In diesem Artikel fassen wir euch die häufigsten Fragen und Antworten zusammen, die uns zum Prescreening begegnen.
Funktionsweise
Wann wird ein Prescreening gestartet?
Ein Prescreening startet automatisch, sobald sich etwas ändert, das die Bewertung beeinflusst – zum Beispiel eine neue Bewerbung, neue oder gelöschte Anlagen, neue Fragebogen-Antworten oder geänderte Matching-Kriterien der Ausschreibung. Ändert sich nichts Bewertungsrelevantes, wird bewusst kein neues Prescreening gestartet, damit keine unnötigen Kosten entstehen.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein Prescreening gestartet wird?
Es müssen alle folgenden Punkte zutreffen:
Das Prescreening ist vertraglich aktiv und an der Ausschreibung eingeschaltet
Die Bewerbung befindet sich nicht in einem finalen Status (z. B. Absage oder Einstellung)
Es handelt sich um eine reguläre Ausschreibung mit Matching-Kriterien (keine Initiativbewerbung)
Es liegt mindestens eine nicht vertrauliche Anlage vor
Fehlte eine Voraussetzung, wird ohne Fehlermeldung kein Prescreening gestartet.
Was fließt in die Bewertung ein?
| Quelle | Fließt ein | Fließt nicht ein |
| Ausschreibung | Matching-Kriterien | Titel, Beschreibung, Status, Verantwortliche |
| Bewerbung | Nicht vertrauliche Anlagen, Fragebogen-Antworten, Sprache der Bewerbung | Vertrauliche Anlagen, Status, Bewertungen, Notizen, Aufgaben, Termine, Historie |
| Bewerberdaten | Land (aus der Anschrift), Abschluss, Ausbildung, Studium, letzte Position, besondere Merkmale | Name, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, Geburtsdatum |
Was genau löst ein Prescreening aus?
An einer Bewerbung:
Bewerbung geht ein oder wird erfasst (Karriereseite, manuell, Schnittstelle)
Bewerbung wird bearbeitet und gespeichert
Anlage wird hochgeladen – erst nach der PDF-Umwandlung, nicht beim Upload
Anlage wird gelöscht
Fragebogen wird übermittelt
Bewerbung wird dupliziert – die Kopie wird eigenständig gescreent
Bewerbung wird auf eine andere Ausschreibung verschoben – bewertet gegen die Kriterien der neuen Ausschreibung
Bewerbung wird aus einem finalen Status zurückgeholt (nur diese Richtung)
Technische Neukonvertierung von Dokumenten (interner Wartungslauf)
An einer Person:
Bewerberdaten werden geändert und gespeichert (auch über Schnittstellen)
Ein Dubletten-/Personenkonflikt wird aufgelöst
An einer Ausschreibung:
Die Matching-Kriterien werden tatsächlich geändert (Öffnen und Speichern ohne Änderung reicht nicht)
Wie läuft ein Prescreening ab?
Sobald ein Auslöser eintritt und die Voraussetzungen erfüllt sind, erhält die Bewerbung den Status „Prescreening läuft“. Die Bewertung erfolgt im Hintergrund; anschließend liegt das Ergebnis als Prescreening-Fit an der Bewerbung vor und wird in der Historie vermerkt. Eine feste Bearbeitungszeit gibt es nicht.
Gehen Prescreening-Ergebnisse und -Kriterien verloren, wenn das Prescreening deaktiviert wird?
Nein, vorhandene Ergebnisse und Kriterien bleiben erhalten und sichtbar. Es finden lediglich keine neuen Prescreenings mehr statt.
Was passiert, wenn ein Kriterium in den Bewerbungsunterlagen nicht auffindbar ist?
Kann ein Kriterium nicht anhand der Unterlagen beantwortet werden, wird es als „nicht bewertbar“ eingestuft. Bei bestimmten Fähigkeiten können in Ausnahmefällen Ableitungen aus anderen Informationen erfolgen.
Was ist der Bias-Reduktionsschritt und welche Daten werden dabei entfernt?
Der Bias-Reduktionsschritt entfernt bzw. anonymisiert vor der Bewertung sensible und diskriminierungsrelevante Informationen wie Identitätsdaten, Angaben zu Gesundheit oder Behinderung, familiäre Umstände, Religion, Politik oder sexuelle Orientierung sowie Alterssignale. Dies dient dem Schutz vor unzulässiger Benachteiligung im Auswahlprozess.
Wie können Kriterien wie ein Mindestalter dennoch abgefragt werden, obwohl der Bias-Filter solche Daten entfernt?
Über Screeningfragen mit vordefinierten Antwortoptionen (z. B. Ja/Nein oder Auswahllisten) lassen sich rechtlich zulässige, faktische Stellenvoraussetzungen wie „Mindestalter 18“ abfragen. Solche Fragen durchlaufen den Bias-Reduktionsschritt nicht, da hier keine bias-fördernden Freitexteingaben stattfinden.
Unterstützt das Prescreening mehrere Sprachen?
Aktuell wird nur Deutsch unterstützt. Die Prescreening-Ergebnisse werden ebenfalls auf Deutsch angezeigt.
Können Poolkandidat:innen gescreent werden?
Poolkandidat:innen werden gescreent, sobald sie auf eine Ausschreibung mit Prescreening-Kriterien verschoben werden. Ein Screening des gesamten Pools ist nicht möglich.
Abrechnung und Kosten
Wie wird ein Prescreening abgerechnet?
Abgerechnet wird nur das fertige Ergebnis, nicht der bloße Start. Jedes abgeschlossene Prescreening zählt einzeln pro Kalendermonat, und der monatliche Verbrauch bestimmt die Preisstufe. Prescreenings im kostenlosen Testmodus werden nicht mitgezählt.
Ist die automatische Vorbefüllung der Ausschreibung mit KI kostenlos?
Ja, die KI-gestützte Vorbefüllung der Ausschreibung ist für alle kostenlos, auch ohne Prescreening-Vertrag.
Entstehen Kosten für die Vorschlagsfunktion bei den Suchkriterien?
Nein, diese Funktion ist im Prescreening kostenfrei enthalten.
Wie lange ist die Kündigungsfrist?
Die Kündigungsfrist beträgt einen Monat.
Wo sehe ich meinen aktuellen Prescreening-Verbrauch?
Der aktuelle Verbrauch wird auf der Bewerbungsübersicht sowie beim Bearbeiten der Prescreening-Kriterien einer Ausschreibung angezeigt.
Einrichtung
Wie läuft die Einrichtung des Prescreenings ab?
Wir empfehlen folgenden Ablauf:
Klärt zunächst intern die rechtlichen Rahmenbedingungen (Datenschutz, ggf. Betriebsrat)
Bei einem Go: Vertragsabschluss mit d.vinci
Anschließend Anpassung der Datenschutzhinweise für Bewerbende
Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit dem Prescreening
Schließlich könnt ihr neue Ausschreibungen anlegen, für die Prescreening-Kriterien definiert werden.
Rechtliche Aspekte
Warum gibt es den Anti-Bias-Schritt?
Der Anti-Bias-Schritt stellt sicher, dass die Bewertung von Bewerbungen nicht durch Merkmale beeinflusst wird, die zu einer unzulässigen Benachteiligung führen könnten. Er dient damit dem Diskriminierungsschutz und einer datenschutzkonformen, nachvollziehbaren Ausgestaltung des Prescreenings.
Was muss ich rechtlich bei Nutzung und Einführung des Prescreenings beachten?
Die Verantwortung für die finale Auswahlentscheidung bleibt immer beim Menschen.
Das Prescreening trifft keine automatische Zu- oder Absage. Da der Einsatz im Beschäftigungskontext als regulatorisch sensibel gilt, sollten Unternehmen den Einsatz intern dokumentieren, Mitarbeitende schulen, die Datenschutzhinweise für Bewerbende anpassen und je nach Fall eine Datenschutz- sowie Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen.
Welche Daten werden an externe Dienstleister übermittelt?
Es werden die Daten aus der Bewerbung, einschließlich persönlicher Bewerbendendaten, verarbeitet. Azure AI wird dabei als optionaler Unterauftragnehmer eingesetzt. Details dazu sind der veröffentlichten Unterauftragnehmer-Übersicht hier zu entnehmen.
Kann ich Prescreening-Daten im Rahmen einer DSGVO-Auskunftsanfrage exportieren?
Ja, dies ist im Datenexport für Bewerbungen enthalten.
Sonstiges
Wo finde ich weiterführende Informationen zum Prescreening?
Weiterführende Informationen bieten die Hilfeportal-Artikel: