Konkret könnt ihr als Recruiter jederzeit:
- KI-Vorschläge für Suchkriterien prüfen, übernehmen, anpassen oder löschen
- Suchkriterien manuell ergänzen
- KI-Bewertungen ignorieren
- Ergebnisse fachlich übersteuern
- Details zu den KI-Einschätzungen einsehen
Hinweis
Das d.vinci Prescreening ist nicht zu verwechseln mit Screeningfragen.