Bewerberdaten exportieren (DSGVO-Auskunft)

Worum geht es?

Wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO anfragt, musst du alle zu dieser Person gespeicherten personenbezogenen Daten vollständig zusammenstellen. Damit du dafür nicht mehr einzelne Screenshots machen musst, kannst du in d.vinci alle Daten zu einer Bewerbung – oder wahlweise zu allen Bewerbungen einer Person – gesammelt als Archivdatei exportieren, inklusive der Originaldokumente und der Ergebnisse aus dem KI-Prescreening.

Voraussetzung: die Rolle "Datenexport"

Der Export kann sehr sensible Inhalte offenlegen, zum Beispiel vertrauliche Kommentare und Dokumente. Deshalb ist die Funktion nicht automatisch für alle Nutzer:innen sichtbar. Sie ist an eine eigene Rolle gebunden, die standardmäßig niemandem zugewiesen ist und von deiner Administration bewusst vergeben werden muss.

Fehlt dir die Option "Bewerberdaten exportieren" im Menü einer Bewerbung, wende dich an deine d.vinci-Administration und lass dir die Rolle "Datenexport" zuweisen.

So exportierst du die Daten

1. Öffne die betreffende Bewerbung.
2. Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wähle den Eintrag Bewerberdaten exportieren.
4. Lege im sich öffnenden Fenster fest: 
   • Bewerbungen: "Nur diese Bewerbung" oder "Alle Bewerbungen dieser Person". Bei letzterer Option zeigt dir d.vinci zur Kontrolle direkt an, welche Bewerbungen (mit Ausschreibung und Eingangsdatum) mit exportiert werden.
   • Enthaltene Daten: Wähle die gewünschten Kategorien aus (siehe Übersicht unten). Vertrauliche Anmerkungen und vertrauliche Dokumente sind standardmäßig nicht angehakt und müssen bei Bedarf gezielt aktiviert werden.
5. Klicke auf Export. Die ausgewählten Daten werden als Archivdatei heruntergeladen – Anhänge sind darin als Originaldatei enthalten, nicht nur als Dateiname.

Welche Datenkategorien stehen zur Auswahl?

• Person – Stammdaten der Bewerberin/des Bewerbers, z. B. Name, Adresse und Kontaktdaten inkl. des Fotos in der Bewerbungsakte
• Bewerbung – Angaben zur Bewerbung selbst, u. a. Werdegang und Zuordnung zur Ausschreibung
• Screeningfragen – die von der Person beantworteten Screeningfragen
• Prescreening – Ergebnisse des KI-Prescreenings: Gesamteinschätzung sowie Bewertung je Suchkriterium, jeweils mit Ampel/Symbol und zugehörigem Text
• Historie – Status und Zeitstempel im Bewerbungsprozess
• Aktivitäten – Informationen zu Terminen oder Empfehlungen für die Bewerbung
• Kommentare – interne Notizen im Volltext; über die Zusatzoption "Einschließlich vertraulicher Anmerkungen" können auch als vertraulich markierte Kommentare mit exportiert werden
• E-Mails – die vollständige Korrespondenz mit der Bewerberin/dem Bewerber
• Anhänge – hochgeladene Bewerbungsunterlagen und andere Dateien, die an die Bewerbung angehängt wurden; über die Zusatzoption "Einschließlich vertraulicher Dokumente" können auch als vertraulich markierte Anhänge mit exportiert werden

Wichtiger Hinweis zum Datenschutz

Der Export kann auch personenbezogene Daten Dritter enthalten – etwa die Namen von Kolleg:innen, die Kommentare oder Bewertungen abgegeben haben, oder Hinweise auf andere Bewerber:innen (z. B. "Kandidat B wurde stattdessen genommen, weil ..."). Bevor du den Export an die anfragende Person weiterleitest, solltest du den Inhalt daher sorgfältig prüfen und entsprechende Stellen schwärzen. Hintergrund ist Art. 15 Abs. 4 DSGVO, wonach die Auskunft die Rechte anderer Personen nicht beeinträchtigen darf. d.vinci weist dich beim Export zusätzlich mit einem Hinweistext darauf hin.