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Was ist die Ausschreibung?

Aktualisiert

Die Ausschreibung bildet den strukturellen Rahmen für die Stellenanzeige. In ihr werden die Eckdaten einer Stellenanzeige festgehalten, die nicht zwingend dem Bewerber sichtbar werden müssen. Die Ausschreibung ist damit ein systeminterner Informationscontainer, welcher alle Details der ausgeschriebenen Stelle (z. B. Einsatzort, Abteilung, Vertragslaufzeit), aber auch Informationen über interne Zuständigkeiten (Benutzergruppen, verantwortlicher Benutzer) und eingegangene Bewerbungen enthält.

Hinweis
Zusammen mit dem Layout, der Stellenanzeigenvorlage und der Veröffentlichung bildet eine Ausschreibung eine Stellenanzeige.

Konfiguration

Auf der Seite Ausschreibungen kann über +Ausschreibung eine neue Ausschreibung angelegt werden.
Siehe: Ausschreibung anlegen
Über den Button + Initiativausschreibung könnt ihr eine neue Initativausschreibung anlegen.
Siehe: Initiativausschreibung anlegen 

Verhalten im System

  • Zweck
    Die Ausschreibung bildet den strukturellen Rahmen für die Stellenanzeige. In ihr werden die Eckdaten einer Stellenanzeige festgehalten, die nicht zwingend dem Bewerber sichtbar werden müssen.
  • Personalanforderung als Grundlage
    Eine Ausschreibung kann aus einer Personalanforderung entstehen. Sollte eine Personalanforderung zu einer Ausschreibung gemacht werden, werden teilweise Daten in die Ausschreibung übernommen.
    Siehe: Neue Ausschreibung aus Personalanforderung erstellen
  • Ausschreibungsübersicht
    Ruft ihr den Menüpunkt Ausschreibungen auf, findet eine Vorfilterung statt (Status: Aktiv, Inaktiv). Ihr seht zunächst nur Ausschreibungen, die aktiv und inaktiv sind.
    Um auch archivierte Ausschreibungen zu sehen, klickt auf das X neben dem Filter Status: Aktiv, Inaktiv.
    Sollte bei euch der Filter Mit Gruppenberechtigung aktiv sein, seht ihr nur die Ausschreibungen, auf die ihr mit eurer benutzergruppe berechtigt seid. Die Seite heißt dann auch Meine Ausschreibungen, um dies zu verdeutlichen.
  • Suche nach Ausschreibungen
    Nach vielen Inhalten der Ausschreibung kann im System gefiltert werden.
  • Status von Ausschreibungen
    In der Ausschreibungsübersicht seht ihr vor dem Titel den Status der Ausschreibung mit Symbolen und Farben dargestellt.
  • Anlegedatum
    In der Ausschreibungsübersicht seht ihr unter dem Titel der Ausschreibung das Anlegedatum. Also das Datum, an dem dieser Ausschreibung erzeugt wurde.
  • Wichtige Grunddaten
    In der Ausschreibungsübersicht seht ihr in der zweiten Spalte die  Organisationseinheit, den  Einsatzort und den  verantwortlichen Benutzer.
  • Status der Veröffentlichung
    In der Ausschreibungsübersicht seht ihr in der dritten Spalte die Veröffentlichungskanäle eurer Ausschreibung und dargestellt mit einem Icon und einer Farbe davor den Status der Veröffentlichung.
  • Ausschreibung aktivieren/deaktivieren
    In der Ausschreibungsübersicht finden sich Icons, mit denen der Status der Ausschreibung geändert werden kann.  Aktivieren und  Deaktivieren.
  • Archivierung
    In der Ausschreibung findet sich der Button  Archivieren. Eine Ausschreibung kann erst archiviert werden, wenn alle Bewerbungen in einem finalen Status sind. Mehr dazu hier: Warum kann eine Ausschreibung nicht archiviert werden?
  • Kommentieren
    Solange Benutzer eine Ausschreibung sehen können, ist es ihnen auch möglich diese zu kommentieren. Dazu kann auf den Button  Kommentieren gedrückt werden. Mehr dazu siehe: Kommentare.
  • Wiedervorlage
    Solltet ihr bei der Ausschreibung später noch etwas erledigen wollen, könnt ihr euch dazu eine Wiedervorlage erstellen. Drückt dazu auf den Button  Wiedervorlage in der Ausschreibung. Mehr hier: Wiedervorlage
  • Kopieren
    Ausschreibungen können kopiert werden. Siehe: Ausschreibung kopieren
  • Bewerbungen matchen
    Ihr könnt schauen, ob ihr im System Bewerbungen habt, welche auf die Ausschreibung passen. Siehe: Bewerbungen matchen
  • Verschieben
    Sollte eine Ausschreibung einer anderen Organisationseinheit zugeordnet werden müssen, könnt ihr in der Ausschreibung auf einen entsprechenden Button drücken. Ihr findet den Button Verschieben in der Ausschreibung hinter dem Zahnrad-Symboll.
  • Veröffentlichungen erstellen
    In der Ausschreibung kann über das + hinter Veröffentlichungen eine neue Veröffentlichung erstellt werden. Siehe Veröffentlichung anlegen
  • Texte der Ausschreibung ändern oder formatieren
    Da die Ausschreibung nur einen formellen Rahmen bildet, werden die Texte, welche nachher in der Stellenanzeige sichtbar sind durch Veröffentlichung und Stellenanzeigenvorlage bestimmt. 
    Dort lassen sich die Änderungen vornehmen, durch den HTML-Editor Texte formatieren etc. 
  • Bewerbung anlegen
    In der Ausschreibung kann über das + hinter Bewerbungen eine neue Bewerbung angelegt werden. Siehe Bewerbung erfassen
  • Inhalte der Ausschreibung anderswo darstellen
    In den Stellenanzeigenvorlagen und Korrespondenzvorlagen lassen sich verschiedene Platzhalter mit Inhalten der Ausschreibung ziehen. (Ausschreibung - ...). So können die Inhalte der Ausschreibung bei Bedarf dem Bewerber sichtbar gemacht werden.
  • Ausschreibung ohne Veröffentlichung
    Die Initiativausschreibung ist eure Möglichkeit eine Ausschreibung zu erstellen und direkt einen Link zum Bewerberbogen zu erhalten, sodass keine Stellenanzeige dazwischengeschaltet sein muss. 
  • Mobilansicht
    Solltet ihr die Ausschreibung, Stellenanzeige etc. auf einem mobilen Gerät anzeigen und nicht alles lesen können, versucht gerne einmal das Handy zu drehen und den "Landscape-Modus" des Handys zu nutzen. 
  • Andere Ausdrücke für Ausschreibung
    Es kann sein, dass ihr für Ausschreibung bei euch intern andere Bezeichnungen nutzt. Zum Beispiel hören wir oft, dass ihr die Stelle schließen wollt und meint damit, dass ihr entweder die Veröffentlichung beenden wollt, damit keine Bewerbungen mehr reinkommen oder tatsächlich die Ausschreibung deaktivieren, da der Recruitingprozess dafür abgeschlossen ist. 

  • Hinweise zur Konfiguration

    Durch die Feldschemakonfiguration können einige der Datenfelder ein-/ausgeblendet oder als Pflichtfelder(*) definiert worden sein.
    Mögliche Einstellungen

  • Registerkarten der Ausschreibung

  • Archivierung
    Eine Ausschreibung kann erst archiviert werden, wenn alle Bewerbungen in einem finalen Status sind.Mehr dazu hier: Warum kann eine Ausschreibung nicht archiviert werden?
  • Personalanforderung als Grundlage
    Eine Ausschreibung kann aus einer Personalanforderung entstehen. Sollte eine Personalanforderung zu einer Ausschreibung gemacht werden, werden teilweise Daten in die Ausschreibung übernommen.
    Siehe: Neue Ausschreibung aus Personalanforderung erstellen
  • Auswertung von Ausschreibungen
    • Registerkarte Analyse
      Für Auswertungen während der Ausschreibung.
    • Reporting
      Für längerfristige Reports. In Reports lassen sich Ausschreibungen auf verschiedene Thematiken hin auswerten.
    • Reporting-Schnittstelle
      Daten zu Ausschreibungen können über die Reporting-Schnittstelle ausgewertet werden.
  • Löschung
    In der Ausschreibungsübersicht findet sich das Löschen-Icon  . Zudem kann die Option  Löschen auch über das Zahnradsymbol in einer Ausschreibung aufgerufen werden. Ausschreibungen können einzeln manuell gelöscht werden. Wir empfehlen jedoch den Status der Ausschreibung auf archiviert zu ändern, um das Reporting nicht zu verfälschen. Die Ausschreibung wird aus der Ansicht verschwinden, da die Ausschreibungsübersicht mit dem Filter aktiv, inaktiv vorbelegt ist.

So nutzen dies unsere Kunden

Welche Registerkarten der Ausschreibung genutzt werden ist sehr unterschiedlich. Es gibt jedoch nahezu immer auch eine Initiativausschreibung, die genutzt wird.
Wir empfehlen das archivieren von Ausschreibungen, nachdem ein Prozess abgeschlossen ist, um die Übersicht über aktuell laufende Prozesse zu behalten. 

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