Prescreening: FAQ

In diesem Artikel fassen wir euch die häufigsten Fragen und Antworten zusammen, die uns zum Prescreening begegnen. 

Funktionsweise

Wann wird ein Prescreening gestartet?

Ein Prescreening startet automatisch, sobald sich etwas ändert, das die Bewertung beeinflusst – zum Beispiel eine neue Bewerbung, neue oder gelöschte Anhänge, neue Fragebogen-Antworten, geänderte bewertungsrelevante Bewerberdaten oder geänderte Matching-Kriterien der Ausschreibung. Zusätzlich muss sich die Bewerbung in einem Status befinden, für den automatische Prescreenings aktiviert sind. Ändert sich nichts Bewertungsrelevantes, wird bewusst kein neues Prescreening gestartet, damit keine unnötigen Kosten entstehen.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein Prescreening gestartet wird?

Es müssen alle folgenden Punkte zutreffen: 

• Das Prescreening ist vertraglich aktiv und an der Ausschreibung eingeschaltet

• Die Bewerbung befindet sich nicht in einem finalen Status (z. B. Absage oder Einstellung) und für ihren aktuellen Status sind automatische Prescreenings aktiviert

• Es handelt sich um eine reguläre Ausschreibung mit Matching-Kriterien (keine Initiativausschreibung)

• Es liegt mindestens ein nicht vertraulicher Anhang vor

Fehlt eine Voraussetzung, wird kein Prescreening gestartet.

Was fließt in die Bewertung ein? 

Was genau löst ein Prescreening aus?

An einer Bewerbung:

• Bewerbung geht ein oder wird erfasst (Karriereseite, manuell, Schnittstelle)

• Bewerbung wird bearbeitet und gespeichert

  • Anhang wird hochgeladen – erst nach der PDF-Umwandlung, nicht beim Upload

  • Anhang wird gelöscht

  • Fragebogen wird übermittelt

• Bewerbung wird dupliziert – die Kopie wird eigenständig gescreent

• Bewerbung wird auf eine andere Ausschreibung verschoben – bewertet gegen die Kriterien der neuen Ausschreibung

An einer Person: 

• Bewerberdaten werden geändert und gespeichert (auch über Schnittstellen)

• Ein Dubletten-/Personenkonflikt wird aufgelöst

An einer Ausschreibung: 

• Die Matching-Kriterien werden tatsächlich geändert (Öffnen und Speichern ohne Änderung reicht nicht). Dabei lässt sich entscheiden, ob bestehende Bewerbungen neu gescreent werden sollen.

Wie läuft ein Prescreening ab?

Sobald ein Auslöser eintritt und die Voraussetzungen erfüllt sind, erhält die Bewerbung den Status „Prescreening läuft“. Die Bewertung erfolgt im Hintergrund; anschließend liegt das Ergebnis als Prescreening-Fit an der Bewerbung vor und wird in der Historie vermerkt. Eine feste Bearbeitungszeit gibt es nicht.

Gehen Prescreening-Ergebnisse und -Kriterien verloren, wenn das Prescreening deaktiviert wird?

Nein, vorhandene Ergebnisse und Kriterien bleiben erhalten und sichtbar. Es finden lediglich keine neuen Prescreenings mehr statt.

Wie kann ich Vorschläge für Suchkriterien/Prescreening-Kriterien (Prefilling) erhalten?

Durch das bereitstellen einer Beschreibung der Anforderungen und Aufgaben für eine Stelle (Freitext) können Vorschläge für Suchkriterien/Prescreening-Kriterien über die KI bereit gestellt werden. Dies geht entweder im Erstellungsprozess einer Ausschreibung oder für bereits bestehende Ausschreibungen im Prescreening Tab. Dort ist die Funktion nur verfügbar wenn bisher keine Kriterien erstellt wurden.

Was ist der Bias-Reduktionsschritt und welche Daten werden dabei entfernt?

Der Bias-Reduktionsschritt entfernt bzw. anonymisiert vor der Bewertung sensible und diskriminierungsrelevante Informationen wie Identitätsdaten, Angaben zu Gesundheit oder Behinderung, familiäre Umstände, Religion, Politik oder sexuelle Orientierung sowie Alterssignale. Dies dient dem Schutz vor unzulässiger Benachteiligung im Auswahlprozess.

Wie können Kriterien wie ein Mindestalter dennoch abgefragt werden, obwohl der Bias-Filter solche Daten entfernt?

Über Screeningfragen mit vordefinierten Antwortoptionen (z. B. Ja/Nein oder Auswahllisten) lassen sich rechtlich zulässige, faktische Stellenvoraussetzungen wie „Mindestalter 18“ abfragen. Solche Fragen durchlaufen den Bias-Reduktionsschritt nicht, da hier keine bias-fördernden Freitexteingaben stattfinden.

Unterstützt das Prescreening mehrere Sprachen?

Aktuell wird nur Deutsch unterstützt. Die Prescreening-Ergebnisse werden ebenfalls auf Deutsch angezeigt.

Können Poolkandidat:innen gescreent werden?

Jede Bewerbung, die sich auf einem Status befindet, für den automatisches Prescreening aktiv ist und der kein finaler Status ist, wird gescreent. In der Regel ist der Poolstatus als finaler Status konfiguriert, somit werden Kandidaten auf diesem Status nicht automatisch gescreent, dies hängt aber von der individuellen Einstellung im System ab. Soll eine Bewerbung eines Poolkandidaten für eine neue Ausschreibung gescreent werden, so ist dies möglich, indem die Bewerbung auf eine neue Ausschreibung mit aktivem Prescreening und vorhanden Prescreening Kriterien verschoben wird. Der Prescreening Prozess kann entweder manuell angestoßen werden oder die Bewerbung wird in einen nicht-finalen Status verschoben für den automatisches Prescreening aktiv ist. 

Abrechnung und Kosten

Wie wird ein Prescreening abgerechnet?

Alle Prescreenings in einem Monat werden summiert und die entsprechende Preisstufe nach dem monatlichen Verbrauch abgerechnet. Prescreenings im kostenlosen Testmodus werden nicht mitgezählt.

Ist die automatische Vorbefüllung der Ausschreibung mit KI kostenlos?

Ja, die KI-gestützte Vorbefüllung der Ausschreibung ist für alle kostenlos, auch ohne Prescreening-Vertrag.

Entstehen Kosten für die Vorschlagsfunktion bei den Suchkriterien?

Nein, diese Funktion ist im Prescreening kostenfrei enthalten.

Wie lange ist die Kündigungsfrist?

Die Kündigungsfrist beträgt einen Monat.

Wo sehe ich meinen aktuellen Prescreening-Verbrauch?

Der aktuelle Verbrauch wird auf der Bewerbungsübersicht, in Bewerberlisten sowie beim Bearbeiten der Prescreening-Kriterien einer Ausschreibung angezeigt.

Einrichtung

Wie läuft die Einrichtung des Prescreenings ab?

Wir empfehlen folgenden Ablauf:

• Klärt zunächst intern die rechtlichen Rahmenbedingungen (Datenschutz, ggf. Betriebsrat)

• Bei einem Go: Vertragsabschluss mit d.vinci 

• Anschließend Anpassung der Datenschutzhinweise für Bewerbende

• Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit dem Prescreening

• Schließlich könnt ihr neue Ausschreibungen anlegen, für die Prescreening-Kriterien definiert werden.

Rechtliche Aspekte

Warum gibt es den Anti-Bias-Schritt?

Der Anti-Bias-Schritt stellt sicher, dass die Bewertung von Bewerbungen nicht durch Merkmale beeinflusst wird, die zu einer unzulässigen Benachteiligung führen könnten. Er dient damit dem Diskriminierungsschutz und einer datenschutzkonformen, nachvollziehbaren Ausgestaltung des Prescreenings.

Was muss ich rechtlich bei Nutzung und Einführung des Prescreenings beachten?

Die Verantwortung für die finale Auswahlentscheidung bleibt immer beim Menschen. 

Das Prescreening trifft keine automatische Zu- oder Absage. Da der Einsatz im Beschäftigungskontext als regulatorisch sensibel gilt, sollten Unternehmen den Einsatz intern dokumentieren, Mitarbeitende schulen, die Datenschutzhinweise für Bewerbende anpassen und je nach Fall eine Datenschutz- sowie Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen.

Welche Daten werden an externe Dienstleister übermittelt?

Es werden die Daten aus der Bewerbung, einschließlich persönlicher Bewerbendendaten, verarbeitet. Azure AI wird dabei als optionaler Unterauftragnehmer eingesetzt. Details dazu sind der veröffentlichten Unterauftragnehmer-Übersicht hier zu entnehmen.

Kann ich Prescreening-Daten im Rahmen einer DSGVO-Auskunftsanfrage exportieren?

Ja, dies ist im Datenexport für Bewerbungen enthalten.

Sonstiges

Wo finde ich weiterführende Informationen zum Prescreening?

Weiterführende Informationen bieten die Hilfeportal-Artikel:

• „Was ist das d.vinci Prescreening?“ 

• „Wie erstelle ich gute Kriterien für das Prescreening?“